Bijlage 1: Voorbeeldtekst controleverklaring
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Aan: Opdrachtgever
Verklaring betreffende de jaarrekening
Wij hebben de (in dit verslag/rapport opgenomen) jaarrekening 2010 van .... (naam
entiteit) te .... (statutaire vestigingsplaats) gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat
uit de balans per .... 2010 en de staat van baten en lasten over 2010 met de toelichting,
waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële
verslaggeving en andere toelichtingen.
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening
die het vermogen en resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen
van het jaarverslag, beide in overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, met name RJ 640. Het bestuur is tevens
verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde
baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming
dienen te zijn met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het
bestuur is tenslotte verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het
noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante
wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als
gevolg van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis
van onze controle, als bedoeld in artikel 35, tweede en derde lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder
de Nederlandse controlestandaarden en het controleprotocol Stimuleringsfonds voor
de Pers. Dit vereist dat wij voldoen aan voor ons geldende ethische voorschriften
en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid
wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie
over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden
zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip
van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel
belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen
neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken
van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan alsmede voor de naleving van
de betreffende wet- en regelgeving, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden
die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet
tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne
beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid
van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de financiële rechtmatigheidcriteria
en van de redelijkheid van de door het bestuur van de entiteit gemaakte schattingen,
alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt
is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel
Naar ons oordeelgeeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het
vermogen van .... (naam entiteit) per .... 2010 en van het resultaat over 2010 in
overeenstemming met Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, met name RJ 640.
Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten
en balansmutaties over 2010 voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit
houdt in dat deze bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante wet- en
regelgeving opgenomen bepalingen, zoals vermeld in paragraaf 1.2 Wettelijk kader van
het controleprotocol Stimuleringsfonds voor de Pers.
Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen
Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek
of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW is opgesteld, en of de in artikel 2:393 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens
zijn toegevoegd. Tevens vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen
beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW.
Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
.... (naam accountant)
Bijlage 2: Procedure ontoereikende accountantscontrole
Doel
Het doel van deze procedure is om voor alle betrokken partijen duidelijkheid te verschaffen
over wanneer er sprake is van een ontoereikende accountantscontrole en de te nemen
stappen in het geval van ontoereikende accountantscontrole. De brief over accountantscontrole
van het Ministerie van Financiën (Tweede Kamer, vergaderjaar 2002–2003, 28 779, nr.
1, d.d. 30 januari 2003) is als basis gebruikt voor onderstaande procedure.
Vaststellen ontoereikende accountantscontrole
De eerste stap in deze procedure is het vaststellen of er sprake is van een ontoereikende
accountantscontrole. Dit is het geval indien de controle niet voldoet aan de normen,
zoals gesteld in het vigerende controleprotocol. Naast de gewenste uitkomst dat de
controle door de instellingsaccountant conform de eisen van het controleprotocol is
uitgevoerd, zijn er nog andere bevindingen uit de reviews denkbaar. Indien blijkt
dat er tekortkomingen in wet- en regelgeving zijn, zullen deze gerepareerd moeten
worden. Als blijkt dat onvoldoende of geen gebruik gemaakt kan worden van de ontvangen
controle-informatie, of het dossieronderzoek niet tot het gewenste inzicht leidt,
kan door OCW/AD worden besloten tot het uitvoeren van eigen controles ter plaatse.
De bevindingen uit de reviews worden neergelegd in een rapport van bevindingen. Dit
rapport wordt zowel bij een toereikende als een ontoereikende accountantscontrole
gestuurd aan het vaktechnisch centrum van het accountantskantoor en aan het bevoegd
gezag.
Maatregelen bij geconstateerde tekortkomingen
Indien is vastgesteld dat instellingsaccountants hun controlewerkzaamheden ontoereikend
(niet conform de eisen van het controleprotocol) hebben uitgevoerd, kunnen de volgende
maatregelen worden genomen. In deze te nemen maatregelen, die deels ook een handhavingskarakter
hebben, zijn verschillende gradaties te onderkennen, naar gelang de aard en de ernst
van de tekortkomingen in de controle en de mate waarin er sprake is van herhaalde
tekortkomingen. Er moet eerst worden vastgesteld om wat voor tekortkoming het gaat,
waarna de bijbehorende maatregel toegepast kan worden.
De instellingsaccountant gelegenheid geven voor herstelactie
Dit is de lichtste maatregel. Deze is aan de orde voor zover tekortkomingen voor de
eerste keer worden geconstateerd en naar aard en ernst geen zwaardere maatregel vergen.
De accountant bij wie tijdens de dossierreview tekortkomingen in de controle zijn
gebleken wordt hiervan op de hoogte gesteld. Met hem worden afspraken gemaakt om deze
tekortkomingen binnen een redelijke termijn op te heffen. Na het verstrijken van deze
termijn zal er een herhalingsreview worden uitgevoerd om vast te stellen dat de tekortkomingen
naar tevredenheid zijn opgeheven.
Jaarlijks aanschrijven van de besturen van accountantskantoren over negatieve reviewbevindingen
met het verzoek voor verbetering zorg te dragen
Het rapport van bevindingen wordt zowel bij een toereikende als een ontoereikende
accountantscontrole gestuurd aan het vaktechnisch centrum van het accountantskantoor
en aan het bevoegd gezag. Voor zover instellingsaccountants geen gehoor hebben gegeven
aan de oproep tot herstelactie, of er sprake is van tekortkomingen die herhaaldelijk
zijn geconstateerd, of indien het ernstiger tekortkomingen betreft, zullen alle tekortkomingen,
gespecificeerd naar opdrachtgever en controlerend accountant, worden doorgegeven aan
het bestuur van het accountantskantoor waar de desbetreffende accountant aan is verbonden.
