Mandaat- en volmachtbesluit directeuren BZK

In dit besluit wordt verstaan onder:

ministerie:

het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

minister:

de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

bewindspersoon:

de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties onderscheidenlijk de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

[Red: vervallen;]

stuk:

een stuk dat een besluit inhoudt of een ander stuk dat wordt toegerekend aan een bewindspersoon;

diensthoofd:

de plaatsvervangend secretaris-generaal, een directeur-generaal, het hoofd van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst of het hoofd van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid van het ministerie.

• 1 Onder directeur wordt in dit besluit mede verstaan: de leidinggevende van een in het Organisatiebesluit BZK genoemd dienstonderdeel dat deel uitmaakt van een directoraat-generaal, van de Centrale Stafdiensten, van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst of van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid en daaronder rechtstreeks ressorteert.

• 2 Het eerste lid is niet van toepassing op het Korps landelijke politiediensten en de Informatie- en communicatietechnologie Organisatie.

• 1 De directeur is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen en stukken af te doen en te ondertekenen.

• 2 De directeur is bevoegd om namens een bewindspersoon voor de Staat privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

• 3 De bevoegdheden, bedoeld in het eerste en tweede lid, worden aangeduid als: het mandaat en de volmacht van de directeur.

Het mandaat en de volmacht van de directeur wordt uitgeoefend ten aanzien van aangelegenheden die naar het oordeel van de directeur en te zijner verantwoording behoren tot zijn werkterrein overeenkomstig het Organisatiebesluit BZK en die, onverminderd het bepaalde in het MV-besluit secretaris-generaal BZK, het MV-besluit diensthoofden BZK onderscheidenlijk dit besluit, redelijkerwijs niet behoren te worden voorgelegd aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of het diensthoofd die het aangaat.

Onverminderd het bepaalde in het MV-besluit secretaris-generaal BZK, het MV-besluit diensthoofden BZK onderscheidenlijk dit besluit, heeft het mandaat en de volmacht van de directeur in ieder geval betrekking op:

• a) de taken van de directeur en de onder de directeur ressorterende functionarissen en dienstonderdelen, genoemd in het Organisatiebesluit BZK en het daarop gebaseerde organisatiebesluit, en het uitoefenen van integraal management dienaangaande met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied en aangelegenheden met betrekking tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen;

• b) het leiding geven aan de rechtstreeks onder de directeur ressorterende functionarissen;

• c) het optreden als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden in het overleg met de ondernemingsraad van het desbetreffende dienstonderdeel, voor zover het diensthoofd niet als zodanig optreedt;

• d) het vertegenwoordigen van een bewindspersoon namens de Staat in gerechtelijke procedures waarbij het dienstonderdeel is betrokken;

• e) het afnemen van de eed of de belofte van ambtenaren bij het dienstonderdeel waarover de directeur de leiding voert voor zover het een buitendienst of agentschap betreft.

De directeur Informatievoorziening is met inachtneming van dit besluit bevoegd om stukken af te doen en te ondertekenen met betrekking tot het aangaan van mantelovereenkomsten inzake departementale ICT-aangelegenheden.

De directeur Financieel-Economische Zaken is bevoegd om stukken af te doen en te ondertekenen in verband met de uitvoering van artikel 21 van de Compatibiliteitswet en het Besluit taak FEZ.

De directeur Personeel en Organisatie is met inachtneming van dit besluit bevoegd:

• a) tot het ondertekenen van procedurele stukken in het kader van de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten van of namens een bewindspersoon met betrekking tot een personele aangelegenheid;

• b) tot het inschakelen van de landsadvocaat voor ondersteuning of vertegenwoordiging van het ministerie inzake rechtspositionele vraagstukken;

• c) tot het namens de secretaris-generaal ondertekenen van stukken aan de Groepsondernemingsraad onderscheidenlijk het departementaal georganiseerd overleg;

• d) tot het ondertekenen van brieven met betrekking tot het voeren van de salarisadministratie bij de directie;

• e) tot het afdoen en ondertekenen van stukken met betrekking tot het aangaan van mantelovereenkomsten inzake organisatie-advisering, opleiding, scholing, training en assessments bij het ministerie, en overeenkomsten inzake departementale vervoersregelingen, arbeidsomstandigheden, bedrijfsmaatschappelijk werk en kinderopvang;

• f) tot het afdoen en ondertekenen van stukken met betrekking tot de vergoeding van representatiekosten op grond van het Besluit representatiekosten rijkspersoneel.

