Regeling verantwoordingsformulieren Regeling uitbreiding kinderopvang en buitenschoolse opvang

Dit document is de toelichting bij het officiële verantwoordingsformulier behorende bij de specifieke uitkering Regeling uitbreiding kinderopvang en buitenschoolse opvang (verder Rkb). De toelichting bestaat uit twee delen: een inhoudelijk deel (hoofdstuk 2 t/m 6) en een technisch deel, de invulinstructie (hoofdstuk 7 en 8).

Enkel met het bijgevoegd en uniek verantwoordingsdocument (zie hoofdstuk 9, bijlagen) kunt u vaststelling van uw subsidie in het kader van de Rkb aanvragen bij het ministerie van SZW. Dit verantwoordingsdocument bestaat uit twee pagina’s met een aantal tabellen met verschillende meetmomenten (eerste pagina) en met een aantal keuzemogelijkheden (tweede pagina). Deze twee pagina’s dient u altijd helemaal in te vullen.

Gemeenten die in 2001, 2002, 2003 of 2004 zijn heringedeeld of samengevoegd, ontvangen naast het verantwoordingsformulier tevens bijlagen of extra verantwoordingsformulieren op naam van de oude (voormalige) gemeenten. Afhankelijk van de keuze die gemaakt wordt (zie de toelichting bij de codes 401–403, 501–503 en 601–603) moeten, naast het verantwoordingsformulier, deze bijlagen ook ingevuld en ondertekend worden! Deze bijlagen worden niet verstrekt indien er alleen sprake is van grenscorrecties (zonder samenvoeging of verandering van de CBS-code).

U dient zich er van te vergewissen dat de aantallen die u invult ook de definitieve aantallen zijn die voor dat meetmoment relevant zijn. De ingevulde aantallen per meetmoment vormen namelijk de basis van uw declaratie en de berekeningsgrondslag waarop uw toegekende uitkering zal worden vastgesteld. U kunt met dit document tevens verlenging aanvragen voor de Extra taakstelling 2003 (zie code 702).

Leest u voordat u het verantwoordingsdocument invult, de gehele toelichting door.

Op de website van het ministerie van SZW (www.szw.nl/gemeenteloket) en van de VNG (www.vng.nl) treft u een rekentool aan. Deze rekentool berekent voor u of er op basis van de door u gerealiseerde opvangplaatsen al dan niet voorschotten worden teruggevorderd. U hoeft dus niet zelf de berekening bij de verschillende meetmomenten en deeluitkeringen van de Rkb te maken. De rekentool is slechts een hulpmiddel en kan niet gebruikt worden om uw verantwoording in te dienen.

Bij het gebruik van de rekentool klikt u uw gemeentenaam in en de bij het Rijk bekende gegevens verschijnen vanzelf in de blauwe vakken. Uw aantallen opvangplaatsen vult u in, in de geel gekleurde vakken. U moet bij enkele vakken een keuze maken en deze aanklikken. Vervolgens kunt u op het tabblad ‘subsidieberekening’ in één oogopslag zien wat de hoogte zal zijn van het vast te stellen subsidiebedrag voor uw gemeente, uitgaande van een goedkeurende accountantverklaring bij uw verantwoordingsformulier. U kunt aan deze rekentool geen rechten ontlenen. Voor een uitgebreide gebruikerstoelichting bij de rekentool, zie hoofdstuk 8.

De door u opgegeven uitbreidingsaantallen op het verantwoordingsformulier, dienen zodra het verleende subsidiebedrag boven de € 125.000 uitkomt1 door uw accountant gecontroleerd te worden (overeenkomstig het Bekostigingsbesluit). U kunt alleen gebruik maken van de bijgevoegde standaard accountantsverklaring (zie hoofdstuk 9).

De accountant zal de controle uitvoeren conform bijgevoegd controle- en rapportageprotocol (zie hoofdstuk 9). Ook u wordt aangeraden goed kennis te nemen van dit protocol en het zo spoedig mogelijk aan uw accountant ter beschikking te stellen. Dit geldt ook voor de voorliggende toelichting; met name in hoofdstuk 5 wordt aangegeven waar u als gemeente aan moet voldoen en wat van de accountant mag worden verwacht.

Met deze twee documenten wordt duidelijk welke achterliggende stukken men kan gebruiken om de verantwoorde aantallen opvangplaatsen te controleren en u kunt controleren of uw administratie compleet is/de benodigde achterliggende stukken bevat.

Accountantsverklaringen van binnen uw gemeentegrenzen opererende kinderopvanginstellingen en gastouderbureaus zullen de controle vergemakkelijken. Bereidt u uw instellingen daarom voor deze gegevens, indien van toepassing, ter beschikking te stellen.

U dient uiterlijk 10 maanden (art. 50 Bekostigingsbesluit) na afloop van de Rkb, dus vóór 1 november 2004 het door de accountant gewaarmerkte verantwoordingsdocument inclusief de ondertekende accountantsverklaring in te dienen bij:

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Directie GOB, afdeling BFO

Postbus 90801

2509 LV Den Haag

U kunt bij het indienen van uw verantwoording uitsluitend gebruik maken van de originele formulieren die door het ministerie aan u zijn verstrekt. Het gebruik van kopieën of zelf ontworpen formulieren is niet toegestaan. Ook gefaxte formulieren kunnen niet worden verwerkt. U kunt de originele verantwoordingsdocumenten herkennen aan de gekleurde horizontale balk in het SZW-logo.

De minister zal uiterlijk zes maanden na ontvangst van de verantwoordingsformulieren en de accountantsverklaring(en) een beschikking tot vaststelling van de uitkering afgeven.

U vult per meetmoment de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen (conform de voorwaarden van de Rkb) binnen uw gemeente in.

De aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen per meetmoment kunnen zowel een beginmeting als een eindmeting (zelfs tussenmeting) vertegenwoordigen bij verschillende deeluitkeringen waar de Rkb uit bestaat. Zo vertegenwoordigt de eindstand voor de bonusuitkering op meetmoment 31 december 2002 tevens de beginstand voor de uitgekeerde instandhoudingsbijdrage over 2003. In hoofdstuk 4 kunt u lezen welke ‘deeluitkeringen’ te onderscheiden zijn binnen de Rkb.

Hoewel de uitkering bestaat uit een bedrag per gerealiseerde opvangplaats, ongeacht of het een hele dagopvangplaats betreft of opvangplaats in de buitenschoolse opvang, wordt u verzocht uw in exploitatie zijnde opvangplaatsen op te splitsen in dagopvang (HDO) of buitenschoolse opvang (BSO). Reden hiervoor is dat de nulmeting voor HDO plaatsvindt op moment 31-12-1998 en voor BSO op 31-12-1996.

Tevens wijken de teldata bij de gastouderopvang (GOO) van de HDO (voor het tellen van het aantal koppelingen) af van die van de BSO.

Bij langdurige contracten gastouderopvang of als het gastouderbureau het onderscheid tussen BSO en HDO niet heeft gemaakt, dient u uit te gaan op het ten tijde van de eindmeting geldende contract.

Een voorbeeld: Er wordt een contract gastouderopvang afgesloten in 1998 voor een kind van 2 jaar. Dit contract is nog steeds van kracht op het moment van de afrekening (31-12-2003). In feite is dit contract begonnen als dagopvang en is inmiddels buitenschoolse opvang. Mocht dit niet administratief zijn aangepast dan kunt u uitgaan van een contract voor dagopvang.

Hieronder volgt een toelichting op het verantwoordingsformulier met betrekking tot de relevante meetmomenten en de opsomming per code.

• 1050–1650, >1650, GOO

De kolommen in de tabel met deze aanduiding geven het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen weer met het bijbehorende aantal uren opvang (zie ook het overzicht in hoofdstuk 5). Dus u vult hier het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen in dat u voor de betreffende soort opvang heeft gerealiseerd met een opvangaanbod van bijvoorbeeld tussen de 1050 en 1650 uur per jaar. Of met een opvangaanbod van meer dan 1650 uren per jaar etc. De gastouderopvang koppelingen worden apart aangegeven in de kolom GOO.

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Nulmeting per 31-12-1996 (code 201a)

Een cruciale meting voor het vaststellen van uw uitkering wordt gevormd door de begin- of nulmeting. Om te kunnen berekenen of iedere gemeente de taakstelling heeft gehaald, moeten de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen op het moment van de einddatum (31-12-2003) afgezet worden tegen de aanvangsaantallen van het nulmoment. Voor de buitenschoolse opvang is dit nulmoment 31 december 1996 en voor de hele dagopvang 31 december 1998.

Het onderhavige meetmoment fungeert ook als meetmoment voor de uitkering Extra bijdrage BSO 97/98.

In oktober 2000 hebben alle gemeenten een (geel) nulmetingsformulier met de beginstand ingevuld en, zover van toepassing, voorzien van een accountantsverklaring. Deze nulmeting vormt het uitgangspunt en u kunt die aantallen hier overnemen en invullen, zoals vermeld op dit gele nulmetingsformulier (onderdelen a). De omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren hoeft u niet te maken: dit wordt op het ministerie gedaan.

Gemeenten die gedurende de Rkb-periode een herindeling of samenvoeging hebben meegemaakt, tellen de nulmetingen van de voormalige gemeenten bij elkaar op (zie ook hoofdstuk 7.3).

• Aanpassing per 31-12-1996 (code 201b)

Er kan reden zijn om de nulmeting uit 2000 aan te passen. In artikel 2, vierde lid van de Rkb is geregeld dat bij het bepalen van het aantal gerealiseerde opvangplaatsen, de opvangplaatsen die op 31 december 1996 (BSO) en op 31 december 1998 (HDO) bij kindercentra of gastouderbureaus in exploitatie waren en die niet door gemeenten gesubsidieerd worden of waarmee een gemeente geen overeenkomst tot het leveren van opvangplaatsen heeft gesloten, buiten beschouwing worden gelaten.

Wordt aan deze kindercentra of gastouderbureaus gaandeweg de Rkb-periode alsnog een subsidie verstrekt of wordt hiermee alsnog een overeenkomst gesloten, dan kunnen de uitbreidingsplaatsen tijdens de Rkb-periode van deze centra alsnog worden meegerekend. In dat geval moet het aantal opvangplaatsen dat al aanwezig was bij deze centra ten tijde van het nulmeting, alsnog worden vastgesteld en door de accountant worden gecontroleerd.

Deze aantallen hebben immers gevolg voor de nulmeting (zullen een verhoging van de beginstand ten tijde van het nulmetingsmoment tot gevolg hebben). Daarom moet u deze verhoging van de nulstand alsnog hier opgeven (code 201b).

Recapitulerend: alleen als er een aanpassing van de stand nodig is, als gevolg van het alsnog verstrekken van een subsidie of het aangaan van een overeenkomst met een kindercentrum, waar u op het moment van de opgave nog geen financiële relatie mee had, vult u de aanpassing hier in. Voor BSO in een kindercentrum noteert u de stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 1996. Voor de gastouderopvang BSO neemt u het gemiddelde van de het aantal koppelingen op: 31 december 1996 en 31 maart 1997.

Dus: alleen als de nulmeting moet worden aangepast, vult u hier slechts het aan te passen deel in!

• Stand per 31-12-1996 (code 201)

Hier vult u in de som van de ingevulde aantallen bij de nulmeting (code 201a) en de aanpassing (code 201b).

Dit aantal vormt de basis voor de berekening in de rekentool. Indien u met behulp van de rekentool uw subsidieberekening wilt maken, dan typt u in het gele deel dit aantal in (en niet het aantal onder 201a of 201b).

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool (onder subsidieberekening) automatisch gedaan.

• Aanvraag extra bijdrage BSO 31-12-1997 (code 202a)

Deze tussenmeting op deze datum is nodig voor het vaststellen van de uitkering extra bijdrage BSO 1997/1998. Deze aantallen heeft u al ingevuld op de (groene) aanvraagformulieren (onderdeel b) uit oktober 2000 (voorzien van een accountantsverklaring). U kunt deze hier overnemen, tenzij er correcties op uw aanvraag zijn gepleegd, zie hiervoor uw correspondentie met het ministerie en de verleningsbeschikking van 8 december 2000. In dat geval dient u de gecorrigeerde aantallen conform de verleningsbeschikking over te nemen.

De omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren hoeft u niet te maken: dit wordt op het ministerie gedaan.

Gemeenten die gedurende de Rkb-periode een herindeling of samenvoeging hebben meegemaakt, tellen de (gecorrigeerde) aantallen van de voormalige gemeenten bij elkaar op.

• Aanpassing per 31-12-1997 (code 202b)

Er kan een reden zijn om de opgave BSO van 31-12-1997 aan te passen. Dit kan als gevolg van de Rkb zelf (artikel 2, vierde lid), namelijk in het geval dat er in de Rkb-periode alsnog een subsidie is verstrekt of een overeenkomst is gesloten met een kindercentrum, waar u op het moment van de opgave nog geen financiële relatie mee had. In dat geval moet u de stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op dit meetmoment aanpassen (verhogen). Deze aanpassing moet door de accountant worden gecontroleerd.

Voor buitenschoolse opvang in een kindercentrum hanteert u de datum 31 december 1997. Voor gastouderopvang BSO neemt u het gemiddelde van het aantal koppelingen op 31 augustus 1997, 31 oktober 1997 en 31 december 1997. U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool (onder subsidieberekening) automatisch gedaan.

U geeft hier alleen de aangepaste aantallen (verhoging van het aantal opvangplaatsen BSO) op.

• Stand per 31-12-1997 (code 202)

Hier vult u in de som van de tussenmeting (code 202a) en de aanpassing in (202b). Dit aantal vormt de basis van de berekening van de rekentool. Indien u met behulp van de rekentool uw subsidieberekening wilt maken, dan typt u in het gele deel het aantal in, dat u hier invult (en niet het aantal onder 202a of 202b).

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool (onder subsidieberekening) automatisch gedaan.

• Aanvraag extra bijdrage BSO 31-12-1998 (code 203a)

De tussenmeting op deze datum is nodig voor het vaststellen van de uitkering extra bijdrage BSO 1997/1998. Deze aantallen heeft u al ingevuld op de (groene) aanvraagformulieren (onderdeel e) uit oktober 2000 (voorzien van een accountantsverklaring). U kunt deze hier overnemen, tenzij er correcties op uw aanvraag zijn gepleegd, zie hiervoor uw correspondentie met het ministerie en de verleningsbeschikking van 8 december 2000. In dat geval dient u de gecorrigeerde aantallen conform de verleningsbeschikking over te nemen.

De omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren hoeft u niet te maken: dit wordt op het ministerie gedaan.

Gemeenten die gedurende de Rkb-periode een herindeling of samenvoeging hebben meegemaakt, tellen de (gecorrigeerde) aantallen van de voormalige gemeenten bij elkaar op.

• Aanpassing per 31-12-1998 (code 203b)

Er kan een reden zijn om de opgave BSO van 31-12-1998 aan te passen. Dit kan als gevolg van de Rkb zelf (artikel 2, vierde lid), namelijk in het geval dat er in de Rkb-periode alsnog een subsidie is verstrekt of een overeenkomst is gesloten met een kindercentrum, waar u op het moment van de opgave nog geen financiële relatie mee had. In dat geval moet u de stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op dit meetmoment aanpassen (verhogen). Deze aanpassing moet door de accountant worden gecontroleerd.

Voor buitenschoolse opvang in een kindercentrum hanteert u de datum 31 december 1998. Voor gastouderopvang BSO neemt u het gemiddelde van het aantal koppelingen op 31 augustus 1998, 31 oktober 1998 en 31 december 1998. U hoeft het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan.

U geeft hier alleen de aangepaste aantallen (verhoging van het aantal opvangplaatsen BSO) op.

• Stand per 31-12-1998 (code 203)

Hier vult u de som van de tussenmeting (code 203a) en de aanpassing in (203b). Dit aantal vormt de basis van de berekening van de rekentool. Indien u met behulp van de rekentool uw subsidieberekening wilt maken, dan typt u in het gele deel dit aantal (en niet het aantal onder 203a of 203b).

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Meetmoment 31-12-2001 (code 204)

Deze datum fungeert als meetmoment voor de eerste voorwaarde van de bonusuitkering: 50% van de taakstelling van vóór de herverdeling van de taakstelling (zie beschikking aan individuele gemeenten van 8 december 2000) moet op dit meetmoment zijn gerealiseerd.

Voor BSO in een kindercentrum noteert u de stand (het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 2001. Voor de gastouderopvang BSO neemt u het gemiddelde van de koppelingen op 31 augustus 2001, 31 oktober 2001 en 31 december 2001.

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Meetmoment 31-12-2002 (code 205)

Deze datum fungeert als meetmoment voor de tweede voorwaarde van de bonusuitkering: 90% van de taakstelling van na de herverdeling van de taakstelling (zie de beschikking aan individuele gemeenten van 8 december 2000) moet op dit meetmoment zijn gerealiseerd.

Daarnaast fungeert deze datum als eerste meetmoment voor de vaststelling van de instandhoudingsbijdrage voor 2003. Tevens fungeert deze datum als start- of nulmoment voor de extra taakstelling over 2003 (de toedeling van 10.000 extra opvangplaatsen te realiseren in 2003).

De meting fungeert verder als eindmeting voor extra bijdrage BSO 97/98. En tot slot fungeert deze datum als eindmeting voor gemeenten die kiezen voor een vaststelling van de Rkb op 31 december 2002 (en dus geen aanspraak wensen te maken op de instandhoudingsbijdrage of de extra uitkering over 2003). Geef dit ook aan bij code 501.

Voor BSO in een kindercentrum noteert u de stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 2002. Voor de gastouderopvang BSO neemt u het gemiddelde van het aantal koppelingen op 31 augustus 2002, 31 oktober 2002 en 31 december 2002. U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Meetmoment 31-12-2003 (code 206)

Deze datum fungeert als tweede meetmoment voor de instandhoudingsbijdrage (de opvangplaatsen waarvoor een instandhoudingsbijdrage is verstrekt, moeten eind 2003 nog in stand zijn). Daarnaast fungeert deze datum als einddatum voor de extra taakstelling over 2003, ook als gemeenten gebruik willen maken van de mogelijkheid om een deel van deze plaatsen in 2004 te realiseren (zie ook code 702). Verder is dit de einddatum van de gewone uitkering (waarover men tot uiterlijk eind 2003 mocht doen).

Voor BSO in een kindercentrum noteert u de stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 2003. Voor gastouderopvang BSO neemt u het gemiddelde van het aantal koppelingen op 31 augustus 2003, 31 oktober 2003 en 31 december 2003. U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• 2160–2850, 2850–3240, 3240–6120, >6120, GOO.

De kolommen in de tabel met deze aanduiding geven het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen weer met het bijbehorende aantal uren opvang (zie ook het overzicht in hoofdstuk 5). Dus u vult hier het aantal opvangplaatsen in dat u voor de betreffende soort opvang heeft gerealiseerd met een opvangaanbod van bijvoorbeeld tussen de 2160 en 2850 uur per jaar. Of met een opvangaanbod van meer dan 6120 uren per jaar etc. De gastouderopvang koppelingen worden apart aangegeven in de kolom GOO.

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Nulmeting per 31-12-1998 (code 301a)

Een cruciale meting voor het vaststellen van uw uitkering wordt gevormd door de begin- of nulmeting. Om te kunnen berekenen of iedere gemeente de taakstelling heeft gehaald, moeten de aantallen op het moment van de einddatum (31-12-2003) afgezet worden tegen de aanvangsaantallen van het nulmoment. Voor de buitenschoolse opvang is dit nulmoment 31 december 1996 en voor de hele dagopvang 31 december 1998.

In oktober 2000 hebben alle gemeenten een (geel) nulmetingsformulier met de beginstand ingevuld en, zover van toepassing, voorzien van een accountantsverklaring. Deze nulmeting vormt het uitgangspunt en u kunt die aantallen hier overnemen en invullen, zoals vermeld op dit gele nulmetingsformulier (onderdelen a). De omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren hoeft u niet te maken: dit wordt op het ministerie gedaan.

Gemeenten die gedurende de Rkb-periode een herindeling of samenvoeging hebben meegemaakt, tellen de nulmetingen van de voormalige gemeenten bij elkaar op.

• Aanpassing per 31-12-1998 (code 301b)

Er kan een reden zijn om deze nulmeting aan te passen In artikel 2, vierde lid van de Rkb is geregeld dat bij het bepalen van het aantal gerealiseerde opvangplaatsen, de opvangplaatsen die op 31 december 1996 (BSO) en op 31 december 1998 (HDO) bij kindercentra of gastouderbureaus in exploitatie waren en die niet door gemeenten gesubsidieerd worden of waarmee een gemeente geen overeenkomst tot het leveren van opvangplaatsen heeft gesloten, buiten beschouwing worden gelaten.

Wordt aan deze kindercentra of gastouderbureaus gaandeweg de Rkb-periode alsnog een subsidie verstrekt of wordt hiermee alsnog een overeenkomst gesloten, dan kunnen de uitbreidingsplaatsen tijdens de Rkb-periode van deze centra alsnog worden meegerekend. In dat geval moet het aantal opvangplaatsen dat al aanwezig was bij deze centra ten tijde van het nulmeting, alsnog worden vastgesteld en door de accountant worden gecontroleerd.

Deze aantallen hebben immers gevolg voor de nulmeting (zullen een verhoging van de beginstand ten tijde van het nulmetingsmoment tot gevolg hebben). Daarom moet u deze verhoging van de nulstand alsnog hier opgeven (code 301b).

Recapitulerend: alleen als er een aanpassing van de stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) nodig is, als gevolg van het alsnog verstrekken van een subsidie of het aangaan van een overeenkomst met een kindercentrum, waar u op het moment van de opgave nog geen financiële relatie mee had, vult u de aanpassing in: voor HDO in een kindercentrum noteert u de aangepaste stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 1998. Voor gastouderopvang HDO neemt u het gemiddelde van het aantal koppelingen op 31 december 1998 en 28 februari 1999 en 30 april 1999.

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

Dus: alleen als de nulmeting moet worden aangepast, vult u hier slechts het aan te passen deel in!

• Stand per 31-12-1998 (code 301)

Hier vult u in de som van de ingevulde aantallen bij code 301a en 301b.

Dit aantal vormt de basis voor de berekening in de rekentool. Indien u met behulp van de rekentool uw subsidieberekening wilt maken, dan typt u in het gele deel dit aantal in (en niet het aantal onder 301a of 301b).

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Meetmoment 31-12-2001 (code 302)

Deze datum fungeert als meetmoment voor de eerste voorwaarde van de bonusuitkering: 50% van de taakstelling van vóór de herverdeling van de taakstelling (zie de beschikking aan individuele gemeenten van 8 december 2000) moet op dit meetmoment zijn gerealiseerd.

Voor hele dagopvang in een kindercentrum noteert u de stand (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 2001. Voor de gastouderopvang HDO neemt u het gemiddelde van de koppelingen op 31 augustus 2001, 31 oktober 2001 en 31 december 2001.

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Meetmoment 31-12-2002 (code 303)

Deze datum fungeert als meetmoment voor de tweede voorwaarde van de bonusuitkering: 90% van de taakstelling van na de herverdeling van de taakstelling (zie de beschikking aan individuele gemeenten van 8 december 2000) moet op dit meetmoment zijn gerealiseerd. Daarnaast fungeert deze datum als eerste meetmoment voor de vaststelling van de instandhoudingsbijdrage voor 2003. Tevens fungeert deze datum als start- of nulmoment voor de extra taakstelling over 2003 (de toedeling van 10.000 extra opvangplaatsen te realiseren in 2003).

En tot slot fungeert deze datum als eindmeting voor gemeenten die kiezen voor een vaststelling van de Rkb op 31 december 2002 (en dus geen aanspraak wensen te maken op de instandhoudingsbijdrage of de extra uitkering over 2003). Geef dit aan bij code 501.

Voor hele dagopvang in een kindercentrum noteert u de stand (het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 2002. Voor de gastouderopvang HDO neemt u het gemiddelde van het aantal koppelingen op 31 augustus 2002, 31 oktober 2002 en 31 december 2002.

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Meetmoment 31-12-2003 (code 304)

Deze datum fungeert als tweede meetmoment voor de instandhoudingsbijdrage (de opvangplaatsen waarvoor een instandhoudingsbijdrage is verstrekt, moeten eind 2003 nog wel in stand zijn). Daarnaast fungeert deze datum als einddatum voor de extra taakstelling over 2003, tenzij gemeenten gebruik willen maken van de mogelijkheid om een deel van deze plaatsen in 2004 te realiseren (geef dit aan bij code 702).

Verder is het de einddatum van de gewone uitkering (waarover men tot uiterlijk eind 2003 mocht doen). Voor hele dagopvang in een kindercentrum noteert u de (aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) op 31 december 2003. Voor gastouderopvang HDO neemt u het gemiddelde van het aantal koppelingen op 31 augustus 2003, 31 oktober 2003 en 31 december 2003.

U hoeft de omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren niet te maken en het aantal koppelingen niet te vermenigvuldigen met de factor 0,43: dat wordt op het ministerie gedaan. De omrekening met de factoren wordt in de rekentool onder subsidieberekening automatisch gedaan.

• Afrekening bonusuitkering bij herindeling (code 401, 402, 403)

Indien u in 2001 of 2002 bent samengevoegd of heringedeeld, kan dat effect hebben op de bonusuitkering. Daarom dient u voor uzelf de afweging te maken of u voor deze deeluitkering wenst te worden afgerekend op basis van de voormalige (vóór samenvoeging) situatie of niet. In het eerste geval kruist u code 402 aan, in het tweede geval 401 en als het niet van toepassing is (u hebt geen bonusuitkering aangevraagd of u bent niet heringedeeld) dan kruist u 403 aan. Met behulp van de rekentool kunt u een proefberekening maken en beslissen op welke manier u voor de bonusuitkering afgerekend wilt worden.

Er kan slechts één hokje aangekruist worden.

Vergeet u niet indien u de keuze voor code 402 maakt, de bijbehorende bijlage(n) in te vullen! Deze worden alleen gestuurd aan gemeenten die zijn heringedeeld/samengevoegd.

Indien u als heringedeelde gemeente deze bijlagen invult, dan dient u bij het invullen van de aantallen bij de nulmetingen (de ‘a’ codes) en eventuele aanpassingen hierop (de ‘b’ codes) rekening te houden met de hierboven gegeven toelichting bij de codes 201a en b en 301a en b.

• Afrekening gewone uitkering (code 501, 502, 503)

Ondanks de verlenging met een jaar van de Rkb (de regeling is verlengd naar 31 december 2003) bent u niet verplicht om eind 2003 af te rekenen. U kunt hier aangeven of u de aan u verleende uitkering per 31 december 2002 wilt laten vaststellen (code 501), of per 31 december 2003 (code 502).

U kunt in het eerste geval echter geen aanspraak maken op de instandhoudingsbijdrage over 2003 en ook niet op de extra taakstelling over 2003.

Alleen gemeenten die per 01-01-2003 zijn samengevoegd/heringedeeld (zie ook hoofdstuk 7) en die kiezen voor afrekening per 31-12-2003, kruisen code 503 aan.

Zij leggen namelijk als ‘nieuwe’ gemeente verantwoording af voor gemeenten die niet meer bestaan en moeten dan de naam en gegevens van de voormalige gemeenten invullen in de meegestuurde verantwoordingsformulieren.

Er kan hier slechts één hokje worden aangekruist.

• Afrekening gewone uitkering bij herindeling per 01-01-2003 (code 601, 602, 603)

De gemeenten Zwijndrecht, Oss, Terneuzen en Hulst moeten hier een afweging maken of men de gewone uitkering wil laten vaststellen inclusief de oude gemeenten (code 601) of exclusief de oude gemeenten (code 602). Deze afweging is noodzakelijk in verband met de administratieve en technische verwerking van de verantwoording voor deze vier gemeenten, omdat deze gemeenten na een samenvoeging met één of meerdere gemeenten géén nieuw gemeentenummer (CBS-nummer) toegekend hebben gekregen. Zie hiervoor ook hoofdstuk 7.

Alle andere gemeenten kruisen het derde vakje aan (code 603).

• Afrekening extra taakstelling 2003 in 2004 (code 701 en 702)

Hier vult u het aantal gerealiseerde opvangplaatsen in (code 701), van de extra taakstelling uit 2003 (van in totaal 10.000 opvangplaatsen). Dit kunnen dus alleen opvangplaatsen zijn die pas in 2003 in exploitatie zijn genomen (en niet voor 2003 al aanwezig waren).

Indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om de realisatie van opvangplaatsen uit deze taakstelling nog in 2004 te bewerkstelligen, dan vult u hier bij code 702 in om hoeveel plaatsen het gaat.

Een voorbeeld: Uw extra taakstelling voor 2003 bestaat uit 12 opvangplaatsen. U hebt er in 2003 acht gerealiseerd en wilt de overige vier in 2004 realiseren. U vult dan in bij code 701: 8 en bij code 702: 4. Bij de subsidievaststelling zullen de vier opvangplaatsen administratief worden teruggevorderd, terwijl er tegelijkertijd een bevoorschotting voor deze vier opvangplaatsen in 2004 zal worden verleend. Per saldo verandert er dus niets.

Let op: Als u in dit voorbeeld code 702 niet invult, dan worden de vier opvangplaatsen niet opnieuw bevoorschot en zal daadwerkelijk worden teruggevorderd!

Indien u aangeeft dat er in 2004 nog opvangplaatsen zullen worden gerealiseerd, dan zullen deze op een later tijdstip verantwoord en gecontroleerd moeten worden (binnen 10 maanden na 31-12-2004). Hiervoor ontvangt u in dat geval vanzelf het benodigde verantwoordingsdocument.

• Verklaring

Vergeet niet het verantwoordingsformulier door Burgemeester en Wethouders te laten ondertekenen.

De Regeling uitbreiding Kinderopvang en Buitenschoolse opvang (Rkb) heeft als doel gemeenten te ondersteunen bij de verdubbeling (landelijk) van de capaciteit aan kinderopvang tussen 1996 en 2003 (in totaal 82.140 opvangplaatsen).

De Rkb was bij de invoering (eind 1996) in eerste instantie alleen bedoeld voor de buitenschoolse opvang. In 1999 is de regeling uitgebreid met hele dagopvang. Hierdoor kent de regeling in feite twee startmomenten: 31-12-1996 en 31-12-1998.

De Rkb is een Ministeriële regeling vallend onder de Welzijnswet 1994 en het daarbij horende Bekostigingsbesluit. Op basis hiervan kunnen gemeenten een specifieke uitkering ontvangen om de uitbreiding van het aantal plaatsen kinderopvang te stimuleren. De gemeenten blijven gedurende de Rkb-periode verantwoordelijk voor algemeen kinderopvangbeleid (toezicht, kwaliteit, aanbod etc).

Over de toegekende Rkb-middelen dienen gemeenten verantwoording af te leggen aan het Rijk. De uitkering wordt op outputbasis verstrekt. Dit betekent dat er niet wordt afgerekend op werkelijk gemaakte kosten, maar dat er verantwoording wordt afgelegd, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de uitkering was bedoeld, zijn uitgevoerd.

Er is pas sprake van een gerealiseerde opvangplaats conform de Rkb als er met deze in exploitatie zijnde opvangplaats een toename is ten opzichte van de nulmeting (art. 2, derde en vierde lid) en als het kindercentrum gesubsidieerd wordt of als er tussen de gemeente en het kindercentrum een overeenkomst tot het leveren van opvangplaatsen is (artikel 1, onder j).

De uitkering bestaat uit een bedrag per opvangplaats. Het aantal uit te breiden opvangplaatsen (de taakstelling), is op aanvraag van de gemeenten toegekend (verleningsbeschikking aan gemeenten van 8 december 2000). De toegekende uitkering (het totaal van het aantal toegekende opvangplaatsen maal het bedrag per opvangplaats) is 100% bevoorschot. De Rkb loopt, met uitzondering van de extra taakstelling 2003, af op 31 december 2003. Indien bij de verantwoording blijkt dat er minder plaatsen zijn gerealiseerd dan afgesproken, dan wordt iedere te weinig gerealiseerde opvangplaats maal het bedrag teruggevorderd.

Het bedrag per opvangplaats is gedurende de looptijd van de Rkb een aantal malen verhoogd als gevolg van indexeringen, maar ook als gevolg van verschillende extra uitkeringen die zijn toegekend.

Er zijn zes uitkeringen te onderscheiden. Deze verschillende uitkeringen hebben allemaal hun eigen relevante meetmomenten en data voor verantwoording van de toegekende middelen. Het zijn: de extra bijdrage BSO 1997/98, de bonusuitkering 2001 versnelde uitbreiding, de gewone uitkering tot en met 2002, de gewone uitkering tot en met 2003, de instandhoudingsbijdrage 2003 en de extra taakstelling voor 2003. Deze laatste mag op aanvraag (zie code 702) nog in 2004 worden afgerond; hier staat geen extra subsidie tegenover.

Behalve door indexeringen en de verschillende uitkeringen, is de hoogte van de uitkering beïnvloed als gevolg van verzoeken uit de Tweede Kamer. Zo is vastgesteld dat opvangplaatsen met een verruimde openstelling (die meer dan 1650 uur (BSO) en 2160 uur (HDO) opvang bieden, meer waard zijn en met een factor tussen de 1,2 en 3,5 (zie ook hoofdstuk 5) vermenigvuldigd mogen worden. Om te voorkomen dat hierdoor het aantal opvangplaatsen zou afnemen zijn er nog 1100 extra opvangplaatsen beschikbaar gesteld. Deze zijn gelijktijdig met een herverdelingsronde toegekend (zie opnieuw de verleningsbeschikking van 8 december 2000).

Tevens zijn er extra middelen beschikbaar gesteld voor toegenomen kosten voor inspectie en toezicht. Logischerwijs leidt uitbreiding van de kinderopvangcapaciteit tot meer gebruik en grotere afname van (uren) toezicht. Aangezien eerder geconstateerd was, dat veel gemeenten al achterliepen met hun toezichtstaak, is besloten hiervoor een bedrag beschikbaar te stellen dat is uitgekeerd op basis van de taakstelling, maar dat niet zal worden teruggevorderd ook al zijn niet alle opvangplaatsen uit de taakstelling gerealiseerd. Vandaar dat voor deze uitkering ook geen invulhokje is opgenomen in het verantwoordingsformulier.

Hieronder worden de zes aparte uitkeringen die te onderscheiden zijn binnen de Rkb beschreven. De relevante bedragen en meetmomenten voor die uitkering worden weergegeven en de consequenties bij het niet behalen van de benodigde uitbreiding. Zo kunt u voor uw gemeente een inschatting maken van te verwachten terugvorderingen. Let op: de meetmomenten per jaareinde zoals opgenomen in het verantwoordingsformulier zijn voor de gastouderopvang samengesteld uit meerdere peildata. Zie voor de precieze data hoofdstuk 2.

In 2000 hebben gemeenten aanvragen ingediend voor een extra bijdrage voor buitenschoolse opvangplaatsen die al in 1997 of in 1998 waren gerealiseerd. Voor elke gerealiseerde opvangplaats BSO in 1997, kon een extra bedrag van maximaal € 2949 ontvangen worden. Voor elke gerealiseerde opvangplaats BSO in 1998 was een bedrag van maximaal € 680 beschikbaar. Door het hoge aantal aanvragen zijn de vastgestelde bedragen naar beneden bijgesteld en vastgesteld op € 1237, respectievelijk € 412 (zie tevens het bevoorschottingsschema zoals opgenomen in de toelichting van de Wijziging van de Rkb van 21 november 2003 in bijlage II).

De volgende meetmomenten zijn bij deze uitkering van belang:

• • het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen in een gemeente met een financiële relatie op 31 december 1996;

• • idem op meetmoment 31 december 1997 (het verschil tussen deze twee jaren zijn de gerealiseerde opvangplaatsen in 1997 en daarmee het aantal waarvoor de uitkering van € 1237 is aangevraagd);

• • idem voor meetmoment 31 december 1998 (het verschil hiertussen zijn de gerealiseerde opvangplaatsen in 1998 en daarmee het aantal waarvoor de uitkering van € 412 is aangevraagd);

• • idem voor meetmoment 31 december 2002, omdat deze gerealiseerde opvangplaatsen deel uitmaken van de taakstelling moeten ze nog wel in stand zijn per 31-12-2002.

Indien het aantal gerealiseerde opvangplaatsen op 31 december 2002 tenminste gelijk is of groter is dan het totale aantal gerealiseerde opvangplaatsen in 1997 en 1998, dan is voldaan aan de voorwaarden voor deze uitkering. Indien het aantal gerealiseerde opvangplaatsen minder is dan het totaal aantal gerealiseerde opvangplaatsen in 1997 en 1998, dan wordt eerst het bedrag van € 412 per te weinig in stand gehouden BSO-plaats teruggevorderd. Vervolgens wordt het bedrag van € 1237 per te weinig in stand gehouden BSO-plaats teruggevorderd.

Ter versnelling van de uitbreiding kon voor een aantal opvangplaatsen een bedrag worden aangevraagd, maximaal € 2950, voor elke gerealiseerde opvangplaats die vanaf 31 december 2001 de helft te boven komt van de taakstelling. Door de grote toeloop van aanvragen is het bedrag per gerealiseerde opvangplaats vastgesteld op € 1942 (zie tevens de bijlage bevoorschottingsschema).

Tweede voorwaarde voor deze bonusuitkering is dat op 31 december 2002 tenminste 90% van de totale taakstelling moet zijn gerealiseerd. Voor deze uitkering zijn de volgende meetmomenten van belang:

• • de nulmeting in 1996 (BSO) en 1998 (HDO),

• • de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen op 31 december 2001 (voor de 50% eis),

• • de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen per 31 december 2002 (voor de 90% eis).

Het uitgangspunt bij de 50% eis, is de toegekende taakstelling, nog voordat de herverdelingsronde had plaatsgevonden. Bij de 90% eis wordt uitgegaan van de taakstelling na de herverdeling. Indien de 50% eis op 31 december 2001 niet wordt gehaald, dan wordt het hele bonusbedrag teruggevorderd (dus het bedrag bovenop het ‘reguliere’ bedrag per opvangplaats). Dit geldt ook in het geval dat de 50% eis wel wordt gehaald, maar de 90% eis (per 31 december 2002) niet.

Hiermee wordt de reguliere uitkering bedoeld, op basis van de toegekende taakstelling en het bedrag per opvangplaats dat daarbij hoort, zonder rekening te houden met de bonus- of overige uitkeringen. Benodigde meetmomenten voor vaststelling zijn:

• • de nulmeting uit 1996 (BSO) en 1998 (HDO), en

• • de eindmeting op 31 december 2002.

Het verschil tussen het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen op 31 december 2002 en de nulmetingen, is het aantal gerealiseerde opvangplaatsen en dit moet tenminste gelijk zijn aan (of meer dan) de taakstelling. In dat geval wordt de uitkering vastgesteld op basis van de toegekende taakstelling. De hoogte van het bedrag per gerealiseerde opvangplaats bedraagt per december 2003 € 5939,22. Elke te weinig gerealiseerde opvangplaats wordt met dit bedrag teruggevorderd.

Zoals bekend is de Rkb verlengd van 31 december 2002 naar 31 december 2003. Dit heeft als gevolg dat gemeenten die dat wensen een jaar langer mogen doen over het realiseren van hun taakstelling. Hiervoor zijn de relevante meetmomenten:

• • de nulmetingen op 31december 1996 (BSO) en 1998 (HDO), en

• • de eindmeting per 31 december 2003.

De hoogte van het bedrag per opvangplaats is eveneens € 5939,22. Gemeenten die hun uitkering op deze datum laten vaststellen komen in aanmerking voor een instandhoudingsbijdrage (zie 4.6). Op aanvraag kon men ook in aanmerking komen voor een extra taakstelling voor extra te realiseren opvangplaatsen (zie 4.7).

Met het verlengen van de Rkb naar 2003 werd van gemeenten verwacht dat ze de gerealiseerde opvangplaatsen ook een jaar langer in stand zouden houden. Hiervoor is een instandhoudingsbijdrage van € 1768,60 per gerealiseerde opvangplaats beschikbaar gesteld. Dit bedrag is 100% bevoorschot op basis van de taakstelling van iedere gemeente.

Voorwaarde is dat de taakstelling wel volledig is gerealiseerd per 31 december 2002. Zo niet dan wordt het te veel bevoorschotte bedrag aan instandhouding teruggevorderd. Uiteraard dienen deze plaatsen ook nog tot en met 31 december 2003 in stand te zijn gehouden. Als dat niet het geval is wordt het instandhoudingsbedrag eveneens navenant teruggevorderd.

De relevante meetmomenten voor deze uitkering zijn aldus:

• • de nulmetingen uit 1996 (BSO) en 1998 (HDO),

• • de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen op 31 december 2002,

• • de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen op 31 december 2003.

Het verschil tussen het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen op 31 december 2002 en de nulmeting is het aantal gerealiseerde opvangplaatsen en dat moet gelijk of groter zijn dan de toegekende taakstelling. Het verschil tussen het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen op 31 december 2003 en de nulmeting is het aantal gerealiseerde opvangplaatsen en dat aantal moet eveneens groter of gelijk zijn aan de taakstelling.

Ten tijde van de verlenging van de Rkb in 2003, zijn eveneens middelen beschikbaar gekomen voor een extra uitbreiding van in totaal maximaal 10.000 extra opvangplaatsen.

Deze ‘extra taakstelling’ (want hij komt bovenop de eerdere taakstelling) kon op aanvraag worden toegekend (€ 1768,60 per gerealiseerde opvangplaats). Daaraan voorafgaand is een eerste verdeling gemaakt via het ‘SCP behoefte ramingsmodel’ op basis van de eind 2002 nog bestaande behoefte aan opvangplaatsen per gemeente.

Voor deze uitkering zijn de volgende meetmomenten van belang:

• • de nulmeting BSO 1996 en HDO 1998,

• • de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen per 31 december 2002, en

• • de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen per 31 december 2003.

Het verschil tussen het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen per 31 december 2003 en het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen per 31 december 2002 is het aantal gerealiseerde opvangplaatsen in 2003. Ervan uitgaande dat eerst de gewone (eerste) taakstelling in 2003 wordt gerealiseerd (die opvangplaatsen zijn tenslotte meer geld waard) wordt pas daarna de eventuele meeruitbreidingen toegeschreven aan de ‘extra taakstelling’, in casu de taakstelling over 2003 betreffende de 10.000 extra opvangplaatsen.

