Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. Minister: de Minister van Buitenlandse Zaken;

• b. PROBAS: de geautomatiseerde basisadministratie met persoonsgegevens over geprivilegieerden;

• c. geprivilegieerden: leden van diplomatieke zendingen en van consulaire posten, de leden van het administratieve en technische personeel van diplomatieke zendingen en van consulaire posten, de inwonende gezinsleden van de hiervoor bedoelde personen en andere personen die krachtens internationaal recht een bijzondere verblijfsrechtelijke status hebben, niet zijnde Nederlanders, en Nederlanders dan wel personen die op grond van de Vreemdelingenwet in Nederland verblijf hebben en werkzaam zijn bij internationale organisaties of diplomatieke vertegenwoordigingen;

• d. DKP: de Directie Kabinet en Protocol van het ministerie van Buitenlandse Zaken;

• e. afnemer: een bestuursorgaan;

• f. derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de geprivilegieerde.

• 1 De Minister is ten aanzien van PROBAS de verantwoordelijke in de zin van artikel 1, onderdeel d, van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 2 DKP is ten aanzien van PROBAS de beheerder aan wie het feitelijk beheer en de bevoegdheden van de Minister ten aanzien van de verwerkingen van persoonsgegevens van geprivilegieerden zijn gemandateerd.

PROBAS heeft tot doel:

• a. de naleving te bevorderen van de verdragsverplichtingen en de verplichtingen uit internationale overeenkomsten daaronder begrepen de rechten en plichten van geprivilegieerden, en

• b. de afnemers te voorzien van de persoonsgegevens, bedoeld in artikel 4, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van de afnemers.

PROBAS omvat de volgende persoonsgegevens van geprivilegieerden:

• a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;

• b. nationaliteit;

• c. geboorteplaats en geboorteland;

• d. verblijfsstatus;

• e. functie;

• f. gegevens omtrent de organisatie waarbij geprivilegieerde werkzaam is, alsmede de contactpersoon daarvan;

• g. gegevens omtrent sociale verzekeringen;

• h. [Red: vervallen;]

• i. het centrale registratie en vreemdelingennummer voor zover de geprivilegieerde duurzaam verblijf houdt in Nederland; en

• j. een digitale foto.

• 1 Uit PROBAS worden, voor zover zulks voortvloeit uit het doel van PROBAS, persoonsgegevens verstrekt aan afnemers. De verstrekking vindt slechts plaats op een verzoek dat de grondslag voor de verstrekking vermeldt. Het persoonsgegeven, genoemd in artikel 4, onder j, wordt uitsluitend verstrekt aan de afnemers, genoemd in het tweede lid, onder c en d.

• 2 Een verzoek, bedoeld in het eerste lid, is niet nodig ten aanzien van een verstrekking aan de volgende afnemers:

  • a. De Belastingdienst Douane, ondernemingen en particulieren,

  • b. De Basisregistratie personen,

  • c. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (AIVD),

  • d. Het Ministerie van Defensie (MIVD),

  • e. De gemeenten in verband met gemeentelijke belastingen,

  • f. De staf van de Koninklijke Marechaussee,

  • g. De korpschef van de politie,

  • h. De politiediensten van Nederland,

  • i. De vreemdelingendiensten,

  • j. De Sociale Verzekeringsbank, en

  • k. Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu.

• 3 Uit PROBAS kunnen op verzoek persoonsgegevens worden verstrekt aan derden indien zulks wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of indien zulks geschiedt met toestemming van de geprivilegieerde. Vanaf 15 jaar na het overlijden van de geprivilegieerde kunnen slechts diens bloedverwanten tot en met de tweede graad en diens aanverwanten tot en met de eerste graad om persoonsgegevens verzoeken.

• 4 Van iedere verstrekking wordt aangetekend de datum van verstrekking, de identiteit van de verzoeker en een omschrijving van de verstrekte persoonsgegevens.

• 5 Aantekening blijft achterwege in geval van een verstrekking als bedoeld in het tweede lid.

• 6 De aantekening wordt verwijderd na afloop van 5 jaren nadat de verstrekking heeft plaatsgevonden.

• 1 Rechtstreekse toegang tot PROBAS, dan wel onderdelen daarvan, hebben personen die daartoe door DKP zijn geautoriseerd. De autorisatie geeft aan voor welk doel de rechtstreekse toegang is verleend.

• 2 Bij de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan PROBAS worden procedures gevolgd die zoveel mogelijk waarborgen dat de persoonsgegevens in PROBAS juist en volledig zijn. DKP stelt hiervoor een schriftelijke instructie vast.

• 3 Indien aan DKP, al dan niet naar aanleiding van een verzoek van de geprivilegieerde als bedoeld in artikel 10 blijkt dat bepaalde persoonsgegevens in PROBAS onjuist zijn, draagt DKP zo spoedig mogelijk zorg voor verbetering van die gegevens.

• 1 Indien de persoonsgegevens bij de geprivilegieerde worden verkregen, deelt DKP vóór het moment van verkrijging mee welke gegevens zullen worden opgenomen in PROBAS. Tevens wordt mededeling gedaan van het doel van PROBAS alsmede het beleid omtrent het verstrekken van persoonsgegevens uit PROBAS.

• 2 Indien de persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan bedoeld in het eerste lid, deelt DKP de geprivilegieerde mee welke persoonsgegevens zijn opgenomen in PROBAS. Tevens wordt mededeling gedaan van het doel van PROBAS alsmede het beleid omtrent het verstrekken van persoonsgegevens uit PROBAS.

• 3 De mededelingen, bedoeld in het eerste en tweede lid, kunnen achterwege blijven indien de geprivilegieerde reeds van deze informatie op de hoogte is. De mededeling blijft tevens achterwege indien mededeling van de informatie onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt DKP de herkomst van de gegevens vast.

• 1 DKP deelt op verzoek van een geprivilegieerde aan hem mee:

  • a. of hij in PROBAS voorkomt;

  • b. welke persoonsgegevens over hem in het register zijn opgenomen;

  • c. aan wie of aan welke instanties persoonsgegevens over hem zijn verstrekt.

• 2 Een schriftelijk verzoek, bedoeld in het eerste lid, dient gericht te worden aan de Minister door tussenkomst van DKP.

• 3 Een verzoek, bedoeld in het eerste lid, kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de geprivilegieerde worden gedaan door diens gemachtigde.

• 4 Op een verzoek, bedoeld in het eerste lid, wordt binnen vier weken, nadat het verzoek is ontvangen, schriftelijk beslist.

• 1 Een geprivilegieerde kan DKP verzoeken bepaalde persoonsgegevens over hem te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

• 2 Een schriftelijk verzoek, bedoeld in het eerste lid, dient gericht te worden aan de Minister door tussenkomst van DKP. Het verzoek bevat de gewenste verbetering, aanvulling, wijzigingen of afscherming.

• 3 Een verzoek, bedoeld in het eerste lid, kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de geprivilegieerde worden gedaan door diens gemachtigde.

• 4 Op een verzoek, bedoeld in het eerste lid, wordt binnen vier weken na ontvangst, schriftelijk beslist.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Beleidsregels Protocollaire Basisadministratie.