Regeling digitale vervanging personeelsdossiers Ministerie van Justitie 2010

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. selectielijst:

  de selectielijst die op 16 augustus 2007 door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Minister van Justitie, kenmerk C/S&A/07/1516 is vastgesteld naar artikel 5, tweede lid onder b van de Archiefwet 1995 (Stcrt. 2007, 225);

• b. digitale vervanging:

  de vervanging van papieren personeelsdossiers, die op basis van de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, door digitale bestanden;

• c. vervangingsbesluit:

  een besluit tot digitale vervanging als bedoeld in artikel 7, eerste lid, van de Archiefwet 1995;

• d. bewerkersovereenkomst:

  een overeenkomst als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• e. P-Direkt:

  de baten-lastendienst, ingesteld bij besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Financiën van 11 februari 2009;

• f. beheersorganisatie: ‘de organisatieonderdelen die krachtens de Organisatieregeling Ministerie van Veiligheid en Justitie 2011 zijn belast met de bedrijfsvoeringstaken van het Ministerie van Veiligheid en Justitie.

• 1 Deze regeling heeft betrekking op de wijze waarop de Minister van Justitie de bevoegdheid uitoefent tot het nemen van een vervangingsbesluit.

• 2 Een vervangingsbesluit heeft uitsluitend betrekking op:

  • a. de personeelsdossiers, genoemd in de selectielijst en waarvan het beheer bij P-Direkt berust;

  • b. de personeelsdossiers, genoemd in de selectielijst en waarvan het beheer aan P-Direkt zal worden overgedragen, en

  • c. de personeelsdossiers die bij P-Direkt zijn beheerd.

• 3 De geldingsduur van een vervangingsbesluit overschrijdt niet de geldingsduur van de selectielijst, vastgesteld krachtens artikel 2, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995.

• 1 Het nemen van vervangingsbesluiten is opgedragen aan:

  • a. de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal;

  • b. de directeuren-generaal;

  • c. de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding;

  • d. de hoofden van baten-lasten diensten;

  • e. de hoofden van zelfstandige bestuursorganen;

  • f. de hoofden van rechtspersonen met een wettelijke taak;

  • g. de directeur bedrijfsvoering van de Hoge Raad;

  • h. het door het College van procureurs-generaal aan te wijzen lid van dat college;

  voor zover zij gebruik maken van de voorzieningen van P-Direkt en voor zover zij krachtens de Organisatieregeling Ministerie van Veiligheid en Justitie 2011 zijn belast met bedrijfsvoeringstaken.

• 2 De Mandaatregeling Ministerie van Veiligheid en Justitie en de daarop gebaseerde mandaatregelingen zijn van overeenkomstige toepassing op het nemen van een vervangingsbesluit.

• 1 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van het beheer vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat onafhankelijk van de omvang, doelgroep of aard van de werkzaamheden wordt aangetoond dat de beheerorganisatie over langere tijd kan functioneren conform de doelstellingen;

  • b. dat er een vaste, omgevingsbewuste beheerorganisatie is, die over deskundige medewerkers beschikt die taken, verantwoordelijkheden en procedures duidelijk heeft vastgelegd;

  • c. dat transparant en expliciet is vastgelegd wat de beheerorganisatie nodig heeft, besluit, ontwikkelt en doet ten behoeve van lange termijn beheer;

  • d. dat de beheerorganisatie in staat is om zijn beheertaken te blijven uitvoeren. De hiervoor benodigde zekerheden moeten in de planning en toetsing zijn betrokken;

  • e. dat de beheerorganisatie alle voor het beheer noodzakelijke zaken heeft vastgelegd. Daarbij moeten onder andere functies, verantwoordelijkheden, looptijden en voorwaarden duidelijk en toegankelijk zijn beschreven.

• 2 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de opname van gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat er een juiste procedure is voor de opname van het gedigitaliseerde archiefstuk op een wijze als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en geordend op een wijze als bedoeld in artikel 3 van de Archiefwet 1995 onder toevoeging van de variabelen uit de selectielijst;

  • b. dat het gedigitaliseerde archiefstuk is aangepast voor lange termijn bewaring qua vorm, structuur en inhoud;

  • c. dat de beheerorganisatie beschikt over een bewaarstrategie en aantoont te willen inspelen op veranderende inzichten en nieuwe technische mogelijkheden bij de uitvoering van deze strategie;

  • d. dat de beheerorganisatie zaken als de toepassing van migratie, conversie, checksums, kopiëren, gescheiden opslag en procesgeschiedenis heeft vastgelegd als beheersmetadata, zodat de betrouwbaarheid van de opslag kan worden aangetoond en gecontroleerd;

  • e. dat de beheerorganisatie tevoren heeft vastgelegd welke minimumeisen aan metadata door de beheerder archiefbescheiden worden gesteld;

  • f. dat de beheerorganisatie voor het verspreiden van beschikbare gedigitaliseerde stukken regels heeft opgesteld, die recht doen aan de voor de beoogde gebruikersgroep gewenste openbaarheid en toegankelijkheid.