Dus: het verschil tussen het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen per 31 december 2003 en het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen per 31 december 2002 (oftewel het aantal gerealiseerde opvangplaatsen in dit jaar) na aftrek van de taakstelling, moet groter zijn dan of gelijk zijn aan de extra taakstelling. Indien de groei kleiner is dan wordt dit verschil teruggevorderd.

Deze middelen maken geen deel uit van de zes deeluitkeringen Rkb, omdat er geen voorwaarden aan verbonden zijn.

Deze uitkering is wel per toegekende opvangplaats verstrekt: € 71,59 per opvangplaats voor de reguliere taakstelling en € 24,40 per opvangplaats uit de extra taakstelling 2003.

Met het uitbreiden van de capaciteit zullen gemeenten ook meer inspecties moeten laten uitvoeren en toezicht uitoefenen op een groter contigent opvangplaatsen. Deze middelen mogen ook met terugwerkende kracht worden ingezet, dus voor het opvullen van reeds ontstane tekorten op het toezicht. Mede daarom wordt deze uitkering, hoewel berekend en bevoorschot per opvangplaats, niet teruggevorderd (conform besluit van 8 oktober 2002, Stcrt. 196) en vastgesteld op hetgeen verleend is.

In de voorgaande hoofdstukken zijn naast de toelichting op het verantwoordingsformulier (hoofdstuk 2) de Rkb beschreven (hoofdstuk 3) en wat de voorwaarden voor de verschillende uitkeringen zijn (hoofdstuk 4).

Hieronder zal worden aangegeven met welke achterliggende stukken kan worden onderbouwd dat de in exploitatie zijnde opvangplaatsen gerealiseerd zijn en hoe de controle op een verantwoorde opvangplaats door de accountant zal plaatsvinden.

In de volgende paragrafen wordt onder andere een opsomming gegeven van de achterliggende stukken die de realisatie van de uitbreiding van de capaciteit onderbouwen. Bij zijn controle dient de accountant rekening te houden met de bewijskracht van deze stukken. Indien gebruik wordt gemaakt van de gecontroleerde jaarrekening van een kindercentrum dient de accountant (indien materieel of noodzakelijk voor zijn oordeel bij de verantwoording) een review uit te voeren bij de accountant van de betreffende instelling. Indien de accountant gebruik maakt van stukken van een kindercentrum dan dient hij via eigen werkzaamheden de betrouwbaarheid van deze gegevens te beoordelen.

Er is pas sprake van een gerealiseerde opvangplaats conform de Rkb als er met deze in exploitatie zijnde opvangplaats een toename is ten opzichte van de nulmeting (artikel 2, derde en vierde lid) én als het kindercentrum gesubsidieerd wordt of als er tussen de gemeente en het kindercentrum een overeenkomst tot het leveren van opvangplaatsen is (artikel 1, onder j).

De gerealiseerde opvangplaatsen dienen aan een aantal (rechtmatigheids) eisen te voldoen. De accountant zal de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen die worden ingevuld op het verantwoordingsformulier aan deze eisen toetsen. Het is verstandig uw administratie zo veel mogelijk hier op in te richten.

In de volgende paragrafen wordt een groot aantal stukken opgesomd die kunnen dienen ter onderbouwing van de realisatie van de uitbreiding van de capaciteit (die moet voldoen aan de in deze paragraaf genoemde toetsingseisen). Het is daarom belangrijk dat de gemeente over de stukken beschikt (ook van de kindercentra en gastouderbureau’s) en dat deze stukken ordelijk en controleerbaar zijn geadministreerd en gearchiveerd. De accountant kan vervolgens bij zijn controle gebruik maken van (combinaties van) al deze stukken. Het kan zijn dat de accountant een onderzoek wenst in te stellen bij de kindercentra of de gastouderbureau’s. Bereid hen voor om indien nodig inzage te geven in hun administratie en te voldoen aan het verzoek om stukken op te leveren.

De accountant zal toetsen of de op het verantwoordingsformulier opgegeven aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen en koppelingen, voldoen aan de eisen (aan alle onderstaande eisen moet zijn voldaan). De accountant zal o.a. het volgende moeten vaststellen:

• 1. dat de aantallen verantwoord bij BSO en HDO voldoen aan artikel 1 lid d en e (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.1) én

• 2. dat de aantallen bij de juiste meetmomenten (standen) zijn verantwoord cf. artikel 2, lid 1, 2, 3, 6, 9 en 10 (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.2) én

• 3. dat de aantallen bij de juiste urencriteria zijn verantwoord cf. artikel 2 lid 7, 8 en 11 en artikel 1 lid j (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.3) én

• 4. dat de in exploitatie zijnde opvangplaats en koppeling rechtmatig is. Dit houdt in:

  • a. de capaciteit van de opvangplaatsen en koppelingen dient vastgesteld te worden, cf. artikel 1 lid j (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.4) én

  • b. vastgesteld dient te worden dat de opvangplaatsen in exploitatie zijn, cf. artikel 2 lid 3 en 5 (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.4) én

  • c. vastgesteld dient te worden dat de gemeente een financiële relatie heeft met de kindercentra waar in exploitatie zijnde opvangplaatsen en koppelingen betrekking op hebben, cf. artikel 1 lid f, g, h (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.5) én

  • d. in geval van koppelingen dient vastgesteld te worden dat er schriftelijke overeenkomsten met ouder(s), pleeg- of stiefouder(s) zijn, cf. artikel 1 lid i (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.6) én

  • e. in geval van in exploitatie zijnde opvangplaatsen in andere gemeenten dient vastgesteld te worden dat schriftelijke afstemming met de betreffende gemeenten heeft plaatsgevonden en dat de opvangplaatsen maar bij één gemeente worden verantwoord (zie toelichting bij de verantwoording § 5.2.7).

Het spreekt voor zich dat de opgegeven opvangplaatsen geëxploiteerd worden door kindercentra en of gastouderbureau’s (artikel 2, vijfde lid van de Rkb) en dus minimaal voldoen aan het gestelde in het Tijdelijk besluit kwaliteitsregels kinderopvang.

Er is sprake van een (gerealiseerde) opvangplaats BSO indien het aanbod op jaarbasis voor buitenschoolse opvang tenminste 1050 uur betreft. Er is sprake van een (gerealiseerde) opvangplaats HDO indien het aanbod voor dagopvang tenminste 2160 uur betreft (artikel1, onder j). Dit betekent dat bij het tellen van het aantal gerealiseerde opvangplaatsen geteld wordt op basis van capaciteit.

Bij het vaststellen van de soort opvang kan de accountant gebruik maken van vergunningen, inspectierapporten, brochures van de instelling, jaarrekeningen van de instelling etc.

De accountant zal moeten vaststellen dat de bij de verschillende meetmomenten of peildata opgegeven aantallen opvangplaatsen ook op die datum zijn gerealiseerd.

Bij de opgave om in aanmerking te komen voor de extra rijksbijdrage BSO 97/98 is het ook van belang vast te stellen dat er geen sprake is van verschuiving in de tijdstippen van realisatie (artikel 2, lid 1, 2, 3, 6, 9,10). Dit geldt ook voor de overige meetmomenten.

De accountant zal voor de vaststelling van de in exploitatie zijnde aantallen per peildatum (meetmoment) gebruik kunnen maken van vergunningen, inspectierapporten, (gecontroleerde) jaarrekeningen van de instelling, raadsbesluiten, besluiten van B&W, subsidiebeschikkingen etc.

Een gerealiseerde opvangplaats kan ook bestaan uit een in exploitatie zijnde opvangplaats met verruimde openingstijden (artikel 2, lid 7, 8 en 11). Hieronder staat bij het maximaal uren opvang per jaar per opvangsoort de omrekenfactor vermeld, waarmee het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen vermenigvuldigd mag worden (dit wordt in de rekentool automatisch gedaan).

Voor in exploitatie zijnde opvangplaatsen met verruimde openingstijden ontvangt een gemeente dus niet meer middelen, maar kan wel de taakstelling eerder bereikt worden.

Een voorbeeld: Een gemeente heeft een taakstelling van 10 gerealiseerde opvangplaatsen. De gewone uitkering bedraagt 10 x € 5939,22 = € 59392,22.

Doordat het realiseren van ruim 6,6 opvangplaatsen met openingstijden tussen de 3240 en 6120 (10 gedeeld door 1,5) heeft deze gemeente de taakstelling bereikt. Het is dus niet zo dat de 10 opvangplaatsen vermenigvuldigd worden met 1,5 (10 x 1,5 = 15) en dat er voor 5 opvangplaatsen nog recht op een extra uitkering zou gelden.

Het aantonen van verruimde openingstijden kan bijvoorbeeld door de vermelding in de afgegeven vergunningen of daaraan gelijk gestelde verklaringen (conform het Tijdelijk besluit kwaliteitsregels kinderopvang). Het aantonen van voldoende personeel (contracten, geschreven uren, loonstaten e.d.) kan dit onderbouwen.

Naast vergunningen kunnen inspectierapporten of verslagen van de toezichthoudende instantie, brochures van de instelling, geschreven uren door het personeel of loonstaten, een bron zijn voor de vaststelling van het aantal opvangplaatsen met verruimde openingstijden (flexibele opvang).

Gecontroleerde jaarrekeningen waaruit deze afwijkende uren zijn op te maken (bijvoorbeeld door de inzet van personeel en fte’s) kunnen eveneens dienen om het aantal gerealiseerde opvangplaatsen te tellen. Ook hier kunnen besluiten van gemeenteraad en/of B&W een bijdrage leveren bij het aantonen dat in de betreffende gemeente kinderopvang met flexibele openingstijden wordt nagestreefd.

Conform artikel 2, derde lid van de Rkb moet een opvangplaats in exploitatie zijn. Wanneer is een opvangplaats in exploitatie?

In de toelichting van het nulmetingsformulier dat in 2000 naar de gemeenten is verzonden staat:

‘Het gaat bij de telling van de opvangplaatsen in de nulmeting om de capaciteit en niet om de bezetting. De opvangplaatsen dienen in exploitatie te zijn’.

En verder:

‘Een opvangplaats is in exploitatie als de voorzieningen op het gebied van huisvesting, organisatie en personeel getroffen zijn. De accommodatie dient verworven of gehuurd, gebouwd of verbouwd en ingericht te zijn. Kortom, de huisvesting moet gebruiksklaar zijn.

Verder moet de organisatie in staat zijn daadwerkelijk opvang aan te bieden en daar in alle relevante aspecten uitvoering aan kunnen geven.

Tenslotte is voldoende personeel vereist. Het Tijdelijk besluit kwaliteitsregels kinderopvang, de gemeentelijke verordeningen op de kwaliteit van de kinderopvang en de CAO-welzijnswerk ‘(inmiddels heeft de sector ook een eigen CAO Kinderopvang)’… bevatten bepalingen omtrent de vereiste omvang en de kwalificaties van het personeelsbestand. Met in achtneming van die normen, moet het aantal functionarissen tenminste gelijke tred houden met het aantal kinderen dat van de opvang gebruik maakt. Dan tellen alle opvangplaatsen mee, bezette en onbezette’.

Een voorbeeld: Een kindercentrum in uw gemeente heeft uitgebreid met 20 in exploitatie zijnde opvangplaatsen en de bezetting is slechts 80% dan blijft het aantal gerealiseerde opvangplaatsen 20 en wordt niet 16 (indien aan alle andere rechtmatigheidseisen is voldaan).

In een circulaire van 28 maart 2002 (DJB/KO-2261421) is ‘gerealiseerde kindplaats’ nog als volgt nader toegelicht:

‘een opvangplaats zoals bedoeld in artikel 1 van de Rkb die derhalve in exploitatie is genomen gedurende de periode van de Rkb en waarbij sprake is van een financiële relatie tussen de exploitant en de gemeente. Een opvangplaats is in exploitatie wanneer er voorzieningen op het gebied van huisvesting, organisatie en personeel getroffen zijn. Het moet gaan om een voor kinderopvang goedgekeurde gelegenheid, waarbij de organisatie in staat is om op aanvraag onmiddellijk daadwerkelijk opvang te leveren. Dit betekent dat er voldoende oproepbaar personeel beschikbaar is.’

Uit de administratie van de gemeente zal een en ander moeten blijken. Met de vergunningafgifte aan ieder kindercentrum (artikel 1 onder f, g en h) wordt voldaan aan de eis van voldoende personeel en aan de (overige) eisen van het Tijdelijk besluit kwaliteitsregels kinderopvang. Indien de vergunning (of een daaraan gelijkgestelde verklaring conform het Tijdelijk besluit kwaliteitsregels kinderopvang) tevens het aantal in exploitatie zijnde of gerealiseerde opvangplaatsen noemt, is de uitbreiding van opvangplaatsen voldoende onderbouwd. Naast de vergunningen kunnen inspectierapporten of verslagen van de toezichthoudende instantie, bouwvergunningen of bouwtekeningen een bron zijn van het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen. Gecontroleerde jaarrekeningen en/of stukken van de instelling, zoals jaarverslagen en prestatiegegevens kunnen tevens dienen om het aantal gerealiseerde opvangplaatsen te onderbouwen.

In het verantwoordingsformulier dienen die in exploitatie zijnde opvangplaatsen door de gemeente opgenomen te worden, waarvan de achterliggende stukken, zoals vergunningen, inspectierapporten, subsidiebeschikkingen, gecontroleerde jaarrekeningen en/of jaarstukken zowel van de gemeente als van de instelling etc, ter onderbouwing voor de capaciteit en het in exploitatie zijn, aanwezig zijn.

In het geval van het verkrijgen van een subsidie of het afsluiten van een overeenkomst wordt de term financiële relatie gebruikt. In de toelichting van het nulmetingsformulier uit 2000 staat:

‘Bij de nulmeting en de eindmeting in het kader van deze regeling worden alleen opvangplaatsen geteld in kinderopvanginstellingen waar de gemeente een financiële relatie mee heeft. De opvangplaatsen die in zo’n kinderopvanginstelling worden verhuurd, tellen dus ook mee. Met een kinderopvanginstelling wordt een centrum voor buitenschoolse opvang, dagopvang of een gastouderbureau bedoeld. De financiële relatie heeft de vorm van een gemeentelijke subsidie of een overeenkomst tot het leveren van opvangplaatsen. Indien een gemeente met een instelling slechts een overeenkomst heeft gesloten ten behoeve van gemeentelijk personeel is er geen sprake van een financiële relatie.’

