Bestuursreglement NZa

In dit bestuursreglement wordt verstaan onder:

• a. Wmg:

  Wet marktordening gezondheidszorg;

• b. NZa:

  Nederlandse Zorgautoriteit, genoemd in artikel 3, eerste lid, van de Wmg;

• c. Raad van Bestuur:

  Raad van Bestuur van de NZa;

• d. minister:

  minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport;

• e. reglement:

  onderhavig bestuursreglement dat is vastgesteld door de NZa en goedgekeurd door de minister;

• f. voorzitter:

  degene die door de minister als voorzitter van de Raad van Bestuur is benoemd;

• g. bestuurslid:

  degene die door de minister als lid van de Raad van Bestuur van de NZa is benoemd, waaronder ook de voorzitter.

• 1 De Raad van Bestuur bestuurt de organisatie van de NZa.

• 2 De Raad van Bestuur maakt een evenredige verdeling van werkzaamheden door de aangelegenheden waarover de Raad van Bestuur besluiten moet nemen te verdelen in portefeuilles voor elk bestuurslid, waarbij de bestuursleden elkaar bij afwezigheid kunnen vervangen. Daarbij worden het personeelsbeleid enerzijds en de beheersing van de ICT-processen en informatiebeveiliging anderzijds in afzonderlijke portefeuilles ondergebracht.

• 3 Een bestuurslid is binnen de Raad van Bestuur voor de tot zijn portefeuille behorende aangelegenheden het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de NZa. Een portefeuillehouder geeft aan de medewerkers van de NZa instructies over de voorbereiding van besluiten en over andere handelingen die aangelegenheden betreffen die tot zijn portefeuille behoren.

• 4 De Raad van Bestuur draagt zorg voor het opstellen van een begroting, een meerjarenraming en een werkprogramma voor de uitvoering van de taken die genoemd zijn in de Wmg.

• 5 De Raad van Bestuur draagt zorg voor uitvoering van de taken, voor de kwaliteit van de resultaten en producten en voor de duurzame bedrijfsvoering van de NZa.

• 6 De Raad van Bestuur regelt de structuur en de werkwijze van de organisatie waaronder het kwaliteitsbeleid van de NZa.

• 7 De Raad van Bestuur draagt zorg voor de opzet en werking van een risicobeheersings- en controlesysteem ten behoeve van de beheersing van de primaire en ondersteunende processen.

• 8 De Raad van Bestuur draagt zorg voor de opzet en werking van een adequaat managementinformatiesysteem.

• 9 De Raad van Bestuur draagt zorg voor de tijdige informatievoorziening aan de minister als bedoeld in artikel 20 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen met inachtneming van de afspraken die over de informatie-uitwisseling zijn gemaakt en de wettelijke voorschriften en beperkingen met betrekking tot het verstrekken van vertrouwelijke gegevens.

• 1 De voorzitter:

  • a. roept de Raad van Bestuur in vergadering bijeen;

  • b. bepaalt tijd en plaats van de vergadering in overleg met het andere bestuurslid dan wel de andere bestuursleden;

  • c. leidt de vergaderingen van de Raad van Bestuur;

  • d. bepaalt welke medewerkers van de NZa, dan wel andere genodigden bij de vergaderingen aanwezig zijn;

  • e. geeft instructies aan medewerkers van de NZa over aangelegenheden die zijn portefeuille betreffen, alsmede over aangelegenheden die niet behoren tot de in artikel 2, tweede lid, van dit reglement bedoelde portefeuille van de andere bestuursleden.

• 2 De voorzitter benoemt een ander bestuurslid als plaatsvervangend voorzitter. Deze benoeming wordt vastgelegd in een benoemingsbesluit.

• 3 De voorzitter wordt bij zijn afwezigheid vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. Hetgeen in dit reglement omtrent de voorzitter is bepaald, is mede van toepassing op de plaatsvervangend voorzitter wanneer deze de voorzitter vervangt.

• 1 De Raad van Bestuur vergadert in beginsel een keer per week en verder zo vaak als de voorzitter dat nodig acht, dan wel een ander bestuurslid dat onder opgaaf van redenen verlangt.

• 2 Een bestuurslid kan de voorzitter verzoeken te bepalen dat bepaalde medewerkers van de NZa dan wel andere genodigden één of meer vergaderingen van de Raad van Bestuur geheel of gedeeltelijk bijwonen.