De directeur Accountantsdienst is bevoegd om stukken af te doen en te ondertekenen in verband met de uitvoering van artikel 22 van de Compatibiliteitswet en het Besluit taak DAD.

De directeur Voorlichting en Communicatie is met inachtneming van dit besluit bevoegd om stukken af te doen en te ondertekenen met betrekking tot het aangaan van mantelovereenkomsten inzake publiekscampagnes en de inzet van media ten behoeve van departementale voorlichting en communicatie.

De directeur Facilitaire Zaken is met inachtneming van dit besluit bevoegd om stukken af te doen en te ondertekenen met betrekking tot het aangaan van (mantel)overeenkomsten inzake departementale inkoop, bewaking en beveiliging, bedrijfshulpverlening, schoonmaak, vervoer, groenvoorziening en catering, en met betrekking tot de in artikel 4:9, derde lid, van het Organisatiebesluit BZK genoemde taken van de Centrale Directeur Inkoop.

• 1 Ondertekening van besluiten en stukken op grond van het mandaat van de directeur vindt plaats op de volgende wijze:

  • (aanduiding bewindspersoon),

  • voor deze,

  • (aanduiding directeur),

  • (handtekening)

  • (naam)

• 2 Bij ondertekening van besluiten en stukken op grond van de volmacht van de directeur wordt de aanduiding van de bewindspersoon voorafgegaan door: Namens de Staat der Nederlanden.

Het mandaat en de volmacht van de directeur is niet van toepassing:

• a) indien bij wettelijk voorschrift anders is bepaald;

• b) indien de aard van de bevoegdheid of het stuk zich daartegen verzet;

• c) indien het een stuk betreft dat bij de ontvanger de indruk kan wekken dat de ondertekenaar persoonlijk een beslissing neemt die door een bewindspersoon behoort te worden genomen;

• d) op besluiten en stukken met betrekking tot politieke of maatschappelijke aangelegenheden van principiële aard;

• e) indien het een bezwaarschrift betreft dat gericht is tegen een besluit dat door het diensthoofd is genomen.

Artikel 4:2, eerste en tweede lid, en artikel 4:3 van het MV-besluit secretaris-generaal BZK, inzake aan de bewindspersonen voorbehouden aangelegenheden, zijn van toepassing.

• 1 Artikel 5:3 van het MV-besluit diensthoofden BZK, inzake aan de secretaris-generaal voorbehouden aangelegenheden, is van toepassing.

• 2 Het mandaat en de volmacht van de directeur is niet van toepassing op de aangelegenheden, bedoeld in artikel 7:2 van het MV-besluit diensthoofden BZK.

Het mandaat en de volmacht van de directeur is niet van toepassing voor zover het diensthoofd die het aangaat dit met toepassing van artikel 7:1, tweede lid, van het MV-besluit diensthoofden BZK heeft bepaald.

• 1 Het mandaat en de volmacht van de directeur met betrekking tot het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van uitgaven is beperkt tot het budget dat aan de directeur ter beschikking is gesteld op basis van een door het diensthoofd en de directeur Financieel-Economische Zaken goedgekeurd bestedingsplan.

• 2 De directeur is bevoegd om in afwijking van het eerste lid financiële verplichtingen aan te gaan en uitgaven te doen, voor zover aan hem daartoe uitdrukkelijk en schriftelijk mandaat is verleend door een bewindspersoon, de secretaris-generaal of het diensthoofd, met medeparaaf van de directeur Financieel-Economische Zaken.

Het buiteninvorderingstellen of kwijtschelden van een privaatrechtelijke vordering geschiedt met medeparaaf van of namens de directeur Financieel-Economische Zaken bij een bedrag van tenminste € 5.000,- en met inachtneming van de door de Minister van Financiën gestelde voorschriften.

Het aanstellen en tewerkstellen van een leidinggevende die onder de rechtstreekse leiding van een directeur valt, geschiedt in overeenstemming met het diensthoofd.

• 1 Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van de directeur wordt diens mandaat en volmacht volledig uitgeoefend door de plaatsvervangend directeur.

