Besluit informatiebeheer OPTA 2003

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen uitgaande en interne documenten met inachtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending een ander exemplaar bewaard evenals de minuut.

• 1 De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document of uit daarbij horende informatie blijkt, wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of opsteller is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status is en het ontwikkelingsstadium van het document zijn en wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden.

• 2 Ten aanzien van de documenten worden kenmerken zodanig geregistreerd, dat zij daarmee op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3 Door de secretaris kunnen van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde registratie worden uitgezonderd: documenten die niet nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, documenten die niet in verband staan met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, documenten die geen verband houden met de communicatie met de burger, documenten waarvan de noodzaak tot registratie niet blijkt en documenten waarvan de registratie op een andere wijze wordt uitgevoerd.

• 4 Het versturen van formele e-mail aan externe relaties is slechts toegestaan nadat het hoofd van de betreffende afdeling daarvoor toestemming heeft verleend.

• 5 De ontvanger of afzender van een formele e-mail zendt deze door naar het cluster administratieve ondersteuning; deze registreert de e-mail overeenkomstig het eerste en tweede lid en vervaardigt een afdruk, welke in het toepasselijke informatiebestand wordt ingevoegd.

• 6 De formele e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de selectielijst te zijner tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met in achtneming van de wettelijke regels; indien de formele email voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het hoofd van het cluster administratieve ondersteuning belast met de uitvoering van het beheer.

De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

De secretaris draagt er zorg voor, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.

• 1 De secretaris ziet erop toe, dat van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

• 2 Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

• 3 In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van dit besluit in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.

• 4 De onderdelen van OPTA als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het hoofd van het cluster administratieve ondersteuning onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Tenminste eenmaal per jaar wordt door het cluster administratieve ondersteuning een inventarisatie verricht binnen de afdelingen betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

• 5 Het cluster administratieve ondersteuning geeft onverwijld de bewaartermijn aan van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; het cluster doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.

• 6 Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie of migratie zijn:

  • a. de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b. de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;

  • c. het cluster automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

• 7 Het cluster automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid 2 bedoelde conversie en migratie.

Uit de in artikel 12 bedoelde inventaris blijkt steeds waar de documenten en informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer, onderscheidenlijk aan wie zij zijn overgebracht, ter beschikking gesteld, vernietigd of vervreemd.

De secretaris draagt er zorg voor, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

De secretaris draagt er zorg voor dat de archiefruimten die onder zijn beheer staan voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging welke tenminste het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiering of vernietiging omvat van documenten en informatiebestanden die daarvoor gezien aard of status niet in aanmerking komen.

• 1 Raadpleging en uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de afdelingen, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 2 Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan functionarissen als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, en aan de betrokkene tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten.

• 3 De secretaris draagt zorg het houden van aantekening van de uitlening van documenten worden uitgeleend en voor controle op de tijdige terugbezorging.

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij dit gebeurt op grond van wettelijke regels.

• 1 De secretaris draagt zorg voor de geheimhouding van documenten die daarvoor naar zijn oordeel in aanmerking komen.

• 2 Raadpleging en uitlening van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, is behoudens toestemming van het college, als dit documenten betreft waarvoor hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt, alleen toegestaan aan die functionarissen van de afdelingen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3 Aan het verlenen van deze toestemming kunnen de college leden, als dit documenten betreft waarvoor hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt voorwaarden verbinden.

• 4 De secretaris draagt er zorg voor dat de functionarissen van de afdelingen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, aan het hoofd van het cluster administratieve ondersteuning meedelen voor welke documenten een bijzondere vorm van geheimhouding geldt. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van betreffende documenten noodzakelijk is.

• 1 De secretaris draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en voor vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2 Documenten en informatiebestanden die voor vernietiging zijn geselecteerd worden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3 Deze bewaartermijn wordt aangetekend in de in artikelen 12 bedoelde inventaris.

• 4 Vernietiging van documenten en informatiebestanden kan tevens plaatsvinden op grond van een in opdracht van de secretaris opgestelde en door het managementteam vastgestelde stukkenlijst. Deze stukkenlijst wordt opgesteld op basis van de selectielijst.

• 5 Vernietiging van documenten en informatiebestanden wordt uitgevoerd door het cluster administratieve ondersteuning of door een instantie die door het cluster administratieve ondersteuning is gemachtigd.