Loonheffingen, loon, vrijgesteld loon en vrije vergoedingen en verstrekkingen

De vergoedingen van rijksambtenaren op dienstreis zijn geregeld in onder meer het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland (hierna: de Reisbesluiten). Deze vergoedingen zijn, zoals blijkt uit de toelichtingen op de Reisbesluiten, in het algemeen vrije vergoedingen voor de loonheffingen. Een werkgever kan de vergoedingregels van de Reisbesluiten integraal toepassen voor een kostenvergoeding aan andere werknemers, mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt bezien in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. In dat geval kan de werkgever de vergoeding, met inachtneming van de toelichtingen op de Reisbesluiten, voor de loonheffingen onbelast toekennen. De werkgever kan desgewenst afstemmen met de competente inspecteur van de Belastingdienst of sprake is van voldoende gelijke gevallen.

In het verleden heeft overleg plaatsgevonden met de Directie Brandweer van het Ministerie van Binnenlandse Zaken met betrekking tot de mogelijkheid leden van de vrijwillige brandweer een vrije vergoeding te verstrekken. In het kader van dit overleg heeft de Directie Brandweer gegevens overgelegd met betrekking tot het kostenpatroon van de leden van de vrijwillige brandweer. Als gevolg hiervan geldt de volgende regeling.

Het is mogelijk een vrije vergoeding te verstrekken van € 136 per jaar voor vaste kosten en € 2 per activiteit voor de variabele kosten. Ik wijs er met nadruk op dat de regeling uitsluitend ziet op afzonderlijk, naast het loon, te verstrekken vergoedingen en niet ziet op een aftrekpost in de aangifte IB.

Onder de activiteiten waarvoor de vrije variabele vergoeding kan worden verstrekt, versta ik uitrukken, oefen-, les- en cursusavonden, vergaderingen en congressen.

De vergoedingen worden geacht onder meer de volgende vaste en variabele kosten te dekken:

• – extra kosten van elektriciteit, verwarming;

• – extra telefoonkosten;

• – kosten voor studiemateriaal;

• – kosten in verband met het bijwonen van recepties, korps- en verenigingsavonden en dergelijke;

• – autokosten in verband met uitrukken, cursussen enzovoorts;

• – kosten van reiniging en vervanging van kleding.

Autokosten worden gedekt met het variabele deel van de vergoeding. Als de totale variabele kosten op jaarbasis hoger zijn dan de totale variabele kostenvergoeding is er in beginsel ruimte voor een hogere belastingvrije vergoeding. De variabele kosten mogen in dat geval op declaratiebasis worden vergoed. Uiteraard moet bij de autokosten en eventuele andere reiskosten rekening worden gehouden met de regeling voor reiskosten en met het maximumbedrag per kilometer.

Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet maar namens de werkgever en voor diens rekening. Een vergoeding van intermediaire kosten is hierom geen voordeel uit dienstbetrekking en dus geen loon voor de loonheffingen. Van loon kan wel sprake zijn als de werkgever de werknemer meer vergoedt dan het precieze bedrag van de uitgaven.

Voor kosten van de werknemer bestaat een wettelijke mogelijkheid van een vaste vergoeding. Die mogelijkheid ligt besloten in de woorden ‘voor zover zij geacht kunnen worden te strekken tot’, in artikel 15, onderdeel a, van de Wet LB (tekst 2010). Deze wettelijke mogelijkheid is er niet voor vergoedingen van intermediaire kosten. In de praktijk is echter gebleken dat werkgevers daar wel behoefte aan hebben. Uit een oogpunt van eenvoud en doelmatigheid keur ik hierom het volgende goed.

Goedkeuring

Ik keur goed dat een vaste vergoeding van intermediaire kosten plaatsvindt alsof sprake is van een vaste vergoeding van kosten van de werknemer.

Toelichting

Deze goedkeuring houdt het volgende in:

• – De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken.

• – Hij specificeert de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang.