Op verzoek van veel gemeenten en het veld is bij circulaire van 28 maart 2002 (DJB/KO-2261421) dit begrip nader toegelicht om te bewerkstelligen dat gemeenten de inrichting van hun administratie hierop konden afstemmen:

‘de gemeente heeft een financiële relatie met een kindercentrum of instelling voor gastouderopvang, zoals bedoeld in artikel 1, lid j van de Rkb, wanneer aantoonbaar is (bijvoorbeeld door een overeenkomst of subsidiebeschikking) dat er middelen van de gemeente naar dit kindercentrum vloeien of zijn gevloeid ten behoeve van het realiseren van opvangplaatsen. Van belang hierbij is dat de financiële relatie per 31 december 20022 nog bestaat. Dit is bijvoorbeeld het geval als de overeenkomst of de beschikking betrekking heeft op een aantal kindplaatsen dat per die datum gerealiseerd moet zijn’.

Het is van belang dat de accountant nagaat dat alle opvangplaatsen (in exploitatie zijnde capaciteit) van kinderopvanginstellingen, waarmee de gemeente een financiële relatie heeft, in het verantwoordingsformulier zijn opgenomen. Opvangplaatsen die met andere Rijksmiddelen worden gefinancierd, tellen volledig mee.

De meest voor de hand liggende financiële relatie is een jaarlijks terugkerende subsidie of een bedrag dat over meerdere jaren (bijvoorbeeld tot en met het einde van de Rkb-periode) beschikbaar is gesteld. Bijvoorbeeld in het geval van een jaarlijks subsidiebedrag van de gemeente aan een instelling of kindercentrum ten behoeve van de exploitatie van uitbreidingsplaatsen of ten behoeve van de exploitatie van subsidieplaatsen etc.

Er zijn echter ook varianten denkbaar waarbij de financiële relatie wel betrekking heeft op de in exploitatie zijnde opvangplaatsen, maar waarvan de daadwerkelijke betaling is gecomprimeerd in één of enkele betalingsmomenten. Te denken valt aan investeringsbijdragen bij nieuwbouw of uitbreidingen, eenmalige bijdragen ten behoeve van de huur of aankoop van een pand, waarderingssubsidies etc.

In dergelijke gevallen zal ultimo 2003 het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen en koppelingen vastgesteld moeten worden; de financiële relatie echter kan al vóór 2003 zijn ontstaan.

De hoogte van de subsidie of de omvang van de uitkering die hiermee gemoeid is, dan wel het aantal instellingen/kindercentra dat hierbij betrokken is, is een beslissing die valt onder de autonomie van de gemeenten.

De financiële relatie kan ook zijn aangegaan met een overkoepelende instelling. In dat geval moet wel uit de administratie, subsidiebeschikking of overeenkomst, blijken om welke kindercentra (locatie) van deze koepelinstelling het gaat.

Bij het aantonen van een financiële relatie kan gebruik worden gemaakt van contracten, overeenkomsten, subsidiebeschikkingen, goedgekeurde begrotingen en jaarrekeningen van de gemeente (hierin zijn capaciteitsgegevens vermeld), financiële jaarverslagen of concrete overboekingsinformatie (crediteurenadministratie). Besluiten en/of (vastgestelde) nota’s van de gemeenteraad en/of B&W kunnen bijdragen aan het aantonen van inzet van gemeentelijke financiële middelen.

Zoals beschreven in hoofdstuk 2, bij de aanpassingen van de nulmeting (codes 201b en 301b), kan er gaandeweg de Rkb-periode alsnog een subsidie worden verstrekt of een overeenkomst worden gesloten met kindercentra in een gemeente, waar ten tijde van de nulmeting géén financiële relatie mee bestond. De uitbreidingsplaatsen van deze kindercentra kunnen worden meegeteld. In dat geval moet het aantal opvangplaatsen dat al aanwezig was ten tijde van de nulmeting, alsnog worden vastgesteld en door de accountant worden gecontroleerd.

Bij deze aanpassingen op de (nul)metingen was er geen financiële relatie, echter de accountant dient vast te stellen dat aan de voorwaarden, zoals beschreven onder 5.2.4 (capaciteit, in exploitatie) en aan de overige voorwaarden is voldaan.

Voor de vaststelling van het aantal gerealiseerde opvangplaatsen bij gastouderopvang, telt u het aantal koppelingen. Elke afgesloten overeenkomst geldt als een koppeling (artikel 1, onder i), ook als er meerdere kinderen op de overeenkomst zijn vastgelegd.

In de circulaire van 28 maart 2002 is het begrip koppeling als volgt omschreven:

‘een koppeling is een schriftelijke overeenkomst met ouder(s), pleeg- of stiefouder(s) betreffende het aantal af te nemen uren (minimaal 5) gastouderopvang. Bij gastouderopvang moet in ieder geval sprake zijn van kinderopvang in een gezinssituatie, tot stand gekomen door middel van een gastouderbureau. Bij de metingen in het kader van de Rkb telt elke afgesloten overeenkomst als één koppeling. Dus ook als er meerdere kinderen op één overeenkomst staan, wordt de overeenkomst als één koppeling beschouwd.’

Voor de geldigheid van een koppeling (dus om deze mee te mogen tellen voor de Rkb) ligt een overeenkomst met de vraagouder ten grondslag. Deze overeenkomst kan direct tussen vraagouder en gastouder zijn, maar ook tussen vraagouder en gastouderbureau. In het eerste geval moet er vervolgens wel een direct verband te zijn tussen gastouder en gastouderbureau, want zonder bemiddeling van een gastouderbureau is er weer geen sprake van formele gastouderopvang.

Voor uw gemeente betekent dit dat voor het achterhalen van het aantal koppelingen binnen uw gemeente, het voor de hand ligt, dat u een beroep doet op het gastouderbureau in uw of andere (omliggende) gemeenten. U zult hier dus zelf actie voor moeten ondernemen en dit op inzichtelijke wijze opnemen in de gemeentelijke administratie. Houdt u rekening met de verschillende peildata die gelden bij het tellen van de koppelingen. Deze zijn gebaseerd op het gemiddelde van drie meetmomenten in een jaar en deze meetmomenten zijn niet bij elke uitkering hetzelfde. Zie ook hoofdstuk 2 en hoofdstuk 4.

De controle van het aantal koppelingen is omslachtig. Het kan voorkomen dat uw accountant enkele steekproeven wenst te nemen bij het gastouderbureau waar u mee werkt. Bereid uw gastouderbureau voor om indien nodig inzage in hun administratie en afgesloten contracten te verlenen.

De Rkb staat toe dat u uitbreiding van opvangplaatsen realiseert in een andere gemeente3 (bijvoorbeeld buurgemeente). Ook voor dergelijke gerealiseerde opvangplaatsen blijven de normale voorwaarden van kracht: u zult dus naast een capaciteitsuitbreiding ten opzichte van de nulmeting ook een financiële relatie met deze kindercentra moeten hebben. Ten behoeve van de controle is het raadzaam dergelijke in exploitatie zijnde opvangplaatsen goed af te stemmen en vast te leggen met de betreffende buurgemeente.

Dit is zeker van belang als ‘uw’ gerealiseerde opvangplaatsen betrekking hebben op een kindercentrum, waar ook de buurgemeente opvangplaatsen conform de Rkb heeft gerealiseerd en deze in exploitatie zijnde opvangplaatsen wil opvoeren voor de taakstelling: gerealiseerde opvangplaatsen waar al een financiële relatie mee bestaat, mogen uiteraard niet dubbel worden opgegeven.

De gemeente moet zorgen dat de afstemming van de opgenomen aantallen in buurgemeenten heeft plaatsgevonden met die buurgemeenten en dat schriftelijk is vastgelegd waaruit blijkt welke gemeente welke in exploitatie zijnde opvangplaatsen declareert.

Deze stukken en mogelijk stukken die in bezit zijn van de buurgemeente, zullen beschikbaar moeten zijn bij de controle door uw accountant. Het is raadzaam hier in overleg met de buurgemeente op voorbereid te zijn.

In het nulmetingsformulier staat een en ander als volgt omschreven:

‘Het is mogelijk dat gemeenten samenwerken om opvangplaatsen te realiseren. In de praktijk kan dit betekenen dat de opvang niet in de gemeente zelf, maar in een buurgemeente of centrumgemeente wordt gerealiseerd. De samenwerkende gemeenten moeten voldoende administratieve voorzieningen treffen om te kunnen bepalen welke gemeente met welk deel van de gezamenlijk gerealiseerde opvangplaatsen een bekostigingsrelatie onderhoudt’.

En:

‘Soms is het voor alle betrokken gemeenten niet meteen duidelijk dat een gemeente opvangplaatsen heeft gerealiseerd in een andere gemeente. In die gevallen onderhoudt de ene gemeente een financiële relatie met opvangplaatsen in een andere gemeente, zonder dat die gemeente daarvan op de hoogte is. Er wordt dan direct zaken gedaan tussen een gemeente en een centrum voor kinderopvang of een gastouderbureau in ene andere gemeente. Dat kan bijvoorbeeld doordat een gemeente een overeenkomst tot het leveren van opvangplaatsen afsluit met een opvangvoorziening in een andere gemeente. Die opvangplaatsen moeten toegerekend worden aan de gemeente, waarmee de overeenkomst is afgesloten; de gemeente waar het centrum voor buitenschoolse opvang, dagopvang of het gastouderbureau is gevestigd, mag deze opvangplaatsen niet meetellen. Om te voorkomen dat beide gemeenten dezelfde plaatsen opvoeren in de nulmeting (en eindmeting)en deze plaatsen dus dubbel worden geteld, worden gemeenten geacht elkaar over deze opvangplaatsen te informeren’.

Zorgt u er dus voor dat uit uw administratie blijkt hoeveel opvangplaatsen uw gemeente declareert en hoeveel opvangplaatsen uw buurgemeente (of gemeente waar u mee samen werkt). Van belang is dat de opgegeven aantallen door u en uw buurgemeente overeen komen. Een en ander is ook van belang bij het aantonen van de financiële relatie met de kindercentra/ instellingen. Een voorgeschreven manier van vastleggen van deze samenwerking wordt niet gegeven, maar gedacht kan worden aan gemeenteraadbesluiten, besluiten van B&W, nota’s, overeenkomsten en/of officiële briefwisseling tussen gemeentebesturen en/of B&W etc.

Als dit niet is vastgelegd dan kan B&W hier alsnog informatie over opvragen bij de betrokken kindercentra.

Bereidt u uw kindercentra hierop voor.

Bij opvang in andere gemeenten:

De accountant dient naast de hierboven genoemde zaken, tevens vast te stellen dat samenwerkende gemeenten voldoende administratieve voorzieningen hebben getroffen om te bepalen welke gemeente met welk deel van de gezamenlijk gerealiseerde opvangplaatsen een bekostigingsrelatie onderhoudt.

Bij gemeentegrens overschrijdende kinderopvang dienen de betreffende in exploitatie zijnde opvangplaatsen toegerekend te worden aan de gemeente waarmee de overeenkomst is afgesloten. Om te voorkomen dat gemeenten dezelfde plaatsen dubbel opvoeren, dient de accountant, naast de hierboven genoemde zaken, vast te stellen dat gemeenten onderling deze opvangplaatsen hebben afgestemd en niet dubbel bij het Rijk hebben gedeclareerd.

Een andere vorm van samenwerking kan voorkomen bij samenwerkende regio’s of via mandatering van bestuursorganen. Van belang is dat in dat geval het juiste besluit is genomen en nog van kracht is (mandaatbesluit).

De accountant zal bij de controle mogelijkerwijs zowel uit uw gemeentelijke administratie als bij uw buurgemeente of gemandateerde bestuursorgaan controles wensen uit te voeren. Het is raadzaam hier afspraken over te maken.

In hoofdstuk 5 is uiteengezet op welke wijze een onderbouwing met relevante stukken kan worden gegeven waaruit blijkt dat aan de voorwaarden van de Rkb is voldaan. Hieronder volgt de beleidslijn die gevolgd gaat worden bij de vaststelling van uw subsidie (uitkering).

Bij correct ingevulde verantwoordingen met een goedkeurende accountantsverklaring, wordt afhankelijk van het halen (realiseren) van de taakstelling het subsidiebedrag vastgesteld overeenkomstig de subsidieverlening. Indien er minder plaatsen zijn gerealiseerd dan vastgelegd in de taakstelling dan wordt dit mindere aantal gerealiseerde plaatsen teruggevorderd (artikel 51 Bekostigingsbesluit).

Overeenkomstig het controle- en rapportageprotocol wordt van uw accountant verwacht dat indien de in het verantwoordingsformulier aangetroffen fouten de 1% en/of de onzekerheden de 3% (van het totale aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) overschrijden, de fouten en onzekerheden worden gerapporteerd. De accountant zal in het rapport van bevindingen vermelden om hoeveel opvangplaatsen het gaat en in welk toetspunt de oorzaak van de onzekerheden of fouten ligt. Indien de toleranties worden overschreden, dient de accountant de geëxtrapoleerde fouten of onzekerheden apart te rapporteren met vermelding van de oorzaken, gekwantificeerd (en geëxtrapoleerd) naar de toetspunten uit hoofdstuk 5.2.

Indien op het verantwoordingsformulier is gekozen voor code 402 (Afrekening bonusuitkering bij herindeling) dient per gemeente te worden gerapporteerd.

Bovenstaande houdt in dat het ministerie in staat moet zijn de gekwantificeerde fouten en onzekerheden te corrigeren op de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen zoals verantwoord in de vakjes op het verantwoordingsformulier (bij de codes 201 t/m 304) en de eventueel ingevulde bijlagen (bij de codes 101 t/m 130).

Als de fouten de 1% overschrijden en/of de onzekerheden de 3% overschrijden, kan dit leiden tot een afkeurende verklaring, een verklaring van oordeelonthouding of een verklaring met beperking.

Afhankelijk van de aard van de fouten en onzekerheden in het rapport van bevindingen zal meer of minder coulance worden genomen, voordat tot correctie zal worden overgegaan. Deze correcties vloeien voort uit artikel 51 van het Bekostigingsbesluit welzijnsbeleid en artikel 4:46 van de AwB.

• In geval van door de accountant geconstateerde fouten

In geval van fouten zal 100% van het aantal foutieve opvangplaatsen of koppelingen welke zijn opgegeven door de accountant, gecorrigeerd worden op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier.