• 2 Bij gelijktijdige tijdelijke afwezigheid of verhindering van de directeur en de plaatsvervangend directeur wordt het mandaat en de volmacht van de directeur bij wijze van waarneming volledig uitgeoefend door de functionaris die daartoe door de directeur in overeenstemming met het diensthoofd is aangewezen.

• 3 Ondertekening van besluiten en stukken ingevolge dit artikel vindt plaats overeenkomstig artikel 4, met dien verstande dat de handtekening voorafgegaan wordt door: b/a.

De directeur is, voor zover niet anders is bepaald, bevoegd tot het verlenen van ondermandaat en het doorverlenen van zijn volmacht, respectievelijk tot het beperken of het intrekken daarvan, aan onder hem ressorterende functionarissen ten aanzien van aangelegenheden op hun werkterrein overeenkomstig het desbetreffende organisatiebesluit.

Reeds op grond van het onderhavige besluit zijn, voor zover door de directeur met toepassing van artikel 7:1 niet anders is bepaald, de rechtstreeks onder de directeur ressorterende leidinggevenden ten aanzien van de onder hen ressorterende functionarissen bevoegd tot:

• a) het vaststellen van het wekelijkse werkrooster;

• b) het verlenen van vakantieverlof;

• c) het verlenen van buitengewoon verlof van korte duur;

• d) het accorderen van binnenlandse dienstreizen en daarbij gebruikte vervoermiddel;

• e) het voeren respectievelijk de verslaglegging van het gesprek, bedoeld in artikel 71 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

De directeur kan, voor zover niet anders is bepaald, bij toepassing van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 7:1, tevens de bevoegdheid toekennen tot het verlenen van ondermandaat en het doorverlenen van de volmacht aan een rechtstreeks onder de gemandateerde of gevolmachtigde ressorterende functionaris ten aanzien van aangelegenheden op het werkterrein van de functionaris overeenkomstig het desbetreffende organisatiebesluit.

• 1 De uitoefening door de directeur van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 7:1 en artikel 7:3, geschiedt bij schriftelijk besluit, in overeenstemming met het diensthoofd en met kennisgeving aan de directeur Personeel en Organisatie en de directeur Financieel-Economische Zaken.

• 2 De uitoefening door de gemandateerde of gevolmachtigde, bedoeld in artikel 7:3, van diens bevoegdheid geschiedt bij schriftelijk besluit, in overeenstemming met de directeur en met kennisgeving aan de directeur Personeel en Organisatie en aan de directeur Financieel-Economische Zaken.

• 3 Voor de besluiten, bedoeld in het eerste en tweede lid, wordt gebruik gemaakt van het model, bedoeld in artikel 7:3, tweede lid, van het MV-besluit diensthoofden BZK. In overeenstemming met de directeur Personeel en Organisatie kan daarvan worden afgeweken indien daartoe bijzondere aanleiding bestaat.

De directeur is bevoegd om in bijzondere gevallen, naast of in plaats van het bepaalde in artikel 7:1 en artikel 7:3, mondeling of schriftelijk ondermandaat te verlenen onderscheidenlijk zijn volmacht door te verlenen aan een onder hem ressorterende functionaris voor een bepaald geval, met inachtneming van artikel 1, derde lid, van het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996.

• 1 De uitoefening door de directeur van diens mandaat en volmacht, geschiedt onder verantwoordelijkheid van het diensthoofd waaronder de directeur ressorteert.

• 2 De uitoefening door de directeur onderscheidenlijk een op grond van of krachtens dit besluit gemandateerde en gevolmachtigde van diens mandaat en volmacht, geschiedt met inachtneming van:

  • a) algemene en bijzondere aanwijzingen van hiërarchisch hogergeplaatsten ten aanzien van de uitoefening van het mandaat en de volmacht;

  • b) departementale richtlijnen met betrekking tot paraaf en medeparaaf en het voorleggen en afdoen van stukken;

  • c) de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige departementale richtlijnen, in het bijzonder de Comptabiliteitswet, de Wet op de ondernemingsraden, het Besluit privaatrechtelijke rechtshandelingen 1996, het Besluit taak FEZ, het Organisatiebesluit BZK en (de richtlijnen inzake) administratieve organisatiebeschrijvingen.