• – Hij onderbouwt de vergoeding, als de inspecteur dat vraagt, met een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten.

• – Een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste vergoeding.

Intermediaire kosten kunnen leiden tot een bevoordeling van een of meer werknemers. Dit is bijvoorbeeld het geval als een werknemer in opdracht van de werkgever cadeaubonnen koopt voor het personeel. Deze goedkeuring heeft geen gevolgen voor de belastbaarheid van de verstrekking van zulke voordelen aan het personeel.

Een vaste vergoeding ziet op kosten die de werknemer nog moet maken. Het is niet mogelijk om achteraf een onbelaste vaste vergoeding te geven. Vergoeding achteraf is wel mogelijk op declaratiebasis. Zie onderdeel 3., laatste alinea, voor de vraag wanneer een vergoeding in een volgend jaar mogelijk is.

Voor kinderen die werkzaam zijn in het bedrijf van hun ouders (hierna: meewerkende kinderen) geldt het volgende. Maaltijden, inwoning of kleding maken deel uit van het loon van meewerkende kinderen als hiermee bij de vaststelling van het loon rekening is gehouden. Ook als dergelijke verstrekkingen niet uitdrukkelijk zijn overeengekomen, kunnen deze tot het loon behoren. Dit is naar mijn oordeel het geval als het loon dat wel uitdrukkelijk is overeengekomen in belangrijke mate lager is dan wat gebruikelijk is. Dit laat uiteraard onverlet dat de ouder zijn kind ook geld of goederen kan schenken buiten enig verband met de arbeid van het meewerkend kind. Hierbij zal voor de loonheffingen van het kind hetzelfde standpunt moeten worden ingenomen als voor de winstberekening van de ouder.

Als maaltijden, inwoning of kleding tot het loon van meewerkende kinderen behoren, dienen deze verstrekkingen voor de loonheffingen in beginsel in aanmerking te worden genomen naar de waarde in het economische verkeer. Op maaltijden van de meewerkende kinderen is in het algemeen geen bijzonder waarderingsvoorschrift van toepassing. Voor de maaltijden zal doorgaans geen sprake zijn van situaties als bedoeld in artikel 55 van de URLB 2001 (maaltijden in bedrijfskantines). Wat betreft de inwoning is het bepaalde in artikel 35, tweede lid, van de URLB 2001 in deze gevallen in het algemeen niet van toepassing. Dat voorschrift geldt namelijk als de inwoning ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking is. Bij de meewerkende kinderen gaat het in het algemeen om een permanente vorm van huisvesting die op zichzelf geen verband houdt met de dienstbetrekking.

Uit een oogpunt van eenvoud en doelmatigheid ontmoet het geen bezwaar als van het volgende wordt uitgegaan.

• – Maaltijden

  De waarde van maaltijden die aan meewerkende kinderen in de woning van hun ouders worden verstrekt mag worden vastgesteld overeenkomstig de regeling voor maaltijden in bedrijfskantines (zie artikel 55 van de URLB 2001).

• – Inwoning

  De waarde van inwoning mag per meewerkend kind worden gesteld op 15% van de huur dan wel de huurwaarde van de woning. Deze huurwaarde wordt bepaald op de voet van artikel 3.19, tweede lid, van de Wet inkomstenbelasting 2001.

Uiteraard laat het voorgaande de wettelijke mogelijkheden onverlet. Voor zover geen bijzonder waarderingsvoorschrift geldt kunnen de werknemer en de werkgever bijvoorbeeld aannemelijk maken dat de waarde in het economische verkeer van de maaltijden of de inwoning lager is dan de in deze paragraaf bedoelde bedragen.

De werkgever kan consumpties tijdens de werktijd van de werknemer vrij vergoeden of verstrekken als die consumpties geen deel uitmaken van een maaltijd (zie artikel 15a, eerste lid, onderdeel a, en artikel 17 van de Wet LB (tekst 2010)). Hetzelfde geldt voor consumpties tijdens de lunchtijd (of een koffiepauze) van de werknemer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de werknemer dergelijke consumpties ook tijdens de werktijd kan nuttigen.

