Systeembeschrijving registers kinderopvang en peuterspeelzaalwerk.
De registers kinderopvang en peuterspeelzaalwerk zijn in de uitvoering gerealiseerd
en bijeengebracht onder de naam Landelijk Register Kinderopvang en Peuterspeelzalen
(LRKP). Het LRKP is een centrale, door Dienst Uitvoering Onderwijs (hierna: DUO) beheerde,
elektronische database die door een webapplicatie ter beschikking is gesteld aan alle
gemeenten, die op basis van door DUO verstrekte autorisaties bevoegd zijn gegevens
in het systeem in te voeren, te wijzigen of te verwijderen (via het zogenoemde Overheidsportaal).
Gekoppeld aan dit Overheidsportaal is er een inkijkfunctie in de Basisregistratie
personen (hierna: Brp), waarmee de gegevens van de aanvrager door de gemeenten te
controleren zijn.
Tevens is aan het LRKP een toezichts- en handhavingssysteem gekoppeld: de Gemeenschappelijke
Inspectieruimte (GIR). Deze GIR is via het Overheidsportaal toegankelijk voor GGD’en
en gemeenten en wordt gebruikt om toezicht en handhaving te faciliteren: toezichtsgegevens
kunnen makkelijk in het systeem worden vastgelegd en inspectierapporten en handhavingsbrieven
kunnen worden gegenereerd. Tevens kan gemakkelijk informatie worden uitgewisseld tussen
GGD en gemeente. De GIR wordt ook gebruikt bij het genereren van de jaarverantwoording
door gemeenten aan de Inspectie van het Onderwijs (de tweedelijns toezichthouder).
Het LRKP staat in verbinding met het toeslagensysteem van de Belastingdienst/Toeslagen,
die het LRKP gebruikt bij de toekenning van de kinderopvangtoeslag.
Het openbare deel van de gegevens in het LRKP is via een website voor iedereen in
te zien (het Publieksportaal). In het Publieksportaal kan op diverse manieren gezocht
worden naar kinderopvangvoorzieningen en peuterspeelzalen en wordt allerlei informatie
over de voorzieningen en de houders zichtbaar gemaakt. Deze informatie kan via internet
ook in de vorm van een spreadsheet door iedereen worden gedownload via Open data Rijksoverheid.
Het proces rond het systeemcomplex werkt als volgt:
-
• Degene die een kinderopvangvoorziening of peuterspeelzaal wil beginnen doet een aanvraag
tot exploitatie bij de gemeente waar die voorziening gevestigd zal zijn. Die aanvraag
wordt gedaan met een daartoe door de minister vastgesteld formulier.
-
• De door DUO geautoriseerde gemeenteambtenaar voert de gegevens in op basis van het
ingediende formulier in het systeem via het Overheidsportaal van het LRKP (waarbij
hij via de inkijkfunctie in de Brp de aangeleverde NAW-gegevens kan controleren).
-
• De voorziening staat dan met de status ‘aangemeld’ in het LRKP en is alleen zichtbaar
voor gemeenten en GGD’en in het Overheidsportaal, en nog niet openbaar te zien in
het Publieksportaal.
-
• De gemeente laat een onderzoek doen door de GGD voordat er een besluit wordt genomen
op de aanvraag. De GGD kan hierbij gebruik maken de reeds ingevoerde gegevens in LRKP,
die ook in de GIR staan.
-
• Indien zowel de houder als de locatie aan alle eisen voldoen, kan er een positieve
beschikking naar de houder worden gezonden en krijgt de voorziening met ingang van
de beschikkingsdatum de status geregistreerd in het LRKP.
-
• Vanaf dat moment is de voorziening ook openbaar zichtbaar in het Publieksportaal,
waarbij alle kinderopvangvoorzieningen zijn voorzien van een uniek, door het systeem
gegenereerd registratienummer. Het inspectierapport van de GGD wordt hierbij automatisch
opgenomen op de LRKP-website, zodat iedereen het kan inzien.
-
• Vanaf het moment dat een kinderopvangvoorziening met de status geregistreerd in het
LRKP staat, bestaat er in principe recht op een kinderopvangtoeslag voor ouders die
er hun kind laten opvangen. Het LRKP-registratienummer moet hiertoe door de aanvragende
ouders bij de Belastingdienst/Toeslagen worden aangeleverd. Dit is ook de reden dat
peuterspeelzalen zonder nummer in het LRKP staan: voor opvang in een peuterspeelzaal
kan nooit een toeslag worden ontvangen.
-
• De Belastingdienst/Toeslagen controleert bij iedere aanvraag van een toeslag of het
aangeleverde nummer in het LRKP staat en vanaf welke datum. Alleen als het nummer
in het LRKP staat wordt een toeslag toegekend. Deze toeslag wordt direct weer stopgezet
als de betreffende voorziening de status ‘niet meer geregistreerd’ krijgt in het LRKP.
