Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Financieel-Economische Zaken 2009

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. directie FEZ: de directie Financieel-Economische Zaken van het ministerie;

• b. VBTB: Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording (regeringsnota van 19 mei 1999);

• c. CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek.

De directie FEZ bestaat uit de volgende afdelingen:

• a. de afdeling Begroting;

• b. de afdeling Beleidsinformatie;

• c. de afdeling Bedrijfsvoering;

• d. de afdeling Re-integratie;

• e. de afdeling Uitkeringen;

• f. het Bedrijfsbureau.

Het hoofd van de afdeling Begroting is verantwoordelijk voor het correcte verloop van de begrotingscyclus overeenkomstig artikel 19 van de Comptabiliteitswet door:

• a. het zorgdragen voor het budgettaire totaalkader, inclusief de bijbehorende integrale toetsing, en advisering daarover aan de ambtelijke en politieke leiding;

• b. het jaarlijks opstellen en periodiek actualiseren, bij voorjaars- en najaarsnota, van de (ontwerp-)begroting inclusief de premieontvangsten/premieramingen en de premiegefinancierde uitgaven van de budgetdisciplinesector SZA en van de daarmee samenhangende integrale meerjarenramingen overeenkomstig de artikelen 12, 14 en 27 van de Comptabiliteitswet en artikel 3 van het Besluit taak FEZ;

• c. het jaarlijks opstellen van de beleidsbrief, suppletore wetten en uitvoeringsrapportages, en het jaarverslag overeenkomstig artikel 51 van de Comptabiliteitswet;

• d. het uitoefenen van toezicht op de begrotingsuitvoering overeenkomstig de artikelen 19 en 27 van de Comptabiliteitswet en artikel 6 van het Besluit taak FEZ;

• e. het zorgdragen voor het beschikbaar komen van financiële informatie ten behoeve van de planning- en controlcyclus en het leveren van bijdragen aan interne producten in dat kader;

• f. het samenstellen van periodieke overzichten van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten overeenkomstig artikel 8 van het Besluit taak FEZ;

• g. het onderhoud van het integrale ramingsmodel MUISZ en begrotingssysteem BUVA dat voor deze taken nodig is, alsmede de invoer in het rijksbegroting informatie systeem (RIS);

• h. het bewaken van de consistentie tussen ramingen van afzonderlijke regelingen;

• i. als centraal aanspreekpunt voor SZW te functioneren richting het ministerie van Financiën en het Centraal Planbureau op het vlak van ramingen en budgettaire aangelegenheden.

Het hoofd van de afdeling Beleidsinformatie is verantwoordelijk voor het bevorderen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van beleid dat ten grondslag ligt aan de begroting overeenkomstig artikel 20 van de Comptabiliteitswet en artikel 5 van het Besluit taak FEZ door:

• a. het inrichten van de evaluatiefunctie van het ministerie, evenals het bewaken en bevorderen van een goede werking ervan op basis van de (nadere) Regeling periodiek evaluatieonderzoek en beleidsinformatie 2006;

• b. het, in samenwerking met de andere afdelingen van de directie FEZ, adviseren van de beleidsdirecties en departementsleiding over de planning, uitvoering en benutting van uitkomsten van evaluaties;

• c. het monitoren van afgerond, lopend en (meerjarig) geplande (evaluatie-)onderzoeken en het periodiek rapporteren daarover aan het MT-SZW en de bewindspersonen;

• d. het borgen van de kwaliteit van de niet-financiële informatie in de begroting en jaarverslag van SZW binnen de kaderstelling van de Regeling periodiek evaluatieonderzoek en beleidsinformatie 2006, inclusief het adviseren daarover aan de beleidsdirecties en departementsleiding vanuit een onafhankelijke positie;

• e. het, in samenwerking met beleidsdirecties, ontwikkelen, beheren en beschikbaar stellen van informatiemonitors t.b.v. niet-financiële informatie in begroting en jaarverslag, ramingen en verdeelmodellen;

• f. het, in samenwerking met andere afdelingen van de directie FEZ, adviseren aan beleidsdirecties over VBTB-aspecten bij onderbouwing van beleid in begroting/jaarverslag en specifiek het bewaken van de consistentie en samenhang;

• g. het inrichten en beheren van een effectieve relatie met CBS voor het hele ministerie, inclusief de tekenverantwoordelijkheid voor alle contracten die het ministerie sluit met het CBS;

• h. het verzorgen van het departementaal financieel-economisch scholingsprogramma in samenwerking met de Academie SZW.