Als de consumpties een maaltijd vormen samen met andere consumpties die de werkgever geheel of gedeeltelijk vergoedt of verstrekt, is daarop de regeling voor maaltijden van toepassing. Afhankelijk van de concrete situatie kan daarbij sprake zijn van vrije vergoedingen of verstrekkingen of van vergoedingen of verstrekkingen die geheel of gedeeltelijk tot het loon behoren (zie onder meer artikel 15a, eerste lid, onderdeel ab, van de Wet LB (tekst 2010) en artikel 55 van de URLB 2001).

Koffiegeld

Als een werkgever geen consumpties tijdens de werktijd verstrekt, kan hij dergelijke consumpties zonder nader bewijs tot bepaalde bedragen vrij vergoeden (zie artikel 46 van de URLB 2001). Deze regeling is niet van toepassing in het geval dat een inhoudingsplichtige koffie verstrekt tegen een op globale wijze berekende prijs op basis van de kostprijs. In een dergelijk geval is namelijk sprake van een verstrekking in fiscale zin.

De inhoudingsplichtige kan hierom niet zonder nader bewijs naast de verstrekking nog een vrije vergoeding geven.

Het is overigens wel mogelijk dat werknemers onder normale zakelijke voorwaarden koffie van hun inhoudingsplichtige kopen, zodat geen sprake is van een verstrekking in fiscale zin. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als een horecagelegenheid van de inhoudingsplichtige ook voor onafhankelijke derden toegankelijk is en de werknemers net als andere klanten per verstrekking een normale consumentenprijs betalen. In dat geval is geen sprake van een verstrekking in fiscale zin en kan de inhoudingsplichtige een vrije vergoeding geven ter zake van de koffie tijdens de werktijd.

Het maximumpercentage van 20, zoals genoemd in artikel 41 van de URLB 2001, geldt per product. De inhoudingsplichtige dient per product vast te stellen of een op producten uit eigen bedrijf verleende korting blijft binnen de regeling van artikel 41 van de URLB 2001. Het is niet toegestaan een gemiddelde korting van 20% te verlenen.

Het maximumbedrag van € 500 per jaar, zoals genoemd in artikel 41 van de URLB 2001, geldt per werknemer. De inhoudingsplichtige moet aannemelijk maken dat de werknemer geen hogere onbelaste korting geniet dan € 500 per werknemer per jaar. Als aannemelijk is dat een werknemer wat betreft personeelskortingen tot een zogenoemde homogene groep werknemers behoort, kan de inhoudingsplichtige volstaan met het voor de homogene groep aannemelijk maken dat het bedrag niet wordt overschreden.

Voorbeeld

Een werkgever kan, aan de hand van ervaringscijfers per werknemer aannemelijk maken dat deze geen hogere onbelaste korting geniet dan 20% per product en € 500 per jaar. Bovendien bedraagt het totaal van de personeelskortingen, gedeeld door het aantal personeelsleden, gemiddeld minder dan € 500. Onder deze omstandigheden is een administratie per werknemer niet nodig.

In de regeling voor vrije vergoeding van producten uit eigen bedrijf is nadrukkelijk opgenomen dat die regeling niet geldt met betrekking tot geldleningen (zie artikel 41, vijfde lid, van de URLB 2001). Deze uitzonderingsbepaling geldt evenwel alleen voor geldleningen en niet voor de kosten van geldleningen. Deze kosten kunnen hierom onder een regeling voor producten uit het eigen bedrijf vallen.

Wat betreft de kosten van leningen die voor de IB in box 1 zijn geplaatst, kunnen de werknemer en de inhoudingsplichtige gebruik maken van de goedkeuring in paragraaf 2.2 van dit besluit. In dat geval is geen sprake van een korting als bedoeld in artikel 41 van de URLB 2001. Een dergelijke korting telt dan niet mee voor de toetsing aan het maximumbedrag van artikel 41 van de URLB 2001.