• In geval van geconstateerde onzekerheden

Indien niet met zekerheid vastgesteld kan worden dat er sprake is van een financiële relatie tussen de gemeente en het kindcentrum, dan zal 100% van het aantal onzekere opvangplaatsen of koppelingen gecorrigeerd worden op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier.

In geval van overige onzekerheden zal 50% van de geconstateerde onzekere opvangplaatsen of koppelingen worden gecorrigeerd op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier.

In feite betekenen bovenstaande correcties een zekere coulance bij bijna alle toetspunten. Dit is mede ingegeven door een review op de nulmeting, waaruit bleek dat de meest onzekerheden bij de eindmeting zullen ontstaan op het toetspunt koppelingen gastouderopvang.

Voor deze coulance is gekozen om te voorkomen dat aangetroffen onzekerheden bij de gastouderopvang een te grote invloed hebben op de totale verantwoording, aangezien gastouderopvang slechts een klein deel uitmaakt van de totale gerealiseerde uitbreiding (landelijk ongeveer 5%) terwijl de registratie en administratie van gastouderopvang (koppelingen) een bewerkelijke en complexe opzet kent.

Met name het registeren en tellen van de koppelingen (zijnde het gemiddelde van verschillende maanden) op de juiste peildata is een extra moeilijkheidsfactor bij het registreren van uitbreidingen bij deze vorm van kinderopvang, waarbij de gemeente ook nog afhankelijk is van (al dan niet beschikbare gegevens bij) het gastouderbureau.

• Terugvordering

De toegepaste correcties op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier hebben pas gevolgen voor de gemeente als de correcties leiden tot minder gerealiseerde opvangplaatsen op bepaalde meetmomenten, dan waarvoor voorschotten zijn verstrekt.

Indien correcties op de aantallen leiden tot verrekening van verstrekte voorschotten, dan zal hierbij geen wettelijke rente worden berekend.

De verantwoordingsdocumenten voor de Rkb worden automatisch verwerkt door middel van OCR (scanning). Dit stelt een aantal eisen aan de wijze waarop u deze documenten kunt indienen. Doel van deze invulinstructie is de geautomatiseerde verwerking van de verantwoordingsdocumenten zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen en het aantal onjuist of niet volledig ingevulde formulieren te beperken.

U kunt deze invulinstructie gebruiken bij het invullen van de diverse verantwoordingsdocumenten. Deze invulinstructie is van zuiver technische aard en gaat inhoudelijk niet op de verantwoordingsdocumenten in.

• Gebruik van de voorgeschreven formulieren

U kunt bij het indienen van uw verantwoording uitsluitend gebruik maken van de originele formulieren die door het ministerie aan u zijn verstrekt. Het gebruik van kopieën of zelf ontworpen formulieren is niet toegestaan. Ook gefaxte formulieren kunnen niet worden verwerkt. U kunt de originele verantwoordingsdocumenten herkennen aan de gekleurde horizontale balk in het SZW-logo.

• Ondertekening

Het verantwoordingsdocument dient te worden ondertekend door het bevoegd gezag. In de regel is dit het College van Burgemeester en Wethouders (B&W). Bij de ondertekening kan geen sprake zijn van mandatering. Bij mandatering is namelijk sprake van een besluit dat wordt genomen in naam van een bestuursorgaan. Bij de ondertekening van de verantwoordingsdocumenten is echter geen sprake van het nemen van een besluit maar van het verrichten van een feitelijke handeling. Voor deze handelingen kan op grond van art. 10:12 Algemene wet bestuursrecht een machtiging voor ondertekening aan een ondergeschikte worden verleend. Voor ondertekening door een niet-ondergeschikte moet op grond van titel 3 van boek 3 BW een machtiging zijn verleend.

Uitsluitend in die gevallen dat het bevoegd gezag (B&W) een machtiging heeft afgegeven aan een ondergeschikte of aan een niet-ondergeschikte, is het de gemachtigde toegestaan de verantwoordingsdocumenten namens het bevoegd gezag te ondertekenen. Uit de ondertekening moet te allen tijde blijken namens wie het is ondertekend. Zie hiervoor art. 10:10 Algemene wet bestuursrecht.

• Het invullen van de formulieren

U kunt de formulieren met zwarte of blauwe inkt in vullen. Ook het gebruik van een schrijfmachine of printer is toegestaan. U dient daarbij rekening te houden met het volgende:

• – karakters buiten de invulvelden wordt niet herkend

• – schrijf karakters los en in blokletters

• – Het plaatsen van strepen of kruizen door de velden die u niet gebruikt, is niet toegestaan

• Invulvoorbeeld

• Code

De in deze kolom opgenomen codes zijn bestemd voor verwerking door het ministerie. Deze zijn voor u uitsluitend van belang wanneer deze codes ook worden gebruikt als verwijzing naar elders op de verantwoordingsdocumenten.

• Gebruik van komma’s en punten

Het gebruik van punten op de verantwoordingsdocumenten is niet toegestaan. Op de documenten vermeldt u dan ook geen scheidingstekens bij de duizendtallen. Het gebruik van de komma is uitsluitend toegestaan als decimaalteken.

• Afrondingen

Bij aantallen kunt u afronden tot maximaal één cijfer achter de komma.

• Lege velden en het gebruik van ‘nullen’

Als u op een bepaald veld niets wilt verantwoorden laat u het desbetreffende veld leeg. Dus geen nullen of strepen invullen.

De uitvoering van de Rkb is als gevolg van afspraken in het Strategisch Akkoord (Balkenende-I) overgedragen van het ministerie van VWS naar het ministerie van SZW. Direct gevolg hiervan is dat de vaststelling van de verleende subsidies vanaf 1996 ook bij SZW is belegd. De verantwoording die u indient heeft dan ook betrekking op alle in het kader van de Rkb verleende subsidies over de periode 1996 tot en met 2003. Dit betekent dat u ook de voorschotten die u van VWS heeft ontvangen, moet verantwoorden bij SZW.

Door diverse wijzigingen van de Rkb, als gevolg van herindelingen en als gevolg van het feit dat de administratieve systemen van VWS en SZW niet naadloos op elkaar aansluiten, is de verantwoording van de Rkb een complex geheel geworden. Voor het overgrote deel van de gemeenten (95%) is het echter mogelijk gebleken de door het ministerie benodigde informatie ten behoeve van de vaststelling van de subsidie Rkb over de periode 1996 t/m 2003 te beperken tot twee pagina’s (exclusief de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen).

Een uitzondering hierop doet zich voor bij die gemeenten die in 2001, 2002, 2003 of op 1 januari 2004 zijn heringedeeld/samengevoegd of voor gemeenten die in 2002, 2003 of 2004 van naam zijn gewijzigd en een nieuw UO-nummer (CBS-nummer) hebben gekregen. Dit wordt hieronder toegelicht. Zie hiervoor ook hoofdstuk 2.

• Gemeenten die sinds 1 januari 2001 niet te maken hebben gekregen met een gemeentelijke herindeling (situatie A)

Voor deze gemeenten (de grote meerderheid) geldt dat ze kunnen volstaan met één verantwoording over de periode 1996 tot en met 2003.

• Heringedeelde gemeenten in 2001 of 2002 (situatie B)

Gemeenten die in 2001 of op 1 januari 2002 zijn heringedeeld moeten voor wat betreft de afrekening van de Bonusuitkering 2001 kiezen op welke wijze deze wordt afgerekend. Theoretisch is het mogelijk dat een gemeente als gevolg van de herindeling niet meer in aanmerking komt voor een bonusuitkering, terwijl dit wel het geval zou zijn geweest als er geen sprake van een herindeling zou zijn geweest. Deze gemeenten zouden in die situaties ten onrechte benadeeld kunnen worden. Deze gemeenten hebben daarom de mogelijkheid om de Bonusuitkering 2001 per oude gemeente te laten vaststellen.

Op het verantwoordingsdocument dienen deze gemeenten aan te geven op welke wijze zij de vaststelling van de Bonusuitkering willen laten plaatsvinden. Hiervoor dient u bij code 401 of 402 op de verantwoording uw keuze kenbaar te maken. Gemeenten die niet zijn heringedeeld in 2001 of op 1 januari 2002 kiezen hier uiteraard voor optie 403 (= niet van toepassing).

Indien u kiest voor optie 401 is geen aanvullende informatie nodig. Indien u kiest voor optie 402 (afrekening per individuele gemeente van voor de herindeling) is wel aanvullende informatie nodig. U dient dan voor iedere afzonderlijke gemeente realisatiecijfers te verstrekken. Hiervoor moet u gebruik maken van de bijlage die u bij het verantwoordingsdocument heeft ontvangen (de bijlage wordt uitsluitend gestuurd naar gemeenten die in 2001 of op 1 januari 2002 zijn heringedeeld/samengevoegd).

Op de volgende pagina treft u een opsomming van de gemeenten die dit betreft.

• Heringedeelde gemeenten in 2003 of naamswijziging in de periode 2 januari 2002 t/m 1 januari 2003 (situatie C)

Hoewel de verantwoording betrekking heeft op meerdere verantwoordingsjaren, kunnen de meeste gemeenten volstaan met één enkele verantwoording voor de periode 1996–2003. Voor gemeenten die in 2003 zijn heringedeeld is dit als gevolg van de gelijktijdige overdracht van de Rkb van VWS aan SZW technisch niet mogelijk. Het zelfde geldt voor gemeenten die in de periode 2 januari 2002 t/m 1 januari 2003 van naam zijn gewijzigd en een nieuw UO-nummer (CBS-nummer) hebben gekregen. Dit is gelegen in het feit dat de verschillende administratieve systemen van VWS en SZW niet goed op elkaar aansluiten.

Gemeenten die dit betreft dienen voor iedere oude gemeente een verantwoording (meegestuurd) in over de periode 1996 tot en met 2002 en tevens een verantwoording voor de nieuwe gemeente over het verantwoordingsjaar 2003. In onderstaand schema is aangegeven welke gemeenten dit betreft en welke verantwoordingen deze gemeenten in moeten dienen. Genoemde gemeenten krijgen dus meerdere verantwoordingsdocumenten toegestuurd, welke allen moeten worden ingediend.

• Heringedeelde gemeenten in 2004 of naamswijziging in de periode 2 januari 2003 t/m 1 januari 2004 (situatie D)

Deze gemeenten dienen over de periode 1996 tot en met 2003 voor iedere (voormalige) gemeente die op 1 januari 2003 bestond een verantwoording in. In onderstaand schema is aangegeven welke gemeenten dit betreft en welke verantwoordingen deze gemeenten in moeten dienen. De bijbehorende formulieren zijn meegestuurd.

• Combinatie van verschillende situaties

* Combinatie van situatie B en situatie C

Voor de gemeenten Dinkelland, Olst-Wijhe, Twenterand, Steenwijkerland en Lingewaard geldt dat er zowel sprake is van Situatie B als van Situatie C.

• – Gemeente Dinkelland dient dus twee verantwoordingen en bijbehorende accountantsverklaringen in: de verantwoording van de gemeente Dinkelland over het verantwoordingsjaar 2003 en van de voormalige gemeente Denekamp over de verantwoordingsperiode 1996 t/m 2002. Voormalig Denekamp valt onder situatie B en dient indien van toepassing tevens de bijlagen in (behorende bij code 402). Deze bijlagen vallen onder de accountantsverklaring bij de verantwoording over de periode 1996 t/m 2002.

• – Gemeente Olst-Wijhe dient dus twee verantwoordingen en bijbehorende accountantsverklaringen in: de verantwoording van de gemeente Olst-Wijhe over het verantwoordingsjaar 2003 en van de voormalige gemeente Olst over de verantwoordingsperiode 1996 t/m 2002. Voormalig Olst valt onder situatie B en dient indien van toepassing tevens de bijlagen in (behorende bij code 402). Deze bijlagen vallen onder de accountantsverklaring bij de verantwoording over de periode 1996 t/m 2002.

• – Gemeente Twenterand dient dus twee verantwoordingen en bijbehorende accountantsverklaringen in: de verantwoording van de gemeente Twenterand over het verantwoordingsjaar 2003 en van de voormalige gemeente Vriezenveen over de verantwoordingsperiode 1996 t/m 2002. Voormalig Vriezenveen valt onder situatie B en dient indien van toepassing tevens de bijlagen in (behorende bij code 402). Deze bijlagen vallen onder de accountantsverklaring bij de verantwoording over de periode 1996 t/m 2002.

• – Gemeente Steenwijkerland dient dus twee verantwoordingen en bijbehorende accountantsverklaringen in: de verantwoording van de gemeente Steenwijkerland over het verantwoordingsjaar 2003 en van de voormalige gemeente Steenwijk over de verantwoordingsperiode 1996 t/m 2002. Voormalig Steenwijk valt onder situatie B en dient indien van toepassing tevens de bijlagen in (behorende bij code 402). Deze bijlagen vallen onder de accountantsverklaring bij de verantwoording over de periode 1996 t/m 2002.

• – Gemeente Lingewaard dient dus twee verantwoordingen en bijbehorende accountantsverklaringen in: de verantwoording van de gemeente Lingewaard over het verantwoordingsjaar 2003 en van de voormalige gemeente Bemmel over de verantwoordingsperiode 1996 t/m 2002. Voormalig Bemmel valt onder situatie B en dient indien van toepassing tevens de bijlagen in (behorende bij code 402). Deze bijlagen vallen onder de accountantsverklaring bij de verantwoording over de periode 1996 t/m 2002.

* Combinatie van situatie B en situatie D

Voor de gemeenten Rijssen-Holten en Neder-Betuwe geldt dat er zowel sprake is van Situatie B als van Situatie D. Beide uitzonderingssituaties zijn dan ook van toepassing op deze gemeenten.

• – Gemeente Rijssen-Holten dient dus één verantwoording in voor de voormalige gemeente Rijssen. Voormalig Rijssen valt onder situatie B en dient indien van toepassing tevens de bijlagen in (behorende bij code 402). Deze bijlagen vallen tevens onder de accountantsverklaring.

• – Gemeente Neder-Betuwe dient dus één verantwoording in voor de voormalige gemeente Kesteren. Voormalig Kesteren valt onder situatie B en dient indien van toepassing tevens de bijlagen in (behorende bij code 402). Deze bijlagen vallen tevens onder de accountantsverklaring.

