Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2004

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. directie: een van de organisatieonderdelen, genoemd in artikel 2;

• b. directeur: een functionaris die leiding geeft aan een directie.

Onder de secretaris-generaal ressorteren:

• a. het Agentschap SZW;

• b. de directie Financieel-Economische Zaken;

• c. de directie Uitvoeringsbeleid;

• d. de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden.

Elk van de directeuren is verantwoordelijk voor:

• a. het leiding geven aan de eigen directie;

• b. het door tussenkomst van de secretaris-generaal adviseren van de bewindspersonen ten aanzien van het werkterrein van de eigen directie en het attenderen van hen op politiek of maatschappelijk gevoelige aspecten;

• c. het coördineren van de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de eigen directie met de beleidsontwikkeling en -uitvoering van de andere onderdelen van het ministerie en van andere ministeries;

• d. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, met uitzondering van de vaststelling van de formatie, voor periodieke evaluatie daarvan en voor planning en bewaking van de productie van de eigen directie;

• e. de personeelsaangelegenheden van de onder elk van hen ressorterende functionarissen, met inbegrip van de uitvoering van het arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid, voor zover dit niet ingevolge artikel 4, vierde lid, onder d tot en met g, van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW 2004 is voorbehouden aan de secretaris-generaal;

• f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële afhandeling van de uitvoering van de eigen personeelsaangelegenheden, voor zover deze niet is opgedragen aan anderen zoals de directie Personeel, Organisatie en Informatie, de directie Financieel-Economische Zaken, de directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering en de Stichting Pensioenfonds ABP;

• g. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging;

• h. het formuleren en uitvoeren van jaarplannen voor de eigen directie binnen de door de secretaris-generaal vastgestelde uitgangspunten;

• i. het rapporteren aan de secretaris-generaal over de uitvoering van de jaarplannen betreffende de eigen directie;

• j. het, na overeenstemming daarover met de secretaris-generaal, aanwijzen van een plaatsvervangend directeur;

• k. het zorgdragen voor de vastlegging van de organisatie van de eigen directie en de daarbinnen geldende mandaten, volmachten en machtigingen in een Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit voor de eigen directie;

• l. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen.

• m. het dynamisch archiefbeheer van zijn directie, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningsbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdracht aan de directie Algemene Zaken, alsmede het opstellen, vaststellen en onderhouden van het ordeningsplan van de directie.

• 1 Het Agentschap SZW is belast met de uitvoering van door de minister vastgestelde subsidieregelingen op het terrein van het Europees Sociaal Fonds.

• 2 Het Agentschap SZW kan ook belast worden met de uitvoering van overige door de minister vastgestelde regelingen op het terrein van werk en inkomen.

• 3 Het Agentschap SZW kan, na instemming van de secretaris-generaal, andere dan in dit artikel bedoelde diensten verrichten.

• 4 Het Agentschap SZW is belast met de behandeling van bezwaar- en beroepszaken welke voortvloeien uit de uitvoering van de subsidieregelingen, bedoeld in het eerste lid.

• 5 De directeur van het Agentschap SZW is verantwoordelijk voor de werkgeversverplichtingen die voortvloeien uit wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden ten aanzien van het Agentschap SZW, voor zover het niet gaat om centraal georganiseerde werkgeversverplichtingen als bedoeld in artikel 6, vijfde lid, onder b, van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit SZW 2004.

De directie Financieel-Economische Zaken is verantwoordelijk voor:

• a. het verrichten van taken ten aanzien van de departementale begroting, het departementale financiële beheer, de financiële administraties en informatiesystemen en de departementale jaarverantwoording als omschreven in de Comptabiliteitswet 2001 en de daarop berustende regelgeving. De coördinerende taken ten aanzien van het begrotingsproces strekken zich ook uit tot de premiegefinancierde uitgaven in de budgetdisciplinesector sociale zekerheid en arbeidsmarkt;

• b. het vervullen van de concerncontrollersrol van het ministerie en het daarmee samenhangende toezicht op een doelmatige en doeltreffende (financiële) bedrijfsvoering van het departement;

• c. het beoordelen van beleidsvoornemens en de daaruit voortvloeiende advisering van de beleidsdirecties, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de secretaris-generaal en de bewindspersonen vanuit de optiek van doelmatigheid, doeltreffendheid, budgettaire inpasbaarheid, bekostigings- en financieringssystematiek en ordelijk financieel beheer;

• d. het verzorgen van ramingen met betrekking tot de beleidsterreinen van het ministerie en voor het regisseren, verkrijgen en beheren van de beleidsinformatie voor de ramingen en de kabinetsdoelstelling ‘Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording’;

• e. het coördineren van het verkeer met de Algemene Rekenkamer.