De maximale onbelaste korting is mede afhankelijk van de waarde in het economische verkeer (hierna: wev) van het product uit eigen bedrijf. Hierbij is de marktsituatie op het genietingsmoment bepalend. Het is hierom meestal niet mogelijk om voor de bepaling van de hoogte van de wev aan te sluiten bij de waarde die zich op korte termijn voor of na het genietingsmoment voordoet of heeft voorgedaan (bijvoorbeeld in geval van uitverkoop). Er zijn wel situaties denkbaar waarin de wev van een product zodanig stabiel is dat de inhoudingsplichtige kan volstaan met een waardebepaling op één of enkele vaste momenten per jaar. Of een dergelijke situatie zich voordoet hangt af van de feiten en omstandigheden. Hierover is afstemming mogelijk met de competente inspecteur.

Ook bij producten uit eigen bedrijf in concernverband is de wev bepalend voor de toepassing van de regeling. Als werknemers met een kortingspasje in een winkel van het concern tegen de groothandelsprijs kunnen kopen, moet de inhoudingsplichtige ook uitgaan van de wev. De wev is dan de consumentenprijs, zijnde de laagste prijs die een inhoudingsplichtige in de markt kan vinden, ongeacht of hij zijn product wel of niet rechtstreeks aan particulieren verkoopt. Deze prijs is voor alle werknemers van het concern gelijk. Een inhoudingsplichtige mag alleen een lagere consumentenprijs in aanmerking nemen als hij deze vindt bij een andere aanbieder. Daarbij moet sprake zijn van hetzelfde of nagenoeg hetzelfde product dat tegen dezelfde voorwaarden te koop is.

Gelet op de geschiedenis van artikel 41 van de URLB 2001 en de daaraan voorafgaande regeling, wordt met de term ‘bedrijf’ in de zin van artikel 41 van de URLB 2001 het materiële begrip onderneming bedoeld. Het gaat daarbij om een organisatie van kapitaal en arbeid, die in stand wordt gehouden met het oogmerk om winst te behalen die redelijkerwijze te verwachten is. De omschrijving van het begrip bedrijf sluit aan bij de gangbare opvatting van het begrip onderneming in de literatuur. Voor de toepassing van artikel 41 van de URLB 2001 is niet van belang of de onderneming (of de ondernemer) feitelijk is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of de IB. Onder het begrip bedrijf valt evenwel niet de uitoefening van overheidstaken door een publiekrechtelijk rechtspersoon.

Een korting of vergoeding van bemiddelingskosten aan een werknemer kan tot het loon behoren. Dit is alleen anders voor zover het gebruikelijk is dat afnemers die geen werknemer zijn van deze bemiddelaar ook een dergelijk voordeel krijgen.

Bemiddelaars hebben als branche-eigen product het bemiddelen tussen leveranciers en afnemers, het adviseren van afnemers en dergelijke diensten. Bijvoorbeeld bij assurantietussenpersonen is niet het verzekeringsproduct maar de bemiddeling of advisering het branche-eigen product. Voor deze diensten is een vrije verstrekking of vergoeding mogelijk volgens artikel 41 van de URLB 2001.

Werkgevers kunnen een vrije vergoeding of verstrekking geven voor communicatiemiddelen als het zakelijke gebruik daarvan van meer dan bijkomstig belang is, dat wil zeggen groter is dan 10% (zie: artikel 15b, eerste lid, onderdeel f, van de Wet LB (tekst 2010)). Bij computers e.d. is een vrije vergoeding of verstrekking pas mogelijk bij nagenoeg geheel zakelijk gebruik, dat wil zeggen 90% of meer (zie: artikel 15b, eerste lid, onderdeel s, van de Wet LB (tekst 2010)).