Het hoofd van de afdeling Beleidsinformatie is verantwoordelijk voor de toetsing van beleidsvoorstellen op budgettaire gevolgen en financieel-economische aspecten, het verzorgen van ramingen en het adviseren hierover aan de beleidsdirecties binnen het Directoraat-Generaal Werk, alsmede de ambtelijke en politieke leiding overeenkomstig artikel 20 van de Comptabiliteitswet en artikel 2 van het Besluit taak FEZ.

Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het toezien op een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering en coördineert daartoe de concern-controllersrol van de directie FEZ overeenkomstig de artikelen 21 tot en met 27 van de Comptabiliteitswet door:

• a. mede in het licht van de jaarlijks af te geven bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag, de regie te voeren op de normen en kaders voor de inrichting en de kwaliteit van de bedrijfsvoering en op de daarover uit te brengen rapportages, en uit dien hoofde een coördinerende taak te vervullen ten opzichte van de andere stafdirecties en binnen de directie FEZ;

• b. op adequate wijze de planning- en controlcyclus in te richten, onder meer door het stellen van normen en kaders voor de directeuren-generaal en de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid hieromtrent, de coördinatie van de Februaribrief, de Lentebrief en de Oktoberbrief/Kadernota, alsmede de coördinatie van het opstellen van de integrale departementale managementrapportages (maraps);

• c. op een consistente en transparante manier en op vooraf duidelijk bepaalde tijdstippen normen en kaders te stellen voor de inrichting en de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering en voor de daarmee samenhangende informatievoorziening overeenkomstig artikel 26 van de Comptabiliteitswet;

• d. er zorg voor te dragen dat uitvoeringsinformatie over de financiële bedrijfsvoering beschikbaar wordt gesteld;

• e. de toepassing van de normen en kaders te volgen en (verantwoordings)informatie te vergaren, te analyseren, te consolideren en daarover te rapporteren ten behoeve van de sturing op het aspect van de financiële bedrijfsvoering;

• f. te zorgen voor periodiek onderzoek naar de rechtmatigheid van begrotingsuitgaven overeenkomstig artikel 6 van het Besluit FEZ;

• g. het adviseren van de (plaatsvervangend) secretaris-generaal en de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

• h. het verzorgen van het secretariaat van het Audit Committee;

• i. het verrichten van coördinerende werkzaamheden voor onderzoek van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst van het ministerie van SZW.

• j. en het adviseren van de directeur FEZ inzake het Interdepartementale Overleg van de directeuren FEZ.

Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de toetsing van beleidsvoorstellen op budgettaire gevolgen en financieel-economische aspecten, het verzorgen van ramingen en het adviseren hierover aan de (beleids)directies binnen de kolommen van de (plaatsvervangend) secretaris-generaal en de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid als portefeuillehouder met betrekking tot hun eigen directies, alsmede de ambtelijke en politieke leiding overeenkomstig artikel 20 van de Comptabiliteitswet en artikel 2 van het Besluit taak FEZ.

Het hoofd van de afdeling Re-integratie is verantwoordelijk voor de toetsing van beleidsvoorstellen op budgettaire gevolgen en financieel-economische aspecten, het verzorgen van ramingen en het adviseren hierover aan de beleidsdirecties binnen het Directoraat-Generaal Participatie en Inkomenswaarborg wat betreft de directies Re-integratie en Participatie en Relatiebeheer, Uitvoeringsontwikkeling en Aansturing, en de ambtelijke en politieke leiding overeenkomstig artikel 20 van de Comptabiliteitswet en artikel 2 van het Besluit taak FEZ.

Het hoofd van de afdeling Uitkeringen is verantwoordelijk voor de toetsing van beleidsvoorstellen op budgettaire gevolgen en financieel-economische aspecten, het verzorgen van ramingen en het adviseren hierover aan de beleidsdirecties binnen het Directoraat-Generaal Participatie en Inkomenswaarborg wat betreft de directies Inkomensverzekeringen en -voorzieningen en Naleving, en de ambtelijke en politieke leiding overeenkomstig artikel 20 van de Comptabiliteitswet en artikel 2 van het Besluit taak FEZ.