De directie Uitvoeringsbeleid is verantwoordelijk voor:

• a. het aansturen van de uitvoeringsorganisaties ten einde een doeltreffende, doelmatige, rechtmatige, kwalitatief hoogwaardige en klantgerichte uitvoering van het beleid van het ministerie op het terrein van werk en inkomen te bereiken;

• b. het communiceren van de doelstellingen van beleid richting de uitvoering en zorgen dat de ervaringen van de uitvoering hun geëigende rol spelen bij het beleidsproces, zodat kennis van het uitvoeringsproces ten dienste wordt gesteld van de beleidsontwikkeling;

• c. het scheppen van voorwaarden en creëren van kaders voor een succesvolle inzet van informatie- en communicatietechnologie in de sociale zekerheid;

• d. het coördineren en monitoren van het departementsbrede opsporingsbeleid en het daartoe fungeren als centraal aanspreekpunt voor het Openbaar Ministerie als het gaat om beleidsmatige aangelegenheden.

De directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden is verantwoordelijk voor:

• a. het bevorderen van de kwaliteit van wet- en regelgeving en van het bestuurlijk en juridisch handelen van het ministerie;

• b. het behandelen van wetgevende, bestuurlijke en juridische aspecten van departements- en rijksbrede onderwerpen;

• c. het adviseren over het gebruik van het instrument regelgeving en het ontwerpen van de teksten van alle wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen op het terrein van het ministerie;

• d. het adviseren over en behandelen van bestuurlijke aangelegenheden op het terrein van het ministerie;

• e. het adviseren over en behandelen van juridische vraagstukken op het terrein van het ministerie, waaronder aangelegenheden met betrekking tot de Wet openbaarheid van bestuur, bezwaar- en beroepszaken, voor zover deze niet onder de verantwoordelijkheid van een ander organisatieonderdeel van het ministerie vallen en met uitzondering van het nemen van beslissingen in bezwaar- en beroepsprocedures;

• f. het bijdragen aan de totstandkoming en implementatie van internationale verdragen respectievelijk regelingen, het toetsen van nationale (ontwerp)regelgeving aan het internationale recht en het behandelen van internationale procedures.

• 1 Elk van de directeuren is bevoegd om namens een bewindspersoon besluiten te nemen, overeenkomsten aan te gaan en handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, voor zover zij verband houden met de taken en verantwoordelijkheden van zijn directie, tenzij deze zijn voorbehouden aan een bewindspersoon, de secretaris-generaal of de plaatsvervangend secretaris-generaal, dan wel ingevolge artikel 10 onder de bevoegdheid van een andere directeur vallen.

• 2 Aan elke directeur wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:

  • a. de in artikel 3, onder e, genoemde personeelsaangelegenheden;

  • b. de behandeling van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze klachten betrekking hebben op gedragingen van de onder elk van hen ressorterende functionarissen.

• 3 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid omvat de bevoegdheid tot hetverlenen en vaststellen van subsidies, voor zover het de uitvoering betreft van regelingen op zijn werkterrein.

• 4 De in het eerste lid genoemde bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan is voor de directeuren van de directies, genoemd in artikel 2, onder b tot en met d, beperkt tot overeenkomsten met een waarde per overeenkomst onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, met dien verstande dat de volgende overeenkomsten mogen worden aangegaan tot een waarde van € 500.000,– per overeenkomst:

  • a. overeenkomsten welke gebaseerd zijn op een mantelovereenkomst;

  • b. overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie;

  • c. overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder de directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;

  • d. arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot raden en commissies;

  • f. overeenkomsten met betrekking tot onderzoek;

  • g. overeenkomsten met betrekking tot incidentele beleidsinformatievoorziening, met uitzondering van overeenkomsten met het Centraal bureau voor de statistiek;

  • h. overeenkomsten als bedoeld in artikel 10.

