Regeling uitkeringen cultuurbereik 2005–2008

Dit controleprotocol is bedoeld voor de accountant bij het controleren van de verantwoording van gemeenten en provincies die krachtens de Wet op het specifiek cultuurbeleid van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) de volgende specifieke uitkeringen ontvangen en die hun verantwoording dienen te voorzien van een accountantsverklaring:

• · Cultuurbereik voor de periode 2005–2008,

• · Beeldende kunst en vormgeving (BKV) voor de periode 2005–2008,

• · Cultuureducatie primair onderwijs voor de jaren 2005 en 2006.

Dit controleprotocol is van toepassing met ingang van de verantwoording over 2005.

Onder een specifieke uitkering wordt verstaan: middelen die de minister aan een gemeente of provincie beschikbaar stelt voor de subsidiëring van algemeen omschreven activiteiten of doelen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de inzet van de middelen, waaronder de verdere subsidiëring aan natuurlijke personen en rechtspersonen (hierna te noemen: subsidieontvangers), wordt overgedragen aan de gemeente of provincie. Door de specifieke uitkeringen wordt de gemeente of provincie beter in staat gesteld voorzieningen te treffen die aansluiten bij de lokale cultuurbehoeften. Er is hier sprake van decentralisatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De gemeente of provincie draagt bij de specifieke uitkeringen een grote verantwoordelijkheid. Zij zijn niet alleen verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de bestedingen die zij zelf doen, maar zij zijn ook verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van middelen die zij aan de subsidieontvangers overdragen. Bij de verantwoording is de gemeente of provincie dus op twee niveau’s verantwoordelijk voor de besteding van de specifieke uitkering:

• 1. De gemeente of provincie moet verantwoorden op welke wijze zij de verschillende specifieke uitkeringen heeft besteed. De besteding heeft betrekking op de overdracht van de specifieke uitkeringen door de gemeente of provincie aan de subsidieontvangers en de inzet van de specifieke uitkeringen door de gemeente of provincie zelf. Onder besteding wordt verstaan het financiële totaal van uitgaven en verplichtingen binnen de bestedingstermijn, zoals genoemd in de betreffende regeling of wet.

• 2. De gemeente of provincie is verantwoordelijk voor de rechtmatige inzet van de specifieke uitkeringen bij de subsidieontvangers. Deze verantwoordelijkheid houdt in dat:

  • – de specifieke uitkering conform de aanvraag of vastgelegde afspraken moet zijn verdeeld;

  • – de specifieke uitkering moet zijn besteed ter realisatie van de door de gemeente of provincie en de betreffende instelling(en) overeengekomen doelen;

  • – de gemeente of provincie de toezichts- en controlestructuur zo heeft ingericht dat zij zekerheid heeft over de rechtmatige besteding van de specifieke uitkering door de subsidieontvangers.

Rechtmatige besteding van de specifieke uitkering betekent hier dat de subsidieontvangers de specifieke uitkering hebben besteed ter realisatie van de afgesproken doelen. De gemeente of provincie moet schriftelijk hebben vastgelegd hoe en wanneer de subsidieontvangers verantwoording afleggen aan de gemeente of provincie. Uit deze verantwoording moet tenminste blijken dat de subsidieontvangers de specifieke uitkering hebben besteed ter realisatie van de doelen waarvoor de gemeente of provincie de specifieke uitkering aan hen beschikbaar heeft gesteld. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit een activiteiten- en een financieel verslag, maar ook uit een financiële verantwoording voorzien van een accountantsverklaring.

Vooralsnog worden er van rijkswege geen voorschriften gegeven voor de door de gemeente of provincie in te richten toezichts- en controlestructuur. Uitgangspunt is dat de door de gemeente of provincie opgestelde beheersmaatregelen (toezichts- en controlestructuur) voldoen aan algemeen daaraan te stellen eisen en worden nageleefd.

Aangezien er een ministeriële verantwoordelijkheid blijft, moet er een inhoudelijke en financiële verantwoording worden afgelegd door de gemeente of provincie aan de rijksoverheid, welke inzicht geeft in de bereikte doelen en de rechtmatige bestedingen. Het is de gemeente of provincie die verantwoordelijk is voor de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de verantwoording. Het is de verantwoordelijkheid van de minister de verantwoording te gebruiken voor een verantwoording over de verstrekte specifieke uitkeringen.