• 1 De uitoefening door de directeur onderscheidenlijk een op grond van of krachtens dit besluit gemandateerde en gevolmachtigde van diens mandaat en volmacht, geschiedt binnen de door de secretaris-generaal vastgestelde kaders betreffende het beleid en beheer inzake de bedrijfsvoering van het ministerie.

• 2 Afwijking van het eerste lid is slechts mogelijk in overeenstemming met de secretaris-generaal, het diensthoofd, de directeur Financieel-Economische Zaken en de directeur van de Centrale Stafdiensten die het aangaat en wordt schriftelijk vastgelegd.

De uitoefening door de directeur onderscheidenlijk een op grond van of krachtens dit besluit gemandateerde en gevolmachtigde van diens mandaat en volmacht, geschiedt met inachtneming van de departementale procedures en richtlijnen met betrekking tot onder meer:

• -

  administratieve organisatiebeschrijvingen;

• -

  documentaire informatievoorziening;

• -

  financiële verplichtingen, informatie en administratie;

• -

  totstandbrenging van wet- en regelgeving;

• -

  personele besluiten;

• -

  behandeling van topstukken;

• -

  behandeling van en het beslissen op verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, met inbegrip van bezwaarschriften dienaangaande;

• -

  ontslagverlening op grond van artikel 99 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement onderscheidenlijk artikel 95 van het Besluit algemene rechtspositie politie;

• -

  aanleg en bijhouding van persoonsregistraties;

• -

  inkoop, verwerving en Europese aanbesteding;

• -

  het aangaan en het gebruik van (mantel)contracten;

• -

  werving, selectie, aanstelling en herplaatsing in het kader van reorganisatie;

• -

  aanpassing van de organisatie of formatie.

• 1 De directeur legt op verzoek van een bewindspersoon, de secretaris-generaal of het diensthoofd mondeling of schriftelijk verantwoording af over de uitoefening van zijn mandaat en volmacht krachtens dit besluit.

• 2 De gemandateerde of gevolmachtigde, bedoeld in artikel 7:3, legt op verzoek van een bewindspersoon, de secretaris-generaal, het diensthoofd of de directeur mondeling of schriftelijk verantwoording af over de uitoefening van zijn mandaat en volmacht krachtens dit besluit.

• 1 De directeur onderscheidenlijk een op grond van of krachtens dit besluit gemandateerde en gevolmachtigde, is verantwoordelijk voor het bijhouden van een of meer doelmatig ingerichte administraties die inzicht bieden in het door en namens de directeur gevoerde financiële beheer en beheer van niet-geldelijke zaken op grond van diens mandaat en volmacht.

• 2 De directeur Financieel-Economische Zaken en de directeur Accountantsdienst zijn bevoegd om de administraties, bedoeld in het eerste lid, te onderzoeken ten behoeve van de uitvoering van hun taken overeenkomstig het Organisatiebesluit BZK.

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de bewindspersoon die het aangaat, de secretaris-generaal of het diensthoofd over de verlening van mandaat en volmacht.

Verlening en doorverlening van (onder)mandaat en volmacht op grond van of krachtens dit besluit wordt geregistreerd overeenkomstig de artikelen 8:1 en 8:2 van het MV-besluit secretaris-generaal BZK.

• 1 De directeur Personeel en Organisatie is belast met het beheer van dit besluit.

• 2 De secretaris-generaal, de diensthoofden en de directeuren, ieder voor zover het hem aangaat, zijn verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige aanlevering aan de directeur Personeel en Organisatie van de gegevens die een goed beheer van dit besluit onderscheidenlijk het mandaat- en volmachtregister BZK mogelijk maken.

• 3 Het beheer en de aanlevering van gegevens geschieden met inachtneming van de desbetreffende (richtlijnen inzake) administratieve organisatiebeschrijvingen.

• 4 De directeur Personeel en Organisatie rapporteert jaarlijks aan de secretaris-generaal en de diensthoofden over het beheer van dit besluit.

• 1 Wijziging van dit besluit is voorbehouden aan de secretaris-generaal.

• 2 Wijziging van dit besluit geschiedt op voordracht van de directeur Personeel en Organisatie na advies van de directeur Financieel-Economische Zaken en de directeur Constitutionele Zaken en Wetgeving.

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2002.

Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaat- en volmachtbesluit directeuren BZK (MV-besluit directeuren BZK).