• 1 De directeur van het Agentschap SZW is bevoegd om besluiten te nemen over en stukken vast te stellen en te ondertekenen met betrekking tot:

  • a. het uitvoeren van bekostigingsactiviteiten die verband houden met de toekenning en de verrekening van subsidies, voorschotten en budgetten aan uitvoerende instellingen in het kader van subsidieregelingen waarvan de uitvoering aan het Agentschap SZW is opgedragen;

  • b. beslissingen in bezwaarprocedures en beroepsprocedures, voor zover betrekking hebbend op de taken van het Agentschap SZW, met uitzondering van de beslissing op een beroepschrift.

• 2 De directeur van het Agentschap SZW is bevoegd tot het afsluiten van:

  • a. overeenkomsten met betrekking tot meerjarige, structurele beleidsinformatievoorziening, na afstemming met de directeur Financieel-Economische Zaken;

  • b. overeenkomsten met betrekking tot systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van voorlichtings- en documentatiesystemen;

  • c. overeenkomsten met betrekking tot de productie en distributie van voorlichtingsmateriaal voor zover het betreft de voorlichting over de door het Agentschap SZW uit te voeren subsidieprogramma’s aan doelgroepen en publiek, na afstemming met de directeur Communicatie;

  • d. overeenkomsten met betrekking tot systeemontwikkeling, licenties, functioneel beheer en onderhoud van applicaties van geautomatiseerde informatie- en salarissystemen, systeemontwikkeling en licenties, mits er gebleven wordt binnen de door de (plaatsvervangend) secretaris-generaal te stellen kaders;

  • e. overeenkomsten met betrekking tot de technische infrastructuur, de hardware, de kantoorautomatiseringssoftware, de datacommunicatievoorzieningen, de huisvesting, facilitaire voorzieningen en het technisch beheer van geautomatiseerde systemen voor zover geen gebruik wordt gemaakt van de departementale infrastructuur en er geen sprake is van huisvesting in een gebouw waar tevens andere organisatieonderdelen van het ministerie, die niet ressorteren onder de inspecteur-generaal, zijn gehuisvest.

• 3 In afwijking van artikel 8, vierde lid, geldt voor de directeur van het Agentschap SZW dat deze bevoegd is om overeenkomsten aan te gaan tot een waarde van ten hoogste € 500.000,– per overeenkomst.

• 1 De directeur Financieel-Economische Zaken is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met het Centraal bureau voor de statistiek alsmede overeenkomsten met betrekking tot meerjarige, structurele beleidsinformatievoorziening die het verzamelen, bewerken en leveren van beleidsinformatie betreffen, voor zover deze informatie primair bedoeld is voor ramingen en verdeelmodellen, danwel verband houdt met verplichtingen die voortvloeien uit de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid zoals opgenomen in het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid of met verplichtingen die voortvloeien uit internationale verdragen.

• 2 De directeur Financieel-Economische Zaken is voorts bevoegd tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op kwijtschelding van vorderingen op derden tot € 5000,–.

• 3 De directeur Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met de Landsadvocaat en andere juridische dienstverleners inzake advisering en procureurstelling alsmede het instellen van gerechtelijke procedures, voor zover het niet betreft beroepschriften van (ex-)medewerkers van het ministerie inzake aangelegenheden verband houdende met de dienstbetrekking en voor zover het niet betreft de invordering van geldvorderingen van de Staat.

• 1 De directeuren van de directies, genoemd in artikel 2, kunnen hun vertegenwoordigingsbevoegdheden in een door hen te bepalen omvang doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen, met dien verstande dat bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden slechts kunnen worden doorverleend aan rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen en slechts voor zover het betreft:

  • a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • b. het houden van manager-medewerker gesprekken;

  • c. verlof van medewerkers;

  • d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen directeuren bevoegdheden met betrekking tot personeelsaangelegenheden, genoemd in het eerste lid, onder a tot en met d, doorverlenen aan functionarissen die rechtstreeks ressorteren onder rechtstreeks onder hen ressorterende functionarissen voor zover dit noodzakelijk is vanwege de organisatiestructuur van de directie en voorzover de secretaris-generaal daar schriftelijk mee instemt.

• 3 Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen directeuren hun vertegenwoordigingsbevoegdheden doorverlenen aan functionarissen van een ander organisatieonderdeel, mits de betreffende functionaris daarmee schriftelijk instemt.

• 4 De (door)verlening van (onder-)mandaat, volmacht en machtiging kan uitsluitend bij een schriftelijk besluit geschieden.

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2004.

• 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2004.