Onder het begrip communicatiemiddelen vallen ook bepaalde toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms, en e-mail) een centrale rol speelt. Voorbeelden daarvan zijn zogenoemde smartphones (zoals een BlackBerry of een iPhone)

De Belastingdienst gaat er bij deze apparaten van uit dat sprake is van een communicatiemiddel als het beeldscherm een diagonaal heeft van niet meer dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Wel staat het werkgevers vrij om aannemelijk te maken dat een specifiek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is.

Zogenoemde pocket-pc’s, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Dergelijke apparatuur is hetzij geschikt voor algemeen gebruik, hetzij voor een specifiek ander gebruik dan als communicatiemiddel. Deze apparatuur valt hierom onder de regeling voor computers e.d.

Afhankelijk van technische ontwikkelingen zal naar verwachting het onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (verder) vervagen. Nader wordt bezien in hoeverre dit onderscheid in de fiscale regelgeving aanpassing behoeft.

Het voorgaande staat overigens los van de vraag of bij een telefoontoestel sprake is van voldoende zakelijk gebruik voor een vrije vergoeding of verstrekking. Als een telefoontoestel extra functies heeft (bijvoorbeeld fotografie, muziek, video of GPS) kan toch sprake zijn van een communicatiemiddel (zie paragraaf 3.8.2 van dit besluit). Door zulke extra functies kan evenwel eerder sprake zijn van ander dan zakelijk gebruik. De Belastingdienst kan in concrete gevallen vragen het zakelijke gebruik aannemelijk te maken. Dit geldt temeer als de werkgever het toestel aanbiedt via een zogenoemde cafetariaregeling.

De vergoedingen van rijksambtenaren op dienstreis zijn geregeld in onder meer het Reisbesluit binnenland en het Reisbesluit buitenland (hierna: de Reisbesluiten). Een werkgever kan de vergoedingregels van de Reisbesluiten integraal toepassen voor een kostenvergoeding aan andere werknemers, mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Overigens is bij de actualisering van dit besluit nog niet beoordeeld wat de gevolgen zijn van de werkkostenregeling voor de Reisbesluiten. Zie in dit verband de laatste alinea van paragraaf 4.2 van dit besluit.

In het verleden heeft overleg plaatsgevonden met de Directie Brandweer van het Ministerie van Binnenlandse Zaken met betrekking tot de mogelijkheid leden van de vrijwillige brandweer een vergoeding te verstrekken (zie paragraaf 3.3.2 van dit besluit).

Bij gebruik van de werkkostenregeling dient de werkgever de vergoeding of een gedeelte daarvan aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Hij beoordeelt dan per component of sprake is van een gerichte vrijstelling. Als geen gerichte vrijstelling van toepassing is kan de werkgever gebruik maken van de vrije ruimte. Zie ook paragraaf 4.3.3 van dit besluit.

Autokosten worden gedekt met het variabele deel van de vergoeding. Als de totale variabele kosten op jaarbasis hoger zijn dan de totale variabele kostenvergoeding is er in beginsel ruimte voor een hogere belastingvrije vergoeding. De variabele kosten mogen in dat geval op declaratiebasis worden vergoed. Uiteraard moet bij de autokosten en eventuele andere reiskosten rekening worden gehouden met de regeling voor reiskosten en met het maximumbedrag per kilometer.

Zie in dit verband de laatste alinea van paragraaf 4.2 van dit besluit.

Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet maar namens de werkgever en voor diens rekening. Een vergoeding van intermediaire kosten is hierom geen voordeel uit dienstbetrekking en dus geen loon voor de loonheffingen. Van loon kan wel sprake zijn als de werkgever de werknemer meer vergoedt dan het precieze bedrag van de uitgaven.

Onder de werkkostenregeling zijn vaste vergoedingen zonder beperking mogelijk voor posten die niet gericht zijn vrijgesteld. Voor de gerichte vrijstellingen zijn vaste vergoedingen alleen mogelijk als aan deze vergoedingen een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt (zie artikel 31a, derde lid, van de Wet LB). In lijn hiermee keur ik het volgende goed voor de vaste vergoeding van intermediaire kosten.