De hoofden van de afdelingen Beleidsinformatie, Bedrijfsvoering, Re-integratie en Uitkeringen zijn verantwoordelijk voor de toetsing van beleidsvoorstellen op budgettaire gevolgen en financieel-economische aspecten, het verzorgen van ramingen en het adviseren hierover aan (beleids)directies en agentschappen. Dit omvat de volgende aspecten:

• a. het adviseren van onderhavig Directoraat-Generaal omtrent:

  • 1°. rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en budgettaire inpasbaarheid van voorgenomen beleid;

  • 2°. op grond van ex-ante ramingen, te verwachten budgettaire en volume-effecten in de toekomst;

  • 3°. het ontwikkelen van een optimale onderbouwing van beleid in de begroting via algemene en operationele doelstellingen alsmede de indicatoren en kengetallen;

  • 4°. streefwaarden waarmee de effecten van beleid kunnen worden gevolgd;

  • 5°. de onderzoeksvragen die ten grondslag ligt aan ex-post evaluatieonderzoeken;

  • 6°. de beleidsmatige benutting van uitkomsten van ex-post evaluatieonderzoek;

  • 7°. bekostigingssystematieken en uitvoeringsmodaliteiten;

  • 8°. de financiële bedrijfsvoering (op uitdrukkelijk verzoek en op ad hoc basis) en financiële beheersconcepten;

• b. het mede opstellen van financiële paragrafen ten behoeve van wetsvoorstellen en beleidsnotities;

• c. de ontwikkeling en het onderhoud van specifieke modellen die nodig zijn voor ramingen binnen dit domein;

• d. het toetsen van:

  • 1°. specifieke bijdragen van het onderhavige Directoraat-Generaal en onderhavige directies aan begroting, jaarverslag en andere externe begrotingsproducten, alsmede aan Maraps, voor zowel beleid als beheer;

  • 2°. de doelmatigheid, doeltreffendheid en budgettaire inpasbaarheid van finale beleidsvoorstellen;

  • 3°. het adviseren en toetsen inzake budgettaire consequenties van bestaand en nieuw beleid aangaande bedrijfsvoeringsactiviteiten van (beleids)directies en agentschappen het onderhavige Directoraat-Generaal.

Het hoofd van het Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor:

• a. het zorgdragen voor het verrichten van voorkomende beleids-, beheers- en/of verantwoordingstaken ten behoeve van de zogenoemde PIOFAH-aangelegenheden, aspecten die te maken hebben met personeel, informatie, organisatie, financiën, algemene zaken en huisvesting, en in het kader van de planning- en controlcyclus binnen de directie FEZ;

• b. het adviseren inzake door de directeur te nemen besluiten ten aanzien van directiebrede personele aangelegenheden;

• c. het adviseren van het management met betrekking tot voorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van het beleid over de planning- en controlcyclus en de bedrijfsvoering binnen de directie FEZ;

• d. het zorgdragen voor het beheer van de aan het Bedrijfsbureau toegekende departementale en directiegebonden budgetten;

• e. het verzorgen en/of uitvoeren van werkzaamheden met een algemeen karakter die voor de directie FEZ van belang zijn.

Aan de hoofden van de afdelingen en het Bedrijfbureau wordt mandaat en machtiging verleend tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen organisatie eenheid, voor zover het betreft:

• a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers.

• b. het houden van manager-medewerker gesprekken;

• c. verlof van medewerkers;

• d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

Aan de hoofden van de afdelingen en het Bedrijfsbureau wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot:

• a. het afdoen van informatieve brieven, die betrekking hebben op de taken van de eigen organisatorische eenheid;

• b. het paraferen van stukken waar de directie FEZ geen voortouw in heeft, met uitzondering van stukken waarvan gelet op het belang daarvan redelijkerwijs vermoed kan worden dat deze door de directeur Financieel-Economische Zaken afgedaan moeten worden.

Aan het hoofd van de afdeling Begroting wordt mandaat verleend met betrekking tot het ondertekenen van de maandstaat en de kasbegroting.

Aan het hoofd van het Bedrijfsbureau wordt volmacht verleend tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen met een waarde van ten hoogste € 20.000 per overeenkomst:

• a. het aangaan van koop-, huur- en leaseovereenkomsten;

• b. het aangaan van overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;

• c. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot beroeps-, functionerings- en loopbaangerichte cursussen en opleidingen die ingevolge dienstopdracht worden gevolgd.

• 1 Aan het hoofd van de afdeling Beleidsinformatie wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot beleidsinformatievoorziening met een waarde van ten hoogste € 5.000 per overeenkomst.

• 2 Het hoofd van de afdeling Beleidsinformatie kan de bevoegdheid, bedoeld in het eerste lid, doorverlenen aan de onder hem ressorterende functionarissen.

Doorverlening van bevoegdheden is slechts toegestaan na voorafgaande schriftelijk toestemming van de directeur Financieel-Economische Zaken.

Bij afwezigheid of verhindering van de directeur Financieel-Economische Zaken worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door het afdelingshoofd dat is aangewezen als de plaatsvervangende directeur.

• 1 Het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit FEZ 2004 wordt ingetrokken.

• 2 Deze regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2009.

• 3 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Financieel-Economische Zaken 2009.