Overeenkomstig artikel 8 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid kunnen regels gesteld worden met betrekking tot het verstrekken van subsidies op grond van deze wet. Deze regels zijn vastgelegd in het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen (Besluit) en de Regeling uitkeringen cultuurbereik 2005–2008 (de Regeling). Het controleprotocol is onderdeel van de Regeling. In de Regeling zijn nadere regels beschreven, die de minister kan stellen conform artikel 48 van het Besluit.

Het object van controle van de bestedingen en beoordeling van de outputdoelen is de verantwoording die de gemeente of provincie verstrekt over de ontvangen specifieke uitkering en de behaalde outputdoelen:

• – Model inhoudelijke verantwoording gemeenten en provincies Actieplan Cultuurbereik (Bijlage IV bij de Regeling);

• – Model inhoudelijke verantwoording gemeenten en provincies Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving (Bijlage V bij de Regeling);

• – Model inhoudelijke verantwoording gemeenten en provincies Cultuureducatie Primair Onderwijs (Bijlage VI bij de Regeling);

• – Model financiële verantwoording gemeenten en provincies Actieplan Cultuurbereik en gemeenten Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving (Bijlage VII bij de Regeling);

• – Model financiële verantwoording provincies Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving Bijlage VIII bij de Regeling);

• – Model financiële verantwoording gemeenten en provincies Cultuureducatie Primair Onderwijs (Bijlage IX bij de Regeling).

De accountantscontrole strekt zich uit tot de deugdelijkheid van de financiële verantwoording en de rechtmatigheid van het daarin verantwoorde beheer. Onder de controle op de rechtmatigheid van het verantwoorde beheer wordt verstaan de controle op de verantwoorde bestedingen, die tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante regelgeving. Het doel van deze controle is te komen tot het afgeven van een accountantsverklaring bij de financiële eindverantwoording van de betreffende specifieke uitkering. Dit controleprotocol dient om de reikwijdte en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Hiertoe wordt in het controleprotocol aangegeven welke aspecten voor de controle door de accountant minimaal van belang zijn. Het bevat geen passages met controletechnische zaken die vanuit het vakgebied van de instellingsaccountant worden geacht bekend te zijn. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de desbetreffende gemeente of provincie en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. In de onderdelen 2.3 en 2.4 geeft het controleprotocol een aantal specifieke werkzaamheden aan, waaronder de beoordeling van de outputdoelen, waarvan verwacht wordt dat deze door de accountant worden verricht.

De bevindingen naar aanleiding van de verrichte accountantscontrole op de specifieke uitkeringen en de beoordeling op de outputdoelen dienen gerapporteerd te worden in een rapport van bevindingen. Dit rapport van bevindingen dient te worden verstrekt aan de Minister van OCW, die de bevindingen in haar vaststellingsproces van de betreffende specifieke uitkering zal betrekken.

Alle gemeenten en provincies leggen éénmalig, binnen 10 maanden na afloop van de uitkeringsperiode (conform artikel 45 van het Besluit), inhoudelijk en financieel verantwoording over de gehele uitkeringsperiode af aan OCW. Het inhoudelijk verslag biedt inzicht in de behaalde resultaten per outputdoel (Modellen IV-VI bij de Regeling). In de financiële verantwoording wordt inzicht verschaft in de besteding van de ontvangen rijksmiddelen (Modellen VII-IX).

Indien de specifieke uitkering groter of gelijk is aan € 250.000 per boekjaar (conform het Bekostigingsbesluit cultuuruitingen artikel 47, eerste lid) dient de gemeente of provincie bij de financiële verantwoording tevens een accountantsverklaring te verstrekken, waarin is opgenomen dat de specifieke uitkeringen van OCW over de gehele uitkeringsperiode getrouw zijn en rechtmatig zijn besteed. Indien de accountant bevindingen heeft geconstateerd over de uitkeringsperiode wordt tevens een rapport van bevindingen overlegd.

