Uitwisseling persoonsgegevens tussen Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba

Op grond van artikel 29a van de Wet GBA dient een betrokkene, komende vanuit de Nederlandse Antillen of Aruba, voordat hij of zij in de GBA kan worden ingeschreven, te zijn uitgeschreven uit de PIVA-administratie. Gemeenten dienen daarom voorafgaand aan de eerste inschrijving of de vervolginschrijving in de GBA van personen, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, na te gaan of deze uitschrijving heeft plaats gevonden. Beschikt de betrokkene over een zogenoemd verhuisbericht, dan wordt aangenomen dat de persoon is uitgeschreven en kan de inschrijvingsprocedure gestart worden.

Heeft de desbetreffende persoon niet de beschikking over een verhuisbericht, dan dient de gemeente anderszins te achterhalen of betrokkene nog uit de PIVA moet worden uitgeschreven. Dit kan door middel van het stellen van nadere (identificerende) open vragen en door het grondig bekijken van relevante identificerende documenten zoals een paspoort. Indien de betrokken persoon bevestigt dat hij of zij in de PIVA is ingeschreven (geweest) en niet over een verhuisbericht beschikt, wordt contact gezocht met de betreffende ambtenaren in de Nederlandse Antillen of Aruba, teneinde zonodig alsnog uitschrijving uit de PIVA te bewerkstelligen. Tevens wordt in dat geval het A-nummer van die persoon uit PIVA opgevraagd (zie ook hierna). Wanneer blijkt dat betrokkene uit de PIVA is uitgeschreven, dan wel nimmer in de PIVA was ingeschreven, kan vervolgens inschrijving in de GBA plaatsvinden.

Op basis van het gewijzigde eerste lid van artikel 113 Wet GBA worden de gegevens van een persoon, komende van de Nederlandse Antillen of Aruba, die zich wil inschrijven in de GBA, en bij de aangifte van zijn vertrek aldaar heeft aangegeven voornemens te zijn zich in Nederland te gaan vestigen, opgenomen in het daartoe bestemde onderdeel van het Vestigingsregister. Die gegevens zijn door de ambtenaar van een BSBV of het BSB in een elektronisch bericht naar het Vestigingsregister gezonden. Het Vestigingsregister zendt deze gegevens in een vrij bericht (Vb01-bericht) naar de gemeente waar de betrokkene heeft aangegeven zich te gaan vestigen. Dat is de gemeente die bij de afmeldingsprocedure in de PIVA geregistreerd is als (toekomstige) verblijfplaats. Aangezien de PIVA-persoonslijst gezien moet worden als bron voor het opnemen van gegevens in de GBA, dienen gemeenten het Vb01-bericht te bewaren conform de bepalingen van de archiefwet. Het verdient de voorkeur het bericht in ieder geval in afgedrukte vorm te archiveren. Vanzelfsprekend kunt u de berichten ook elektronisch bewaren.

Gemeenten dienen de PIVA-gegevens uit het Vb01-bericht over te nemen in de GBA, tenzij er reden is te twijfelen aan de juistheid daarvan. Omdat binnen PIVA een zelfde systematiek gehanteerd wordt ten aanzien van brongegevens als binnen de GBA, zijn de regels op basis waarvan de beoordeling van die gegevens in de Nederlandse Antillen of Aruba heeft plaatsgevonden, dezelfde of vergelijkbaar met de regels die een ambtenaar burgerzaken in Nederland hanteert bij het beoordelen van brongegevens voor opneming in de GBA. Het Vb01-bericht met de persoonsgegevens van de in te schrijven persoon, dient dan ook te worden aangemerkt als een brondocument in de zin van artikel 36, tweede lid, onder d, van de Wet GBA.

Ingevolge artikel 50, zesde lid, van de Wet GBA dient bij inschrijving in de GBA van een persoon, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, het A-nummer te worden ontleend aan een mededeling daaromtrent van de verantwoordelijke voor de verwerking van dit gegeven in de PIVA. Dit kan het bovengenoemde Vb01-bericht van het Vestigingsregister zijn, maar ook een rechtstreekse mededeling van de bevoegde ambtenaar van het BSBV of het BSB bij wie het A-nummer wordt opgevraagd, indien er bij inschrijving van betrokkene in de GBA geen Vb01-bericht (meer) voorhanden is. Het A-nummer wordt dus nooit ontleend aan het verhuisbericht.

De (PIVA) A-nummers in de Nederlandse Antillen en Aruba worden, op dezelfde wijze en uit hetzelfde systeem als de A-nummers in de GBA, door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties beschikbaar gesteld. Bij de eerste verhuizing van een persoon, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, naar Nederland dient dit nummer dan ook te worden overgenomen in de GBA. Omgekeerd dient bij de eerste verhuizing van een persoon, komende uit Nederland, in de Nederlandse Antillen en Aruba, het A-nummer uit de GBA te worden overgenomen in PIVA. Bij alle volgende verhuizingen van de betrokken personen tussen Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba is altijd sprake van hervestiging binnen het Koninkrijk en beschikt betrokkene dus zowel in de GBA als de PIVA over hetzelfde A-nummer.