• 3 De vergaderingen van de Raad van Bestuur zijn niet openbaar.

• 4 Van het verhandelde in de vergaderingen van de Raad van Bestuur wordt een verslag gemaakt door een door de voorzitter aangewezen notulist.

• 5 In spoedeisende gevallen kan de Raad van Bestuur hetzij schriftelijk, hetzij op andere geschikte wijze vergaderen. Dit ter beoordeling van de voorzitter. De wijze van besluitvorming wordt met de besluiten in het verslag vastgelegd.

• 6 Over voorstellen omtrent de orde van de vergadering wordt bij voorrang beslist.

• 1 Het verslag bevat ten minste:

  • a. wie ter vergadering aanwezig zijn;

  • b. een vermelding van de behandelde aangelegenheden;

  • c. zonodig een voor goed begrip van hetgeen is besloten noodzakelijke, korte weergave van de gevoerde discussie;

  • d. een deugdelijke motivering voor genomen besluiten;

  • e. een lijst van genomen besluiten en actiepunten.

• 2 Indien een bestuurslid zich niet kan verenigen met een genomen besluit, kan hij daarvan een met redenen omklede aantekening in het verslag doen opnemen.

• 3 De actie- en besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering vastgesteld door de voorzitter.

• 4 Het verslag wordt zo mogelijk binnen een dag, maar uiterlijk binnen drie dagen na de vergadering aan de bestuursleden gezonden. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering na verzending, al dan niet gewijzigd vastgesteld en ondertekend door de voorzitter.

• 1 De voorzitter legt conceptbesluiten aan de Raad van Bestuur ter besluitvorming voor.

• 2 De Raad van Bestuur besluit in onderling overleg, zo nodig via een schriftelijke inbreng.

• 3 Indien tussen de bestuursleden onderling geen overeenstemming wordt bereikt, wordt een nieuw voorstel ingebracht. Indien ook over dat voorstel geen overeenstemming wordt bereikt, heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

• 4 De bestuursleden stemmen zonder last of ruggespraak.

De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de NZa zich als publiekrechtelijk orgaan bij haar bedrijfsvoering zo veel mogelijk richt op datgene wat gebruikelijk is bij de rijksoverheid, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de NZa.

• 1 Een bestuurslid meldt een mogelijk tegenstrijdig belang voorafgaand aan de bespreking van een agendapunt in de vergadering van de Raad van Bestuur en verschaft daarover alle relevante informatie.

• 2 Indien één van de bestuursleden van oordeel is dat er sprake is van een tegenstrijdig belang, neemt het bestuurslid wiens belang het betreft, geen deel aan de behandeling van en de besluitvorming over dat agendapunt.

De Raad van Bestuur wijst uit zijn midden de bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aan. Deze bestuurder voert overleg met de ondernemingsraad.

• 1 De bestuursleden nemen omtrent alle informatie en documentatie die zij in het kader van hun functie verkrijgen en die als vertrouwelijk is aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard der informatie voortvloeit, strikte geheimhouding in acht, ook na hun aftreden.

• 2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de Raad van Bestuur en op diegenen die vergaderingen geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond.

De Raad van Bestuur legt het beleid inzake de integriteit vast in een Gedragscode integriteit, waar alle medewerkers en de bestuursleden aan zijn gebonden.

De Raad van Bestuur stelt een Besluit organisatie, mandaat, volmacht en machtiging vast. Hierin worden per organisatieonderdeel de taken beschreven en worden de daaraan gerelateerde bevoegdheden van medewerkers van de NZa vastgelegd.

• 1 De Raad van Bestuur stelt, met in achtneming van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, een klachtenregeling vast, op grond waarvan een ieder het recht heeft om over de wijze waarop de NZa zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij de NZa.

• 2 Voor de behandeling van klachten benoemt de Raad van Bestuur een externe klachtenfunctionaris. De externe klachtenfunctionaris krijgt een nader overeen te komen uurvergoeding voor zijn werkzaamheden. De wijze van behandeling van klachten is geregeld in de Klachtenregeling.

De wijze waarop de NZa invulling zal geven aan haar verplichtingen ingevolge artikel 3:2 van de Algemene wet bestuursrecht om bij de voorbereiding van besluiten de nodige kennis omtrent de relevante feiten en de af te wegen belangen te vergaren, zal door de NZa worden vastgelegd in een afzonderlijk document.