Indien de specifieke uitkering kleiner is dan € 250.000 per boekjaar (conform artikel 47, eerste lid, van het Besluit) behoeft de gemeente of provincie geen accountantsverklaring te verstrekken bij de in te dienen verantwoording.

De Auditdienst van OCW (AD OCW) verricht onderzoeken in het kader van de departementale jaarrekening of bijzondere onderzoeken.

Een onderzoek in het kader van de departementale jaarrekening bestaat uit een beoordeling van de wijze waarop de accountants zijn omgegaan met de controlevoorschriften. Het controledossier vormt de basis voor een review die de departementale accountant kan uitvoeren.

De AD kondigt een onderzoek altijd eerst schriftelijk aan bij de gemeente of provincie. Daarna neemt zij rechtstreeks contact op met de betreffende accountant.

Na afloop van de review bespreekt de AD OCW de bevindingen met de accountant. Daarna informeert zij de gemeente of provincie. Over deze onderzoeken wordt altijd een rapport uitgebracht, eventueel voorafgaand door een conceptrapport. Het definitieve rapport wordt toegestuurd aan zowel de gemeente als de accountant.

Bij een ontoereikende accountantscontrole geldt de procedure onder de maat presterende accountants (OMPA), zie paragraaf 4.

Er kunnen tal van aanleidingen zijn voor een bijzonder onderzoek door de AD OCW. In veel gevallen zal het hierbij gaan om een rechtmatigheidsonderzoek. Uit dit onderzoek blijkt of de specifieke regelingen al dan niet zijn nageleefd. Een bijzonder onderzoek kan echter ook het gevolg zijn van een brede behoefte aan informatie. Als besloten is een bijzonder onderzoek in te stellen, maakt de AD OCW dit vooraf schriftelijk bekend. De bevindingen van een bijzonder onderzoek legt zij in een rapport vast. Eventueel brengen zij eerst een conceptrapport uit. Het definitieve rapport wordt aan de gemeente en aan de accountant toegezonden.

De gemeente of provincie en haar accountant zijn verplicht mee te werken aan een onderzoek door de AD OCW, op grond van artikel 46 van het Besluit.

De accountant controleert of de gegevens op de financiële verantwoordingsformulieren (Modellen VII-IX) juist en volledig zijn.

In het controledossier neemt de accountant een risico-analyse op. De accountant geeft gemotiveerd aan hoe de controle is ingericht en uitgevoerd en of onderwerpen uit dit protocol niet of niet uitgebreid zijn gecontroleerd.

De accountant moet controleren of de bestedingen rechtmatig zijn geweest. Onder bestedingen wordt verstaan:

• 1. de overdracht aan subsidieontvangers;

• 2. de besteding door de gemeente of provincie zelf.

De rechtmatigheid van de bestedingen door de gemeente of provincie beslaat beide bovengenoemde onderdelen. Voor een nadere invulling van de rechtmatigheid wordt verwezen naar onderdeel 2.3 van dit controleprotocol, waarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving is uitgewerkt. Door de gemeente niet rechtmatig bestede bedragen moeten in een rapport van bevindingen opgenomen worden en kunnen van invloed zijn op de strekking van de accountantsverklaring.

Onder besteed wordt verstaan het financiële totaal van uitgaven en verplichtingen binnen de uitkeringsperiode, zoals genoemd in artikel 3 van de Regeling. Voorwaarden hierbij zijn dat:

• – de verplichting rechtens afdwingbaar is;

• – de doelen waarvoor de besteding is gedaan, betrekking hebben op de periode waarvoor de specifieke uitkering is verstrekt;

• – voor een accountant aan de hand van een contract of beschikking verifieerbaar is dat de besteding daadwerkelijk is gedaan en op welke periode deze betrekking heeft;

• – de bestedingen voor de gehele periode geen betrekking hebben op aankopen en huurvergoedingen van kunstinstellingen met een uitleen noch op kunstaankopen ter verfraaiing van overheidsgebouwen (deze voorwaarde geldt specifiek voor de Geldstroom BKV);

• – de bestedingen voor de jaren 2006, 2007 en 2008 geen betrekking hebben op (subsidies/regelingen/fondsen ten behoeve van) individuele kunstenaars en vormgevers (deze voorwaarde geldt specifiek voor de Geldstroom BKV).