Aangezien deze harmonisatie van het A-nummer tussen GBA en PIVA pas vanaf 1 september 2001 in werking treedt, kan bij een eerste verhuizing van een persoon, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, die eerder in Nederland als ingezetene was ingeschreven, de mogelijkheid zich voordoen dat deze, naast het A-nummer uit PIVA, ook nog beschikt over een (ouder) A-nummer. Vanuit de GBA gezien is hier sprake van een hervestiging. In dat geval dient eerst, met gebruikmaking van het oude (GBA) A-nummer, de opgeschorte persoonslijst van betrokkene in de GBA te worden geactualiseerd (dan wel, indien betrokkene voor 1 oktober 1994 uit Nederland was vertrokken, een persoonslijst met het oude A-nummer te worden aangelegd). Dit oude (GBA) A-nummer wordt vervolgens met de procedure 'Wijziging van het A-nummer' vervangen door het nieuwe (PIVA) A-nummer. Op deze wijze kunnen de (oude) GBA-afnemers van het nieuwe A-nummer op de hoogte worden gesteld en weten zij dat het over dezelfde persoon gaat. Een en ander is uitvoerig beschreven in procedure 7.21 van de HUP.

Na inschrijving in de GBA als gevolg van (her)vestiging van een persoon in Nederland, komende uit de Nederlandse Antillen of Aruba, wordt automatisch een Ag21-bericht gezonden aan het Vestigingsregister. Aan de hand van dit bericht worden de in het desbetreffende onderdeel van het Vestigingsregister aanwezige gegevens omtrent de voorgenomen vestiging van de betrokken persoon in Nederland, verwijderd en aan het eiland van vertrek een bericht gezonden, waarin de inschrijving in Nederland wordt bevestigd.

Wanneer het Vestigingsregister door middel van een Vb01-bericht aan de aanvankelijk beoogde vestigingsgemeente meldt dat de betrokken persoon zich inmiddels in een andere gemeente heeft ingeschreven, dan wel wanneer een jaar na ontvangst van de gegevens door de beoogde vestigingsgemeente is verstreken, zonder dat de desbetreffende persoon zich voor inschrijving in de GBA heeft aangemeld, dienen de eerder van het Vestigingsregister ontvangen gegevens te worden vernietigd (artikel 114a van de Wet GBA).

Om technische en juridische redenen is het niet mogelijk om de PIVA-systemen van de Nederlandse Antillen en Aruba direct op het GBA-netwerk aan te sluiten. Het daartoe bestemde onderdeel van het Vestigingsregister voert daarom, in opdracht van het agentschap BPR, een aantal taken uit voor de controle en het beheer van het berichtenverkeer. Voor het berichtenverkeer van en naar de eilandgebieden wordt gebruik gemaakt van een afzonderlijke, speciaal beveiligde, berichtendienst: OB2000/NAA. Het Vestigingsregister is aangesloten op deze aparte berichtendienst en, als GBA-afnemer, op het GBA-netwerk. Het berichtenverkeer tussen gemeenten en de eilandgebieden verloopt hierdoor altijd via het Vestigingsregister, dat zorgdraagt voor de juiste routering en adressering. Berichten met persoonsgegevens uit PIVA worden door de eilandgebieden via OB2000/NAA verzonden naar het Vestigingsregister, dat deze gegevens in de vorm van een vrij bericht, via het GBA-netwerk, doorstuurt aan de gemeente van vestiging. Omgekeerd zullen de persoonsgegevens uit de GBA (de eerder genoemde Ag21-berichten), die door gemeenten worden verzonden in verband met verhuizingen naar de Nederlandse Antillen en Aruba, door het Vestigingsregister via OB2000/NAA aan het eiland van vestiging worden doorgezonden.

Het Vestigingsregister is, voor de taken rond de coördinatie en het beheer van de gegevensuitwisseling en het berichtenverkeer, apart geautoriseerd als GBA-afnemer. Deze autorisatie, bekend als 'Bureau Vestigingsregister/PIVA-GBA' met indicatie 30002, is formeel op 1 juni 2001 in werking getreden. Op die datum was het om technische en juridische redenen echter nog niet mogelijk om de daadwerkelijke gegevensuitwisseling te laten starten. Met het vrij bericht van 30 mei 2001, Vb0101858, zijn alle gemeenten hierover door het agentschap BPR geïnformeerd.

De feitelijke startdatum van de gegevensuitwisseling is vastgesteld op 1 september 2001. Op die datum zullen zoals eerder vermeld alle technische voorzieningen beschikbaar zijn en zullen ook de noodzakelijke aanpassingen in wet- en regelgeving, in Nederland en in de Nederlandse Antillen en Aruba, in werking treden. Alle berichten die gemeenten vóór 1 september, in verband met de autorisatie per 1 juni 2001, aan het Vestigingsregister hebben verzonden, worden verwijderd. Eveneens zal het Vestigingsregister vóór 1 september 2001 aan gemeenten geen (vrije) berichten met persoonsgegevens uit PIVA in verband met verhuizingen naar Nederland verzenden. De voorzieningen voor de elektronische uitwisseling van persoonsgegevens zullen niet worden gebruikt voor verhuizingen, waarbij de datum van uitschrijving in het betreffende PIVA- of GBA-systeem vóór 1 september 2001 ligt. Evenmin is er sprake van een initiële vulling.