Goedkeuring

Ik keur goed dat een vaste vergoeding van intermediaire kosten plaatsvindt alsof sprake is van een vaste vergoeding van kosten van de werknemer als bedoeld in artikel 31a, derde lid, van de Wet LB.

Toelichting

Deze goedkeuring houdt het volgende in:

• – De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken.

• – Hij specificeert de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang.

• – Hij specificeert de vaste vergoeding naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten

• – Hij onderbouwt de vergoeding met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de inspecteur dat vraagt.

• – Een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste vergoeding.

Intermediaire kosten kunnen leiden tot een bevoordeling van een of meer werknemers. Dit is bijvoorbeeld het geval als een werknemer in opdracht van de werkgever cadeaubonnen koopt voor het personeel. Deze goedkeuring heeft geen gevolgen voor de belastbaarheid van de verstrekking aan werknemers van zulke voordelen.

Voorbeeld

Uit een kostenonderzoek volgt dat de buitendienstwerknemers van een verkooporganisatie de volgende kosten (per persoon en per periode) maken:

De werkgever kan met deze gegevens een vaste vergoeding geven die hij tot een bedrag van € 49 per periode moet specificeren. Dit betreft € 33 voor intermediaire kosten (parkeren en externe representatie) en € 16 kosten waarvoor een nihilwaardering of een gerichte vrijstelling geldt (nihilwaardering voor consumpties onderweg, zie artikel 3.7, onderdeel d, van de URLB 2011; gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf, zie artikel 31a, tweede lid, onderdeel b, van de Wet LB). Voor zover hij een hogere vergoeding geeft dan € 49 kan hij het meerdere aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Dat deel van de vaste vergoeding komt ten laste van de beschikbare vrije ruimte. Zie de aanhef van onderdeel 4 van dit besluit.

Een vaste vergoeding ziet op kosten die de werknemer nog moet maken. Het is niet mogelijk om achteraf een onbelaste vaste vergoeding te geven. Vergoeding achteraf is wel mogelijk op declaratiebasis. Zie onderdeel 4, laatste alinea, voor de vraag wanneer een vergoeding in een volgend jaar mogelijk is.

Voor kinderen die werkzaam zijn in het bedrijf van hun ouders (hierna: meewerkende kinderen) geldt het volgende. Maaltijden, inwoning of kleding maken deel uit van het loon van meewerkende kinderen als hiermee bij de vaststelling van het loon rekening is gehouden. Ook als dergelijke verstrekkingen niet uitdrukkelijk zijn overeengekomen, kunnen deze tot het loon behoren. Dit is naar mijn oordeel het geval als het loon dat wel uitdrukkelijk is overeengekomen in belangrijke mate (30% of meer) lager is dan wat gebruikelijk is. Dit laat uiteraard onverlet dat de ouder zijn kind ook geld of goederen kan schenken buiten enig verband met de arbeid van het kind. Uiteraard zal hierbij voor de loonheffingen van het kind hetzelfde standpunt moeten worden ingenomen als voor de winstberekening van de ouder.

Als maaltijden, inwoning of kleding tot het loon van meewerkende kinderen behoren, dienen deze verstrekkingen voor de loonheffingen in beginsel in aanmerking te worden genomen naar de factuurwaarde of de waarde in het economische verkeer (zie artikel 13, eerste lid, van de Wet LB). Voor deze verstrekkingen is immers doorgaans geen bijzonder waarderingsvoorschrift van toepassing (zie artikel 3.7, eerste lid, onderdeel c, en artikel 3.8, onderdelen a en b, van de URLB 2011).