De gemeente of provincie moet binnen 10 maanden na afloop van de uitkeringsperiode de besteding bij de subsidieontvangers hebben gecontroleerd en met de subsidieontvangers hebben afgerekend.

Uit de verantwoording van de subsidieontvangers aan de gemeente of provincie moet blijken dat de specifieke uitkering rechtmatig is ingezet. Dat wil zeggen dat deze is ingezet voor het realiseren van de afgesproken doelen. Dit blijkt onder andere uit de combinatie van een financieel en een activiteitenverslag dat door de gemeente of provincie zelf of door een accountant is beoordeeld, of uit een accountantsverklaring over het naleven van de voorwaarden die in de overeenkomst tussen gemeente of provincie en subsidieontvangers zijn gesteld.

De gemeente of provincie is ervoor verantwoordelijk dat de specifieke uitkeringen ook door de subsidieontvangers rechtmatig worden besteed. De gemeente of provincie moet expliciet regelen hoe de subsidieontvangers verantwoording afleggen aan de gemeente of provincie. De accountant controleert of de wijze van verantwoorden van de subsidieontvangers aan de gemeente of provincie is geregeld en of het verantwoorden inderdaad op die wijze heeft plaats gevonden. Als de verantwoording van de subsidieontvangers aan de gemeente of provincie niet of onvoldoende is geregeld, heeft de gemeente of provincie niet voldaan aan de gestelde rechtmatigheidseisen en moet de specifieke uitkering als onrechtmatig besteed worden aangemerkt en in het rapport van bevindingen worden gerapporteerd.

De gemeente of provincie moet schriftelijk hebben vastgelegd hoe en wanneer de subsidieontvangers verantwoording afleggen aan de gemeente of provincie. Op basis van de verantwoording moet de gemeente of provincie minimaal inzicht hebben in de mate waarin de subsidieontvangers de specifieke uitkering hebben ingezet voor het realiseren van de doelen waarvoor de gemeente de specifieke uitkering beschikbaar heeft gesteld.

Indien de verantwoorde uitgaven en outputdoelen zijn gebaseerd op gegevens van derden dient de gemeente of provincie deze gegevens te controleren op juistheid en volledigheid.

Indien subsidieontvangers en stichtingen door een andere accountant worden gecontroleerd dan degene die de accountantsverklaring bij dit verslag afgeeft, dan dient de gemeente of provincie ervoor zorg te dragen dat de stichtingen en hun accountants op de hoogte zijn van de controle en specifieke eisen zoals die voor deze regeling in dit protocol worden gesteld. Het gestelde in dit protocol is ook van toepassing voor accountants van subsidieontvangers waaraan de gemeenten of provincies in het kader van de regeling gelden verstrekken.

Indien de gemeente of provincie-accountant ten behoeve van zijn oordeelsvorming gebruik maakt van verklaringen, die door andere accountants zijn afgegeven, dan dient hij zich ervan te vergewissen middels het uitvoeren van een rapportreview of een collegiaal evaluerend gesprek dat hij gebruik kan maken van de werkzaamheden van de andere accountant.

Indien ten aanzien van bovenstaande zaken tekortkomingen worden geconstateerd, zal de accountant dit in het rapport van bevindingen vermelden, vanzelfsprekend kan door hem worden aangegeven of er bijzondere omstandigheden of achterliggende redenen aanwezig zijn die geleid hebben tot de tekortkomingen.

Op de controle van de besteding en overdracht door de gemeente of provincie van de specifieke uitkeringen zijn bepaalde toleranties van toepassing. De accountant moet de controle zo inrichten dat deze met een zekerheid van 95% uitspraak kan doen dat de gemeente of provincie in de uitkeringsperiode niet meer dan 1% van de specifieke uitkeringen onrechtmatig heeft besteed.

De toleranties zijn gebaseerd op percentages die gelden voor het financieel jaarverslag OCW, op grond van de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale Auditdiensten.