De Rkb-tool heeft uitsluitend de bedoeling om gemeenten inzicht te geven op wel bedrag aan subsidie ze aanspraak willen maken. De Rkb-tool kan op geen enkele wijze worden gebruikt voor het indienen van een verantwoording bij het ministerie. U kunt aan de bedragen in de Rkb-tool geen rechten ontlenen.

Uit de in te dienen (papieren) verantwoording kan de gemeente niet direct afleiden op welk bedrag aan subsidie aanspraak wordt gemaakt. Om dit toch enigszins inzichtelijk te maken, stelt het ministerie een rekentool beschikbaar. Deze rekentool kunt u downloaden van het Gemeenteloket (www.gemeenteloket.minszw.nl). De rekentool is gebouwd met Microsoft Excel 2002. Oudere versies van Excel, of andere rekenprogramma’s worden niet ondersteund. Door het invullen van de gegevens die u ook op het verantwoordingsdocument heeft ingevuld, kunt u eenvoudig zien op welk bedrag aan subsidie u aanspraak maakt.

• Navigeren binnen de Rkb-rekentool

De Rkb-rekentool bestaat uit diverse werkbladen. U kunt deze werkbladen benaderen door op de gewenste gekleurde tab onderaan het scherm te klikken. U kunt naar de niet-zichtbare werkbladen navigeren door op de driehoekige pijltjes linksonder in het scherm te klikken. Achter ieder tabblad zit een ander werkblad. Als u de Rkb-rekentool voor de eerste maal opent, bevindt u zich in het werkblad met de naam ‘Welkom’. Hieronder wordt de inhoud van de diverse werkbladen kort weergegeven.

• Werkblad ‘Invulformulier’

Op dit werkblad vult u de benodigde gegevens in voor de berekening van de subsidie. In sommige velden moet u (realisatie)cijfers invullen, in andere velden moet u een keuze maken uit de beschikbare mogelijkheden die verschijnen als u op het veld klikt. U vult alle gele velden in. Indien van toepassing zullen dan in de blauwe velden gegevens verschijnen die ook van toepassing zijn op de desbetreffende gemeente. Uiteindelijk worden de gegevens die op deze pagina staan vermeld gebruikt voor de berekening van de hoogte van de subsidie waar u aanspraak op maakt. Dit werkblad heeft een gele tab.

• Werkblad ‘Subsidieberekening’

Op dit werkblad kunt u zien op welk subsidiebedrag u aanspraak maakt per soort uitkering in het kader van de Rkb. Tevens kunt u zien welk bedrag aan subsidie er nog verrekend dient te worden met het Rijk. U kunt op dit werkblad niets wijzigen. U kunt uitsluitend de berekening raadplegen. Dit werkblad heeft een groene tab.

• Werkbladen ‘Extra bijdrage 1997–1998’ tot en met ‘Extra taakstelling 2003’

Deze werkbladen laten per afzonderlijke subsidie zien op welk bedrag u aanspraak maakt en hoe dit bedrag tot stand komt. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de gegevens op de invulformulieren. U kunt op deze werkbladen niets wijzigen. U kunt uitsluitend de berekeningen raadplegen. Deze werkbladen hebben een blauwe tab.

• Werkbladen ‘Invulformulier (H1)’ tot en met ‘Invulformulier (H5)’ (alleen van toepassing voor gemeenten die in 2001 of op 1 januari 2002 zijn heringedeeld)

Als u kiest voor de afrekening per oude gemeente dient u op deze werkbladen de gele velden in te vullen. Deze aanvullende informatie is nodig voor het berekenen van de juiste Bonusuitkering 2001. Deze werkbladen hebben een paarse tab.

Indien u vragen heeft over de werking van de Rkb-rekentool kunt u deze per e-mail stellen aan de helpdesk Bekostiging. Het adres hiervoor is helpdeskbekostiging@minszw.nl. Het verdient de aanbeveling om in dat geval de zo volledig mogelijk ingevulde Rkb-rekentool mee te zenden.

Het onderzoek door de accountant omvat:

• a. de getrouwheid van de op het verantwoordingsformulier opgenomen aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen en koppelingen gastouderopvang.

• b. de rechtmatigheid van de wetsuitvoering.

I.2.1 Het onderwerp van onderzoek

De gemeente vult de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen en koppelingen gastouderopvang op verschillende meetmomenten in op het verantwoordingsformulier (artikel 6), welke uitgangspunt is voor de controle door de accountant. Het onderzoek door de accountant omvat de controle op de aantallen (juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid) van de in exploitatie zijnde opvangplaatsen, zoals door de gemeente ingevuld op het verantwoordingsformulier, code 101–130 bij herindeling en code 201–304.

De controle richt zich op de vaststelling van de getrouwheid en rechtmatigheid van de door de gemeente op het verantwoordingsformulier ingevulde aantallen. Uitgangspunt bij het onderzoek zijn de normen zoals deze ontleend worden aan de Algemene Wet Bestuursrecht, Welzijnswet, het Bekostigingsbesluit Welzijnswet, de Rkb, de uitgegeven circulaires, de Toelichting bij het verantwoordingsformulier van de Rkb en het controleprotocol.

I.2.2 De reikwijdte van de accountantsverklaring

De accountantsverklaring heeft betrekking op de getrouwheid van de door de gemeente op het verantwoordingsformulier ingevulde aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen BSO en HDO en koppelingen GOO, alsmede op de rechtmatigheid van de wetsuitvoering, zoals benoemd in de toelichting bij het verantwoordingsdocument Rkb en de naar aanleiding van de regeling uitgebrachte circulaires. De accountantsverklaring heeft geen betrekking op de in het verantwoordingsformulier verstrekte informatie met betrekking tot:

• – Afrekening bonusuitkering bij herdeling (code 401, 402, 403)

• – Afrekening gewone uitkering (code 501, 502, 503)

• – Afrekening gewone uitkering bij herindeling per 01-01-2003 (code 601, 602, 603)

• – Afrekening extra taakstelling 2003 in 2004 (code 701 en 702)

• – Voorbedrukte gegevens m.b.t. verleende voorschotten, taakstellingen en bonusuitkering.

I.2.3 De te hanteren goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt 1% over het totaal van de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen. De goedkeuringstolerantie voor onzekerheden bedraagt 3% over het totaal van de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen. Dit totaal is opgebouwd uit de volgende onderdelen (conform de codes op het verantwoordingsformulier):

De aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen zijn rechtmatig indien deze tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de Regeling uitbreiding kinderopvang en buitenschoolse opvang (Rkb) en met andere van toepassing zijnde wettelijke regelingen.

I.2.4 De accountantsverklaring

De controle van de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen en koppelingen op verschillende meetpunten wordt afgesloten met een accountantsverklaring. De accountantsverklaring omvat een oordeel over de getrouwheid van de aantallen en over de rechtmatigheid van de wetsuitvoering.

Voor de verklaring moet gebruik gemaakt worden van het door het Ministerie voorgeschreven formulier (zie onderdeel IV Model Accountantsverklaring). Het verantwoordingsformulier van de gemeente dient door de accountant gewaarmerkt te worden.

Indien de verklaring een niet goedkeurende strekking heeft (bij overschrijding van de goedkeuringstoleranties), moet op het vervolgblad de motivering worden opgenomen. In het rapport van bevindingen wordt een uitgebreidere toelichting gegeven op de geconstateerde fouten of onzekerheden die tot een niet goedkeurende accountantsverklaring hebben geleid.

I.2.5 Het rapport van bevindingen

In het rapport van bevindingen wordt (indien van toepassing) ingegaan op:

• • Een nadere uitgebreide toelichting op een niet goedkeurende accountantsverklaring;

• • De geëxtrapoleerde fouten of onzekerheden, die hebben geleid tot het overschrijden van de voorgeschreven rapportagetoleranties.

De fouten en onzekerheden dienen geëxtrapoleerd te worden naar de massa, omgerekend te worden naar opvangplaatsen (zie tabel onder I.2.3) en vergeleken met de goedkeuringstoleranties. Indien dezelfde fout of onzekerheid op meerdere meetmomenten voorkomt, dient deze fout of onzekerheid in de kwantificering meerdere malen als fout of onzekerheid aangemerkt te worden (voor de goedkeuringstoleranties worden namelijk de verschillende meetmomenten bij elkaar opgeteld).

Indien op het verantwoordingsformulier bij ‘Afrekening bonusuitkering bij herindeling’ gekozen is voor code 402, dienen de fouten en onzekerheden in de bijlagen te worden geëxtrapoleerd naar de massa.

De rapportagetoleranties zijn gelijk aan de goedkeuringstoleranties.

Voor de toetspunten per onderdeel wordt verwezen naar II Verantwoordingsformulier en III Aandachtspuntenlijst en hoofdstuk 5 van de Toelichting bij het verantwoordingsformulier van de Rkb.

Indien de toleranties worden overschreden, dient u de geëxtrapoleerde fouten of onzekerheden apart te rapporteren met vermelding van de oorzaken, gekwantificeerd (en geëxtrapoleerd) naar:

• • De toetspunten 1, 2, 3, 4a, 4b, 4c, 4d en 4 e (zie toetsingseisen onder in III aandachtpuntenlijst), alsmede de overige toetspunten (per toetspunt) onder II Het verantwoordingsformulier, én

• • Indien op het verantwoordingsformulier bij Afrekening bonusuitkering bij herindeling’ gekozen is voor code 402, eveneens per gemeente (per toetspunt).

Bovenstaande houdt in dat het ministerie in staat moet zijn de gekwantificeerde (en geëxtrapoleerde) fouten en onzekerheden te corrigeren op de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen en koppelingen zoals verantwoord in de vakjes op het verantwoordingsformulier (bij de codes 201 t/m 304) en de eventueel ingevulde bijlagen (bij de codes 101 t/m 130).

Zodra het verleende subsidiebedrag voor de verlenging van de Extra taakstelling 2003 boven de € 125.000 uitkomtZie de vaststellingsbeschikking betreffende uw uitkering Rkb over 1996–2003., dienen de door u opgegeven aantallen opvangplaatsen op dit verantwoordingsformulier, gecontroleerd te worden, door uw accountant. U kunt alleen gebruik maken van de bijgevoegde standaard accountantsverklaring (bijlage 6).

De accountant zal de controle uitvoeren conform bijgevoegd controle- en rapportageprotocol (zie bijlage 7). Ook u wordt aangeraden goed kennis te nemen van dit protocol en het zo spoedig mogelijk aan uw accountant ter beschikking te stellen. Dit geldt ook voor de voorliggende toelichting.

Er zal in deze toelichting veelvuldig verwezen worden naar bijlage 1b van de Regeling verantwoordingsformulieren Rkb (de toelichting bij het verantwoordingsformulier).

Beide documenten vermelden welke achterliggende stukken men kan gebruiken om de verantwoorde aantallen opvangplaatsen te controleren of om te controleren of uw administratie compleet is en de benodigde achterliggende stukken bevat.

Accountantsverklaringen van binnen uw gemeentegrenzen opererende kinderopvanginstellingen en gastouderbureaus zullen de controle vergemakkelijken. Bereid uw instellingen daarom voor deze gegevens, indien van toepassing, ter beschikking te stellen.

Uiterlijk 10 maanden (art. 50 Bekostigingsbesluit welzijnsbeleid) na afloop van de verlenging van dit deel van de Rkb, dus vóór 1 november 2005 moet het door de accountant gewaarmerkte verantwoordingsdocument (bijlage 4), inclusief de ondertekende accountantsverklaring, ontvangen zijn door:

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Directie GOB, afdeling BFO

Postbus 90801

2509 LV Den Haag

• Verklaring

Vergeet niet het verantwoordingsformulier door Burgemeester en Wethouders te laten ondertekenen.

U kunt bij het indienen van uw verantwoording uitsluitend gebruik maken van de originele formulieren die door het ministerie aan u zijn verstrekt. Het gebruik van kopieën of zelf ontworpen formulieren is niet toegestaan. Ook gefaxte formulieren kunnen niet worden verwerkt. U kunt de originele verantwoordingsdocumenten herkennen aan de gekleurde horizontale balk in het SZW-logo.

De Minister zal uiterlijk zes maanden na ontvangst van de verantwoordingsformulieren en de accountantsverklaring(en) een beschikking tot vaststelling van de uitkering afgeven.

Bij de kolom ‘Stand per 31-12-2004’ vult u per code de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen (conform de voorwaarden van de Rkb) binnen uw gemeente in.

Het spreekt voor zich dat de opgegeven opvangplaatsen geëxploiteerd worden door kindercentra en of gastouderbureaus (artikel 2, vijfde lid, van de Rkb) en dus minimaal voldoen aan het gestelde in het Tijdelijk besluit kwaliteitsregels kinderopvang.

Er is sprake van een (gerealiseerde) opvangplaats BSO (buitenschoolse opvang) indien het aanbod op jaarbasis voor buitenschoolse opvang tenminste 1050 uur betreft. Er is sprake van een (gerealiseerde) opvangplaats HDO indien het aanbod voor dagopvang tenminste 2160 uur betreft (zie ook de Rkb, artikel 1, onder j). Dit betekent dat bij het tellen van het aantal gerealiseerde opvangplaatsen, geteld wordt op basis van capaciteit.

Bij het vaststellen van de soort opvang door uw accountant, kan men gebruik maken van vergunningen, inspectierapporten, brochures van de instelling, jaarrekeningen van de instelling etc.

De accountant zal voor de vaststelling van de in exploitatie zijnde aantallen per code gebruik kunnen maken van vergunningen, inspectierapporten, (gecontroleerde) jaarrekeningen van de instelling, raadsbesluiten, besluiten van B&W, subsidiebeschikkingen etc.

Voor de omschrijvingen van de begrippen ‘in exploitatie zijnde, urencriteria, financiële relatie, koppelingen gastouderopvang, koppelingen gastouderopvang, opvang in andere gemeenten’ wordt verwezen naar hoofdstuk 5 van de Toelichting bij het verantwoordingsformulier van de Rkb 1996–2003 (bijlage 1b van de Regeling verantwoordingsformulieren Rkb).

Bij de kolom ‘Stand per 31-12-2003’ neemt u de aantallen over uit de vaststellingsbeschikking 1996–2003.