-
• Wijzigingen in de gegevens in het LRKP moeten door de houder worden doorgegeven aan
de gemeente (via een door de minister vastgesteld wijzigingsformulier) en door de
gemeente worden doorgevoerd in het LRKP.
DUO zorgt in opdracht van de minister voor het beheer en de verdere ontwikkeling van
het systeemcomplex LRKP/GIR. In een jaarlijks contract met daarbij een Dienstverleningsovereenkomst
en een Service Level Agreement wordt vastgelegd welke werkzaamheden DUO dient uit
te voeren en welke doelen bereikt moeten worden. Iedere maand wordt door DUO gerapporteerd
over het Service level en ieder kwartaal vindt op directeursniveau overleg plaats
over de voortgang en het niveau van de dienstverlening.
Er is minstens eenmaal per maand overleg tussen de ketenpartners (DUO, SZW, ICT Uitvoeringsorganisatie,
Vereniging Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG), GGD Nederland, Belastingdienst/Toeslagen,
Inspectie van het Onderwijs) over de voortgang en over vraagstukken in de uitvoering.
Tevens is er maandelijks een Change Advisory Board (hierna: CAB), met daarin voornoemde
partijen, die systeemwijzigingsvoorstellen prioriteert en de opdrachtgever adviseert
over de doorontwikkeling van het systeem. In principe is er een halfjaarlijkse nieuwe
release, waarin eventuele wijzigingen in beleid en regelgeving en gebruikerswensen
zijn verwerkt.
VNG, GGD Nederland en DUO hebben veelvuldig overleg met gebruikers van het systeem.
Eventuele gewenste wijzigingen kunnen via een wijzigingsvoorstel worden ingebracht
in het CAB, dat daar vervolgens over adviseert. De hele procedure van het indienen
van een wijzigingsvoorstel tot de uiteindelijke wijziging van het systeem is in een
beschrijving vastgelegd en maakt onderdeel uit van de Dienstverleningsovereenkomst.
DUO zorgt voor een helpdesk en een nieuwsbrief aan gebruikers en gaat met regiomanagers
het land in om bij gemeenten en GGD’en de vinger aan de pols te houden en problemen
voor te zijn of op te lossen. Ook zorgt DUO voor instructies en korte cursussen in
het werken met het LRKP en de GIR.
Systeembeschrijving register buitenlandse kinderopvang
Het beheer van het register buitenlandse kinderopvang wordt ondergebracht bij de Helpdesk
Kinderopvang van DUO. Omdat door het afschaffen van de gelijkgestelde categorieën
kinderopvang het aantal aanvragen tot inschrijving in het register buitenlandse kinderopvang
zal toenemen, wordt ter ondersteuning van de uitvoering een compacte applicatie ingericht
waarin de aanvragen en de daaruit volgende registraties worden bijgehouden. In deze
applicatie wordt onder meer bijgehouden wat de status van een aanvraag is, en of en
zo ja, welke brieven en beschikkingen er zijn verstuurd. Bij elke registratie wordt
een identificerend nummer gegenereerd dat onder andere gebruikt wordt in de communicatie
met de Belastingdienst/Toeslagen en dat ook gebruikt kan worden om gearchiveerde bewijsstukken
op te vragen uit het digitaal archief van DUO.
De binnenkomende aanvragen en bewijsstukken worden in eerste instantie verzameld en
handmatig verwerkt. Dit wordt onder andere zo gedaan omdat het belangrijk is de bewijsstukken
fysiek te kunnen beoordelen. Nadat een beschikking is afgegeven wordt het dossier
als één geheel gescand en zowel fysiek als digitaal gearchiveerd.
De regelgeving is verwerkt in werkinstructies aan de hand waarvan de Helpdesk Kinderopvang
werkt. Naarmate de regeling tot meer landen wordt uitgebreid zullen ook daarvoor werkinstructies
worden opgesteld.
Rond eind 2014/begin 2015 zal worden aangesloten op de bestaande koppeling tussen
het LRKP en de Belastingdienst/Toeslagen. De gegevens van de geregistreerde buitenlandse
kinderopvanginstellingen zullen dan via een automatische koppeling worden doorgegeven
naar de Belastingdienst/Toeslagen. In principe wordt aangesloten op de bestaande koppeling,
maar dat gebeurt zodanig dat de berichten onderscheiden kunnen worden van de berichten
die betrekking hebben op het LRKP, zodat de beide stromen van elkaar gescheiden blijven.
Alleen de medewerkers van de Helpdesk Kinderopvang hebben toegang tot de beheerfunctionaliteit
van het register buitenlandse kinderopvang.