Voor de strekking van de accountantsverklaring – goedkeurend, met beperking, afkeurend of oordeelonthouding – gelden de volgende toleranties:

De accountant neemt in zijn controleaanpak mee de in het wettelijk kader aangegeven wettelijke regelingen. Van de accountant wordt verwacht dat hij opzet, bestaan en waar mogelijk werking van de bepalingen meeneemt in zijn (rechtmatigheids)oordeel.

De van toepassing zijnde wettelijke bepaling uit het Bekostigingsbesluit is:

Artikel 44: meldingsplicht gemeente of provincie van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging of intrekking van een specifieke uitkering.

De van toepassing zijnde wettelijke bepalingen uit de Regeling zijn:

Artikel 4: uitkering bestemd voor aangeduide doelen

Artikel 5: inhoud aanvraag

Artikel 6: eigen bijdrage gemeente of provincie

Artikel 11: rapportage over de naleving van de uitkeringsbepalingen.

Verder zijn van belang de bepalingen uit de beschikking.

De naleving van wet- en regelgeving is primair de verantwoordelijkheid van de gemeente of provincie. De accountant gaat na of financiële beheershandelingen zijn gedaan conform wet- en regelgeving en de verplichtingen in de verleningsbeschikking. De accountant gebruikt voor zijn onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van de bestedingen en opbrengsten de volgende criteria:

De volgende rechtmatigheidscriteria worden afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel:

Het calculatiecriterium betreft de juiste berekening van de vastgestelde bedragen. Het betreft zaken als het in rekening brengen van de juiste bedragen op grond van tarieven dan wel inzake door te belasten bedragen.

Het valuteringscriterium betreft het verantwoorden van bijdragen en bestedingen aan de periode waarop deze betrekking hebben. Het gaat om de juistheid van het tijdstip van betaling en verantwoording van de verplichting.

Bij het volledigheidscriterium dient vastgesteld te worden dat alle bijdragen die verantwoord zouden moeten zijn, zijn verantwoord.

Bij het adresseringscriterium dient vastgesteld te worden dat de persoon of organisatie waar een financiële bijdrage naar toe is gegaan juist (rechthebbende) is. De accountant dient vast te stellen dat er (functie)scheiding bestaat tussen bepaling en betaling van de verplichtingen.

Bij het aanvaardbaarheidscriterium dient vastgesteld te worden dat de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeenten of provincies en dat in relatie tot de bestedingen een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen. Ook de naleving van de wettelijke verplichting tot doelmatigheid is uiteraard een rechtmatigheidsaspect. De signalen van echte ondoelmatigheden oftewel van duidelijke verspillingen vallen onder het aanvaardbaarheidscriterium.

Bij het leveringscriterium dient de juistheid van de ontvangen goederen en/of diensten te worden vastgesteld.

De volgende rechtmatigheidscriteria vormen extra aandachtspunten bij de controle:

Onder het begrotingscriterium vallen de bepalingen die zijn opgenomen in het Besluit (artikel 44) en de Regeling (artikel 5). Hieronder valt de verplichting om zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling te doen van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging of intrekking van een specifieke uitkering (artikel 44 Besluit).

Het voorwaardecriterium is met name van toepassing op specifieke uitkeringen en subsidies, waaraan bepaalde voorwaarden zijn verbonden. Het voldoen aan deze voorwaarden moet worden getoetst. De aanbestedingsprocedure is een nadere uitwerking van het voorwaardencriterium. Met betrekking tot de controle op de naleving van de voorschriften inzake Europese aanbesteding zijn met name de geldende drempelbedragen en de specifieke criteria voor leveringen en diensten van belang. In het kader van de rechtmatigheidscontrole besteedt de accountant mede aandacht aan de door de gemeente of provincie voldoende genomen maatregelen betreffende de controle van deze gegevens van derden.

Onder het voorwaardecriterium valt tevens de toetsing of aan de voorwaarde voor medefinanciering is voldaan. De volgende voorwaarden voor medefinanciering gelden:

• 1. Beleidskader Actieplan Cultuurbereik 2005–2008:

  de eigen bijdrage van gemeenten of provincies voor cultuurbereik is minstens even hoog als de OCW-bijdrage (artikel 6, eerste lid, onderdeel a, van de Regeling).