De bedoeling hiervan is een signaal te laten uitgaan naar de organisatie waarbinnen
de instellingsaccountant werkzaam is.
Besturen van accountantskantoren uitnodigen door de departementsleiding
Als het Ministerie van OCW ernstig wordt gehinderd door tekortkomingen in de controle
die niet met een herstelactie zijn opgeheven zal een gesprek worden gearrangeerd tussen
departementsleiding en de leiding van het kantoor waarbij de accountant werkzaam is.
In dit gesprek zullen duidelijke afspraken worden gemaakt om de tekortkomingen structureel
op te heffen. Het is aan het bestuur om interne maatregelen te overwegen, gericht
op het opheffen van de tekortkomingen, het behoud van de klant en de goede naam.
Aanschrijven van de opdrachtgever met het verzoek ervoor te zorgen dat er een accountantsverklaring
wordt ingediend die aan de vereisten voldoet
Deze maatregel is aan de orde als de mogelijkheid tot herstel van geconstateerde tekortkomingen
niet wordt benut, of bij het zich bij herhaling voordoen van soortgelijke tekortkomingen.
Deze tekortkomingen worden in het reviewrapport van bevindingen gemeld aan de instellingsaccountant
en de opdrachtgever. Voorwaarde is dat het effect van de tekortkomingen van materieel
belang is voor de oordeelsvorming over de verantwoording en/of de rechtmatigheid.
De opdrachtgever wordt er in het rapport op gewezen dat het niet opheffen van de tekortkomingen
gevolgen kan hebben voor de bedrijfsvoering van de organisatie, bijvoorbeeld door
een latere en/of lagere vaststelling van de Rijksbijdrage. Het ligt voor de hand dat
de opdrachtgever de ‘zittende’ instellingsaccountant de gelegenheid geeft om aan deze
verplichting te voldoen. Als dit niet het gewenste effect heeft, kan de opdrachtgever
ervoor kiezen om de controlewerkzaamheden door een andere accountant uit te laten
voeren. OCW zal dit adviseren in het rapport aan de opdrachtgever (voorleggen WJZ).
Deze opdrachtgever heeft uiteraard ook de mogelijkheid om jegens de disfunctionerende
accountant een procedure voor de tuchtrechter en/of de civiele rechter te starten.
Maatregelen richting de opdrachtgever
Voor zover de opdrachtgever zijn accountant niet wil verzoeken om geconstateerde tekortkomingen
op te heffen, of een andere accountant wenst te benoemen, zijn maatregelen richting
de opdrachtgever aan de orde. Te denken valt hierbij aan zware maatregelen als de
weigering of terugvordering van de subsidie, een korting op de subsidie, het verbreken
van de subsidierelatie en het gebruik maken van ministeriële bevoegdheden om in te
grijpen (bestuurlijke dwang).
Indienen van een klacht bij de tuchtrechter
Deze zware maatregel kan als een aanloop worden beschouwd naar een civielrechtelijke
procedure jegens de disfunctionerende instellingsaccountant. Een belangrijke overweging
om deze maatregel toe te passen is dan ook het hebben geleden van financiële schade.
Ook de signaalwerking die hiervan uit gaat naar het accountantsberoep kan een overweging
zijn om een klacht bij de tuchtrechter in te dienen. Voorwaarden hierbij zijn dat
de review zorgvuldig is uitgevoerd en goed is gedocumenteerd, dat de bevindingen zijn
afgestemd met de instellingsaccountant met gelegenheid tot wederhoor en dat de eisen
aan de verantwoording en de controle voldoende eenduidig zijn. Het spreekt voor zich
dat de regelgeving voldoende helder en duidelijk behoort te zijn, en slechts voor
één uitleg vatbaar.
Civielrechtelijke vervolging van de instellingsaccountant
Dit is een logische vervolgstap op een geslaagde tuchtrechtelijke procedure als deze
was ingegeven door geleden financiële schade. Daarnaast is het verstandig de geconstateerde
tekortkomingen te registreren, in ieder geval per accountant, accountantskantoor,
regeling en opdrachtgever. Deze registratie is een belangrijke basis voor de inzet
van gerichte toezichtinstrumenten, zoals de selectie van reviews en het uitvoeren
van controles ter plaatse in de vorm van zoeklichtonderzoeken. Daarnaast zal aan de
hand van de registratie mede worden vastgesteld welke sanctie in een concreet geval
van toepassing zou moeten zijn. Jaarlijks zullen de departementale bevindingen in
IODAD-verband worden besproken. Naar aanleiding hiervan kan worden besloten om in
breder verband acties richting bepaalde accountants of kantoren te treffen, bijvoorbeeld
door inschakeling van het NIVRA De hierboven opgesomde maatregelen laten zien dat
er meerdere mogelijkheden zijn om bij geconstateerde tekortkomingen in de controle
door de instellingsaccountant maatregelen te treffen. De volgorde van de maatregelen
zal niet altijd hetzelfde zijn. Indien er sprake is van een duidelijk verzuim dat
niet wordt hersteld, ligt het eerder voor de hand om onmiddellijk actie richting de
instelling te ondernemen, dan wanneer er sprake is van een vaktechnisch verschil van
inzicht. In het laatste geval is het zinvol eerst een gesprek met de leiding van het
accountantskantoor te organiseren.