• 3 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van het beheer van de digitale en gedigitaliseerde archiefstukken vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat de beheerorganisatie beschikt over een technische infrastructuur die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;

  • b. dat de beheerorganisatie beschikt over een adequate technologie afgestemd op de eisen van de gebruikersgroep en die voldoet aan eisen voor lange termijn beheer;

  • c. dat de beheerorganisatie beschikt over een informatiebeveiligingsplan dat voldoet aan eisen voor lange termijn beheer.

• 1 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. de wijze waarop de persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de artikelen 6 tot en met 11 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • b. dat een opdracht is verleend en de geheimhouding is geregeld overeenkomstig artikel 12 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • c. dat passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen overeenkomstig artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 2 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door een bewerker in de zin van de Wet bescheming persooonsgegevens vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. dat de bewerker, alsmede een ieder die handelt onder het gezag van de bewerker, handelt overeenkomstig artikel 14, eerste lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • b. dat de verwerking van persoonsgegevens die worden bestreken door het vervangingsbesluit uitsluitend plaatsvindt op grond van een bewerkersovereenkomst tussen de Minister van Justitie in diens hoedanigheid van verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en de bewerker;

  • c. dat terzake overigens gehandeld is in overeenstemming met artikel 14, vijfde lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 3 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaren vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

  • a. op welke wijze naar artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens gehandeld wordt;

  • b. dat naar artikel 2a van de Archiefwet 1995 gehandeld wordt.

• 4 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren vastgesteld en schriftelijk vastgelegd dat een melding conform artikel 27, eerste lid van de Wet bescherming persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.

• 5 Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren vastgesteld en schriftelijk vastgelegd op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan:

  • a. verzoeken van betrokkenen om inzage op grond van artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • b. verzoeken van betrokkenen om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming op grond van artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • c. de behandeling van bezwaarschriften, beroepschriften en verzoekschriften als bedoeld in de artikelen 45 tot en met 50 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

Alvorens een vervangingsbesluit te nemen, wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren ten aanzien van de verwerking van declaraties en vergoedingen vastgesteld en schriftelijk vastgelegd:

• a. dat de ontvangst van declaratiebescheiden door P-Direkt tot en met de digitalisering en opslag daarvan plaatsvindt overeenkomstig artikel 52, vijfde lid, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen;

• b. dat de kwaliteit van de gedigitaliseerde bijgevoegde originele bewijsstukken die verband houden met de vrije vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de algemene eisen die gelden voor kleurrelevante scans als opgenomen in de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden.

• 1 Als bijlage bij een vervangingsbesluit wordt een Handboek Substitutie vastgesteld.

• 2 Het Handboek Substitutie bevat de nadere voorschriften met betrekking tot de uitvoering van de artikelen 4, 5 en 6 van deze regeling.

• 3 In het Handboek Substitutie is de vastlegging ingericht op een wijze dat deze tevens kan dienen ter instructie voor de personen die binnen de betreffende organisatie zijn belast met de taken in het vervangingsproces.

• 4 De in artikel 3, eerste lid, genoemde ambtenaar wijst voor het onder hem ressorterende organisatieonderdeel een ambtenaar aan, belast met interne controlewerkzaamheden, die zorgdraagt voor de naleving van de regeling.

• 1 Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt door de in artikel 3, eerste lid, bedoelde ambtenaren geen gebruik gemaakt:

  • a. voor zover naar artikel 2, eerste lid, onder c van het Archiefbesluit 1995 de waarde van het archiefstuk geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm, of het archiefstuk als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde heeft, of kan gaan vertegenwoordigen;

  • b. voor zover naar artikel 2, eerste lid, onder c van het Archiefbesluit 1995, mede gelet op de selectielijst, sprake is van bijzondere dossiers met inachtneming van de daarin opgenomen criteria als bedoeld in artikel 5, onder e van het Archiefbesluit 1995;

  • c. voor zover naar artikel 2, eerste lid, onder d van het Archiefbesluit 1995, krachtens verdragen, of op grond van wettelijke bepalingen, de archiefstukken in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

• 2 Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt gedurende en tot twee jaar na afloop van procedures geen gebruik gemaakt waar het archiefstukken betreft als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder d, van het Archiefbesluit 1995 en waar recht- en bewijszoekenden gebruik van kunnen of moeten maken.

• 3 Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt gedurende maximaal twee jaar geen gebruik gemaakt, waar het archiefstukken betreft waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen.

• 4 De vernietiging van de overige archiefbescheiden en de archiefbescheiden als bedoeld in het 3^e lid van dit artikel vindt telkens plaats nadat de interne controle van de betreffende organisatie zich heeft uitgesproken dat de tot op dat moment vervangen archiefbescheiden door steekproeven zijn gecontroleerd en dat de vervanging conform deze regeling heeft plaatsgevonden.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale vervanging personeelsdossiers Ministerie van Justitie 2010.