• 2. Beleidskader Geldstroom Beeldende Kunst en Vormgeving:

  • – inzake de negen steden Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Groningen, Enschede, Arnhem, Eindhoven en Maastricht: de eigen bijdrage van gemeenten voor beeldende kunst en vormgeving is minstens even hoog als de OCW-bijdrage (artikel 6, eerste lid, onderdeel b, van de regeling).

  • – inzake provincies: de eigen bijdrage van provincies voor beeldende kunst en vormgeving is minstens even hoog als dat deel van de OCW-bijdrage Geldstroom BKV. Indien dit niet het geval is, dient de provincie voor het verschil tussen de OCW-bijdrage en de eigen bijdrage aan te tonen dat besteding van de middelen is geschied in samenwerking met gemeenten (artikel 6, eerste lid, onderdeel c, van de Regeling).

    Onder samenwerking wordt verstaan: een aantoonbare betrokkenheid van een of meerdere gemeenten bij de keuze voor de bestemming van de provinciale middelen. Dit kan blijken uit: instellingsbeschikkingen, verslagen van beoordelingscommissies en schriftelijke afspraken tussen gemeenten en provincies. De accountant toetst of aan deze voorwaarde is voldaan.

    Onder de eigen bijdrage van de provincie of gemeente voor beeldende kunst en vormgeving wordt verstaan:

    • a. De middelen op de reguliere begroting van provincies en gemeenten voor beeldende kunst en vormgeving; het gaat hier om middelen die door provincies en gemeenten zelf in worden gebracht.

    • b. Het deel van subsidies voor provinciale of gemeentelijke musea voor moderne kunst of met een afdeling voor moderne kunst, dat bestemd is voor aankopen, activiteiten en tentoonstellingen; het gaat hier om middelen die door provincies en gemeenten zelf in worden gebracht.

    • c. Door provincies en gemeenten verstrekte bijdragen voor beeldende kunst en vormgeving in natura; deze moeten worden gekapitaliseerd.

    • d. Investeringen in één keer of in jaarlijkse termijn(en) op basis van de wettelijk vastgestelde regels voor afschrijving.

• 3. Versterking cultuureducatie primair onderwijs:

  De financiële inzet van gemeenten en provincies in de jaren 2005 en 2006 op het gebied van aanbod, ondersteuning en bemiddeling ten behoeve van het primair onderwijs is minstens even hoog als hun financiële inzet in 2004 (artikel 6, eerste lid, onderdeel d, van de Regeling).

Daarnaast dient de accountant het volgende vast te stellen:

• – of de juiste modellen zijn gebruikt, conform artikel 11 van de Regeling;

• – of de gegevens op de financiële verantwoordingsformulieren (Modellen VII-IX) juist en volledig zijn;

• – dat de specifieke uitkering door de gemeente of provincie alsmede de subsidieontvangers ingezet is voor het realiseren van de afgesproken doelen (artikel 4 van de Regeling);

• – dat de bestedingen rechtmatig zijn;

• – dat de bepalingen in de beschikking zijn nageleefd.

Bij het M&O criterium gaat het om het volgende:

Ten aanzien van misbruik dient de accountant vast te stellen dat interne toetsing door gemeente of provincie plaatsvindt op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen. Ten aanzien oneigenlijk gebruik dient de accountant vast te stellen dat interne toetsing door gemeente of provincie plaatsvindt of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling.

Indien niet is voldaan aan de gestelde rechtmatigheidseisen, moet de specifieke uitkering als onrechtmatig besteed worden aangemerkt en in het rapport van bevindingen worden gerapporteerd.

In de accountantsverklaring bij de financiële verantwoording dient het punt dat het controleprotocol is nageleefd tot uitdrukking te worden gebracht. Een dergelijke vermelding impliceert mede dat de controle is uitgevoerd met in acht name van de hierboven gestelde eisen.

Met betrekking tot de beoordeling van de outputdoelen dient de accountant op basis van het inhoudelijk verslag over de uitkeringsperiode het volgende vast te stellen:

• 1. dat de wijze waarop de realisatie van de outputdoelen door de gemeente of provincie wordt geregistreerd voldoet aan de uitgangspunten of afspraken (definitie en vooraf vastgelegde registratiewijze) in de beschikking;

• 2. dat de in het inhoudelijk verslag opgenomen gerealiseerde doelen overeen komen met de gegevens zoals die in de registratiesystemen zijn opgenomen.