• 1 De Raad van Bestuur kan commissies en raden instellen.

• 2 De Raad van Bestuur bepaalt de samenstelling van elke commissie en raad en het profiel dat bij werving van nieuwe commissie- en raadsleden wordt gehanteerd.

• 3 De Raad van Bestuur benoemt de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de andere leden van een commissie of raad voor de duur van ten hoogste vier jaren. De leden kunnen eenmaal worden herbenoemd voor een periode van ten hoogste vier jaren.

• 4 De Raad van Bestuur benoemt de leden op basis van deskundigheid en kan een lid van een commissie of raad tussentijds uit zijn functie ontheffen.

• 5 De voorzitter kan, na overleg met de voorzitter van de desbetreffende commissie of raad, een medewerker van de NZa aanwijzen als secretaris van die commissie of raad.

• 6 Voor elke commissie en raad stelt de Raad van Bestuur een reglement vast, waarin hij ten minste de taak en werkwijze regelt.

• 7 De vergaderingen van de commissies en raden zijn niet openbaar, tenzij de Raad van Bestuur anders heeft bepaald.

• 8 De leden van de commissies en raden kunnen een financiële vergoeding voor hun werkzaamheden ontvangen. Vergoedingen gaan de bedragen op grond van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies en het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies niet te boven.

• 1 De Raad van Bestuur stelt een Raad van Advies in van maximaal vijf externe onafhankelijke leden.

• 2 De Raad van Advies adviseert de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd over:

  • a. strategische beleidsthema’s;

  • b. de strategische agenda van de NZa;

  • c. nationale en internationale ontwikkelingen van de NZa.

  Daarnaast fungeert de Raad van Advies als klankbord voor de Raad van Bestuur.

• 3 De Raad van Bestuur stelt een profiel op voor de leden van de Raad van Advies. Dit profiel is als bijlage bij dit reglement opgenomen.

• 4 De bestuursleden kunnen de vergaderingen van de Raad van Advies bijwonen.

• 5 De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de adviezen van de Raad van Advies voorzien van een appreciatie aan de minister worden toegezonden. De Raad van Bestuur besteedt in het jaarverslag aandacht aan de wijze waarop hij is omgegaan met de bevindingen en adviezen van de Raad van Advies.

• 1 De Raad van Bestuur stelt een Audit Committee in van maximaal drie externe onafhankelijke leden.

• 2 Het Audit Committee adviseert de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd over:

  • a. de beheersing van de processen op het gebied van planning en control en het borgen van de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering en verslaggeving;

  • b. de beheersing van de processen op het gebied van HRM;

  • c. de beheersing van de processen op het gebied van ICT en informatiebeveiliging;

  • d. de opzet en werking van het auditbeleid en het risicomanagementbeleid.

  Daarnaast fungeert het Audit Committee als klankbord voor de Raad van Bestuur.

• 3 De Raad van Bestuur stelt een profiel op voor de leden van het Audit Committee. Dit profiel is als bijlage bij dit reglement opgenomen.

• 4 De bestuursleden kunnen de vergaderingen van het Audit Committee bijwonen.

• 5 De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de adviezen van het Audit Committee voorzien van een appreciatie aan de minister worden toegezonden. De Raad van Bestuur besteedt in het jaarverslag aandacht aan de wijze waarop de Raad van Bestuur is omgegaan met de bevindingen en adviezen van het Audit Committee.

• 1 De Raad van Bestuur maakt, behalve met de in artikel 17 Wmg genoemde organisaties, ook afspraken met andere organisaties die aangelegenheden van wederzijds belang behartigen.

• 2 De in het eerste lid bedoelde afspraken worden vastgelegd in samenwerkingsprotocollen.

• 1 Wijziging van dit reglement geschiedt in overeenstemming met de besluitvormingsprocedure zoals bepaald in artikel 6 van dit reglement.

• 2 Een wijziging als bedoeld in het eerste lid van dit artikel behoeft de goedkeuring van de minister.

• 3 Een wijziging in dit reglement wordt gepubliceerd in de Staatscourant, waarna deze wijziging in werking treedt.

• 1 Dit reglement kan worden aangehaald als: Bestuursreglement NZa.

• 2 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, en in alle geschillen over de uitleg van dit reglement, beslist de voorzitter.

• 3 Dit reglement wordt na goedkeuring door de minister gepubliceerd in de Staatscourant.

• 4 Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie in de Staatscourant.