Bij onderdeel A, code 101, neemt u het aantal over dat in de vaststellingsbeschikking voor 1996–2003 staat vermeld. Dit aantal vermenigvuldigt u met € 1841,65. Het resultaat hiervan is de rijksvergoeding, die u krachtens dezelfde vaststellingsbeschikking bij wijze van voorschot volledig uitgekeerd heeft gekregen.

Onderdeel B, code 201 tot en met 208, bestaat uit drie kolommen: in de eerste kolom vermeldt u de stand per 31 december 2004, in de tweede kolom noteert u de stand per 31 december 2003 (neem hiervoor de aantallen over van de vaststellingsbeschikking 1996–2003) en in de derde kolom berekent u het verschil tussen kolom 1 en 2, na vermenigvuldiging met de bijbehorende factor.

Onder code 299 vermeldt u het totaal van de derde kolom.

Bij onderdeel C, code 999, vult u het laagste aantal in dat staat vermeldt bij A (code 101) en B (code 299). Bij een negatief aantal vult u het getal 0 in.

Dit laagste aantal vermenigvuldigt u met € 1841,65. Het resultaat van deze vermenigvuldiging staat voor uw rechtmatige rijksbijdrage.

Bij onderdeel D, code 901, wordt gekeken of er een verschil is tussen het bevoorschotte deel van uw rijksbijdrage (het bedrag onder A) en uw rechtmatige rijksbijdrage (het bedrag onder C).

Bij een positief verschil is dit het bedrag dat door het ministerie zal worden teruggevorderd. Indien het verschil negatief is, dient de bij code 901 een 0 ingevuld te worden.

De heringedeelde gemeenten in 2004 (Westland, Midden-Delfland en Geldrop-Mierlo) vullen op het verantwoordingsdocument (dat op naam van de nieuwe gemeente wordt verstuurd) bij de kolom ‘31-12-2004’ de gerealiseerde aantallen in.

Onder de kolom ‘31-12-2003’ vult men in de som van de aantallen uit de vaststellingsbeschikkingen 1996–2003 (op naam van de oude gemeenten).

• BSO, 1050-1650, >1650, GOO.

Bij de codes met deze aanduiding (201, 202 en 203) vult u het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen met het bijbehorende aantal uren opvang in (zie ook het overzicht in hoofdstuk 5 van bijlage 1b: de toelichting op het verantwoordingsformulier 1996–2003).

Dus u vult hier het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen in, dat u voor de buitenschoolse opvang (BSO) heeft gerealiseerd met een opvangaanbod van bijvoorbeeld tussen de 1050 en 1650 uur per jaar. Of met een opvangaanbod van meer dan 1650 uren per jaar.

De gastouderopvang koppelingen worden apart aangegeven in de kolom GOO. Hiervoor dient u het gemiddelde te nemen van het aantal koppelingen op 31 augustus 2004, 31 oktober 2004 en 31 december 2004 (zie ook bijlage 1b, de toelichting op het verantwoordingsformulier Rkb, pag. 19). De omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren doet u pas in de kolom: ‘Realisatie’.

• HDO, 2160–2850, 2850–3240, 3240-6120, >6120, GOO.

Bij deze codes met deze aanduiding (204, 205, 206, 207 en 208) vult u het aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen met het bijbehorende aantal uren opvang in (zie ook het overzicht in hoofdstuk 5 van bijlage 1b: de toelichting op het verantwoordingsformulier 1996–2003).

Dus u vult hier het aantal opvangplaatsen in met een opvangaanbod van bijvoorbeeld tussen de 2160 en 2850 uur per jaar. Of met een opvangaanbod van meer dan 6120 uren per jaar etc.

De gastouderopvang koppelingen worden apart aangegeven in de kolom GOO. Hiervoor dient u het gemiddelde te nemen van het aantal koppelingen op 31 augustus 2004, 31 oktober 2004 en 31 december 2004 (zie ook bijlage 1b, de toelichting op het verantwoordingsformulier Rkb, pag. 19). De omrekening met de verschillende vermenigvuldigingsfactoren doet u pas in de kolom: ‘Realisatie’.

Hieronder volgt de beleidslijn die gevolgd gaat worden bij de vaststelling van uw subsidie (uitkering).

Bij correct ingevulde verantwoordingen en/of verantwoordingen met een goedkeurende accountantsverklaring, wordt afhankelijk van het halen (realiseren) van de taakstelling het subsidiebedrag vastgesteld overeenkomstig de subsidieverlening. Indien er minder plaatsen zijn gerealiseerd dan vastgelegd in de taakstelling dan wordt dit mindere aantal gerealiseerde plaatsen teruggevorderd (conform artikel 51 van het Bekostigingsbesluit welzijnsbeleid).

Indien u een voorschot heeft ontvangenZie de vaststellingsbeschikking betreffende uw uitkering Rkb 1996–2003. van meer dan € 125.000 voor de verlenging van de Extra uitkering 2003, dan wordt overeenkomstig het controle- en rapportageprotocol van uw accountant verwacht, dat indien de in het verantwoordingsformulier aangetroffen fouten de 1% en/of de onzekerheden de 3% (van het totale aantal in exploitatie zijnde opvangplaatsen) overschrijden, de fouten en onzekerheden worden gerapporteerd.

Als de fouten de 1% overschrijden en/of de onzekerheden de 3% overschrijden, kan dit leiden tot een afkeurende verklaring, een verklaring van oordeelonthouding of een verklaring met beperking.

De accountant zal in het rapport van bevindingen vermelden om hoeveel opvangplaatsen het gaat en in welk toetspunt de oorzaak van de onzekerheden of fouten ligt. Indien de toleranties worden overschreden, dient de accountant de geëxtrapoleerde fouten of onzekerheden apart te rapporteren met vermelding van de oorzaken, gekwantificeerd (en geëxtrapoleerd) naar de toetspunten uit hoofdstuk 5 van de Toelichting bij het verantwoordingsformulier van de Rkb (bijlage 1b van de Regeling verantwoordingsformulieren Rkb).

Bovenstaande houdt in dat het ministerie in staat moet zijn de gekwantificeerde fouten en onzekerheden te corrigeren op de aantallen in exploitatie zijnde opvangplaatsen zoals verantwoord in de vakjes op het verantwoordingsformulier (bij de codes 201 t/m 208).

Afhankelijk van de aard van de fouten en onzekerheden in het rapport van bevindingen zal meer of minder coulance worden genomen, voordat tot correctie zal worden overgegaan. Deze correcties vloeien voort uit artikel 51 van het Bekostigingsbesluit welzijnsbeleid en artikel 4:46 van de AwB.

• In geval van door de accountant geconstateerde fouten:

In geval van fouten zal 100% van het aantal foutieve opvangplaatsen of koppelingen welke zijn opgegeven door de accountant, gecorrigeerd worden op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier.

• In geval van geconstateerde onzekerheden:

Indien niet met zekerheid vastgesteld kan worden dat er sprake is van een financiële relatie tussen de gemeente en het kindcentrum, dan zal 100% van het aantal onzekere opvangplaatsen of koppelingen gecorrigeerd worden op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier.

In geval van overige onzekerheden zal 50% van de geconstateerde onzekere opvangplaatsen of koppelingen worden gecorrigeerd op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier.

In feite betekenen bovenstaande correcties een zekere coulance bij bijna alle toetspunten. Dit is mede ingegeven door een review op de nulmeting, waaruit bleek dat de meest onzekerheden bij de eindmeting zullen ontstaan op het toetspunt koppelingen gastouderopvang.

Voor deze coulance is gekozen om te voorkomen dat aangetroffen onzekerheden bij de gastouderopvang een te grote invloed hebben op de totale verantwoording, aangezien gastouderopvang slechts een klein deel uitmaakt van de totale gerealiseerde uitbreiding (landelijk ongeveer 5%) terwijl de registratie en administratie van gastouderopvang (koppelingen) een bewerkelijke en complexe opzet kent.

Met name het registeren en tellen van de koppelingen (zijnde het gemiddelde van verschillende maanden) op de juiste peildata is een extra moeilijkheidsfactor bij het registreren van uitbreidingen bij deze vorm van kinderopvang, waarbij de gemeente ook nog afhankelijk is van (al dan niet beschikbare gegevens bij) het gastouderbureau.

De toegepaste correcties op de aantallen zoals opgegeven op het verantwoordingsformulier hebben pas gevolgen voor de gemeente als de correcties leiden tot minder gerealiseerde opvangplaatsen op bepaalde meetmomenten, dan waarvoor voorschotten zijn verstrekt.

Indien de ingediende verantwoording of de correcties op de aantallen leiden tot verrekening van verstrekte voorschotten, dan zal hierbij geen wettelijke rente worden berekend.

Het verantwoordingsdocument voor de verlenging van de Extra taakstelling van de Rkb wordt automatisch verwerkt door middel van OCR (scanning). Dit stelt een aantal eisen aan de wijze waarop u dit document kunt indienen. Doel van deze invulinstructie is de geautomatiseerde verwerking van de verantwoordingsdocumenten zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen en het aantal onjuist of niet volledig ingevulde formulieren te beperken.

U kunt deze invulinstructie gebruiken bij het invullen van de diverse verantwoordingsdocumenten. Deze invulinstructie is van zuiver technische aard en gaat inhoudelijk niet op de verantwoordingsdocumenten in.

• Gebruik van de voorgeschreven formulieren

U kunt bij het indienen van uw verantwoording uitsluitend gebruik maken van het originele formulier dat door het ministerie aan u is verstrekt. Het gebruik van kopieën of zelf ontworpen formulieren is niet toegestaan. Ook gefaxte formulieren kunnen niet worden verwerkt. U kunt de originele verantwoordingsdocumenten herkennen aan de gekleurde horizontale balk in het SZW-logo.

• Ondertekening

Het verantwoordingsdocument dient te worden ondertekend door het bevoegd gezag. In de regel is dit het College van Burgemeester en Wethouders (B&W). Bij de ondertekening kan geen sprake zijn van mandatering. Bij mandatering is namelijk sprake van een besluit dat wordt genomen in naam van een bestuursorgaan. Bij de ondertekening van de verantwoordingsdocumenten is echter geen sprake van het nemen van een besluit maar van het verrichten van een feitelijke handeling. Voor deze handelingen kan op grond van art. 10:12 Algemene wet bestuursrecht een machtiging voor ondertekening aan een ondergeschikte worden verleend. Voor ondertekening door een niet-ondergeschikte moet op grond van titel 3 van boek 3 BW een machtiging zijn verleend.

Uitsluitend in die gevallen dat het bevoegd gezag (B&W) een machtiging heeft afgegeven aan een ondergeschikte of aan een niet-ondergeschikte, is het de gemachtigde toegestaan de verantwoordingsdocumenten namens het bevoegd gezag te ondertekenen. Uit de ondertekening moet te allen tijde blijken namens wie het is ondertekend. Zie hiervoor art. 10:10 Algemene wet bestuursrecht.

• Het invullen van de formulieren

U kunt de formulieren met zwarte of blauwe inkt in vullen. Ook het gebruik van een schrijfmachine of printer is toegestaan. U dient daarbij rekening te houden met het volgende:

• – karakters buiten de invulvelden worden niet herkend;

• – schrijf karakters los en in blokletters;

• – het plaatsen van strepen of kruizen door de velden die u niet gebruikt, is niet toegestaan.

Invulvoorbeeld

• Code

De in deze kolom opgenomen codes zijn bestemd voor verwerking door het ministerie. Deze zijn voor u uitsluitend van belang wanneer deze codes ook worden gebruikt als verwijzing naar elders op de verantwoordingsdocumenten.

• Gebruik van komma’s en punten

Het gebruik van punten op de verantwoordingsdocumenten is niet toegestaan. Op de documenten vermeldt u dan ook geen scheidingstekens bij de duizendtallen. Het gebruik van de komma is uitsluitend toegestaan als decimaalteken.

• Afrondingen

Bij aantallen kunt u afronden tot maximaal één cijfer achter de komma.

• Lege velden en het gebruik van ‘nullen’

Als u op een bepaald veld niets wilt verantwoorden laat u het desbetreffende veld leeg. Dus geen nullen of strepen invullen.

• – Vaststellen dat de verantwoorde aantallen opvangplaatsen en aantallen koppelingen per 31-12-2004 op het verantwoordingsformulier verlenging Extra taakstelling 2003 (code 201 tot en met 208) voldoen aan de gestelde urencriteria (zie onder paragraaf III; Aandachtspuntenlijst toetsingseisen 1 en 3);

• – Vaststellen dat de in het verantwoordingsformulier verlenging Extra taakstelling 2003 verantwoorde aantallen opvangplaatsen buitenschoolse en hele dagopvang en aantallen koppelingen gastouderopvang (code 201-208) per 31-12-2004 juist en tijdig zijn (zie onder paragraaf III; Aandachtspuntenlijst toetsingseisen 1, 2 en 3);

• – Vaststellen dat met betrekking tot de in het verantwoordingsformulier verlenging Extra taakstelling 2003 verantwoorde aantallen opvangplaatsen en aantallen koppelingen per 31-12-2004 de voorwaarden, zoals vastgelegd in de Rkb en circulaires, zijn nageleefd (rechtmatigheid, zie onder paragraaf III; Aandachtspuntenlijst toetsingseisen 4a, 4b, 4c, 4d en 4e);

• – Vaststellen dat gebruik is gemaakt van het door het ministerie voorgeschreven en verstrekte verantwoordingsformulier verlenging Extra taakstelling 2003 en dat deze volledig en tekstueel ongewijzigd is ingevuld (cf. artikel 6 van de Rkb);

• – Vaststellen dat de opgegeven aantallen opvangplaatsen bij onderdeel A ‘Maximaal te realiseren groei in 2004’ (code 101) en bij onderdeel B ‘Stand per 31-12-2003’ (code 201-208) overeenkomen met de aantallen vermeld in de vaststellingsbeschikking Rkb 1996-2003 van het ministerie;

• – Vaststellen dat het verantwoordingsformulier verlenging Extra taakstelling 2003 rekenkundig juist is ingevuld (code 101, 299, 999, 901 en aantallen in kolom ‘Realisatie’ bij code 201-208);

• – Vaststellen dat bij de aantallen koppelingen gastouderopvang ultimo 2004 het gemiddelde van de peildata juist is berekend (zie onder III Aandachtspuntenlijst toetsingseis 2).

De voorgeschreven tekst voor de accountantsverklaring is opgenomen in bijlage 6 van de Regeling verantwoordingsformulieren Rkb.