Het is geenszins de bedoeling dat de accountant een onderzoek naar de doeltreffendheid verricht. De accountant dient wel afwijkingen bij de onderdelen 1 en 2 te rapporteren.

De accountant rapporteert in het rapport van bevindingen bij de financiële verantwoording over de betreffende uitkeringsperiode separaat over de uitkomsten van deze beoordeling op de outputdoelen van de specifieke uitkeringen. Deze bevindingen hebben geen invloed op de aard van de accountantsverklaring.

Voor de verklaring moet gebruik gemaakt worden van het door de minister voorgeschreven formulier (Bijlage III). In de verklaring is zowel het oordeel over de getrouwheid als over de rechtmatigheid opgenomen.

Indien de verklaring een niet goedkeurende strekking heeft (bij overschrijding van de goedkeuringstoleranties), moet op het vervolgblad de motivering worden opgenomen. Voorzover de rechtmatigheidseisen niet zijn nageleefd, maakt de accountant daarvan melding in zijn rapport van bevindingen respectievelijk in de accountantsverklaring indien de verklaring niet goedkeurend is.

In het rapport van bevindingen wordt (indien van toepassing) ingegaan op:

• · Een nadere uitgebreide toelichting op een niet goedkeurende accountantsverklaring;

• · Bevindingen naar aanleiding van de beoordeling van de outputdoelen;

• · Eventuele tekortkomingen bij het gebruik van gegevens van derden.

Het doel van deze procedure is om voor alle betrokken partijen duidelijkheid te verschaffen over wanneer er sprake is van een ontoereikende accountantscontrole en de te nemen stappen in het geval van ontoereikende accountantscontrole.

De eerste stap in deze procedure is het vaststellen of er sprake is van een ontoereikende accountantscontrole. Dit is het geval indien de controle niet voldoet aan de normen, zoals gesteld in het vigerende controleprotocol. Naast de gewenste uitkomst dat de controle door de instellingsaccountant conform de eisen van het controleprotocol is uitgevoerd, zijn er nog andere bevindingen uit de reviews denkbaar. Indien blijkt dat er tekortkomingen in wet- en regelgeving zijn, zullen deze gerepareerd moeten worden. Als blijkt dat onvoldoende of geen gebruik gemaakt kan worden van de ontvangen controle-informatie, of het dossieronderzoek niet tot het gewenste inzicht leidt, kan door OCW/AD worden besloten tot het uitvoeren van eigen controles ter plaatse. De bevindingen uit de reviews worden neergelegd in een rapport van bevindingen. Dit rapport wordt zowel bij een toereikende als een ontoereikende accountantscontrole gestuurd aan het vaktechnisch centrum van het accountantskantoor en aan het bevoegd gezag.

Indien is vastgesteld dat instellingsaccountants hun controlewerkzaamheden ontoereikend (niet conform de eisen van het controleprotocol) hebben uitgevoerd, kunnen de volgende maatregelen worden genomen. In deze te nemen maatregelen, die deels ook een handhavingkarakter hebben, zijn verschillende gradaties te onderkennen, naar gelang de aard en de ernst van de tekortkomingen in de controle en de mate waarin er sprake is van herhaalde tekortkomingen. Er moet eerst worden vastgesteld om wat voor tekortkoming het gaat, waarna de bijbehorende maatregel toegepast kan worden.

De hierboven opgesomde maatregelen laten zien dat er meerdere mogelijkheden zijn om bij geconstateerde tekortkomingen in de controle door de instellingsaccountant maatregelen te treffen. De volgorde van de maatregelen zal niet altijd hetzelfde zijn. Indien er sprake is van een duidelijk verzuim dat niet wordt hersteld, ligt het eerder voor de hand om onmiddellijk actie richting de instelling te ondernemen, dan wanneer er sprake is van een vaktechnisch verschil van inzicht. In het laatste geval is het zinvol eerst een gesprek met de leiding van het accountantskantoor te organiseren.