Uit een oogpunt van eenvoud en doelmatigheid ontmoet het geen bezwaar als van het volgende wordt uitgegaan. De waarde van maaltijden, inwoning en kleding wordt op een zodanig bedrag gesteld dat het loon van het meewerkende kind niet in belangrijke mate afwijkt van hetgeen gebruikelijk is. Wat betreft maaltijden en inwoning kan de werkgever hiertoe aansluiten bij de waarderingen volgens artikel 3.8, onderdelen a en b, van de URLB 2011.

Uiteraard laat het voorgaande de wettelijke mogelijkheden onverlet. Voor zover geen bijzonder waarderingsvoorschrift van toepassing is kunnen de werknemer en de werkgever bijvoorbeeld aannemelijk maken dat de waarde in het economische verkeer van de maaltijden, de inwoning of kleding lager is dan het bedrag bedoeld in de vorige alinea.

De werkgever kan consumpties op de werkplek vrij verstrekken als die consumpties geen deel uitmaken van een maaltijd (zie artikel 3.7, eerste lid, aanhef en onderdeel d, van de URLB 2011). Hetzelfde geldt voor consumpties tijdens de lunchtijd (of een koffiepauze) van de werknemer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de werknemer dergelijke consumpties ook tijdens de werktijd kan nuttigen.

Als de consumpties een maaltijd vormen samen met andere consumpties die de werkgever geheel of gedeeltelijk verstrekt, is daarop de regeling voor maaltijden van toepassing. Afhankelijk van de concrete situatie kan daarbij sprake zijn van verstrekkingen die geheel of gedeeltelijk tot het loon behoren (zie artikel 3.8, onderdeel a, van de URLB 2011).

Koffiegeld

Als een werkgever geen consumpties tijdens de werktijd verstrekt maar vergoedt, zijn deze vergoedingen belast. De werkgever kan de vergoedingen aanmerken als eindheffingsbestanddeel en gebruik maken van de beschikbare vrije ruimte.

Bij een terbeschikkingstelling van communicatiemiddelen – niet zijnde computers en dergelijke apparatuur – die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, wordt de waarde op nihil gesteld. Hierbij geldt als voorwaarde dat het zakelijke gebruik daarvan van meer dan bijkomstig belang is, dat wil zeggen groter is dan 10% (zie artikel 3.7, eerste lid, aanhef en onderdeel f, van de URLB 2011). Bij een terbeschikkingstelling van computers e.d. die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden is een nihilwaardering eveneens mogelijk. Hierbij geldt echter als voorwaarde geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruik, dat wil zeggen 90% of meer (zie artikel 3.7, eerste lid, aanhef en onderdeel e, van de URLB 2011).

Onder het begrip communicatiemiddelen vallen ook bepaalde toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms en e-mail) een centrale rol speelt. Voorbeelden daarvan zijn zogenoemde smartphones (zoals een BlackBerry of een iPhone).

De Belastingdienst gaat er bij deze apparaten van uit dat sprake is van een communicatiemiddel als het beeldscherm een diagonaal heeft van niet meer dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Wel staat het werkgevers vrij om aannemelijk te maken dat een specifiek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is.

Zogenoemde pocket-pc’s, mininotebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Dergelijke apparatuur is hetzij geschikt voor algemeen gebruik, hetzij voor een specifiek ander gebruik dan als communicatiemiddel. Deze apparatuur valt onder de regeling voor computers e.d.

Afhankelijk van technische ontwikkelingen zal naar verwachting het onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (verder) vervagen. Nader wordt bezien in hoeverre dit onderscheid in de fiscale regelgeving aanpassing behoeft.

Het voorgaande staat overigens los van de vraag of bij een telefoontoestel sprake is van voldoende zakelijk gebruik voor een nihilwaardering van een terbeschikkingstelling. Als een telefoontoestel extra functies heeft (bijvoorbeeld toegang tot internet, fotografie, muziek, video of GPS) kan toch sprake zijn van een communicatiemiddel (zie hiervoor). Door zulke extra functies kan evenwel eerder sprake zijn van ander dan zakelijk gebruik. De Belastingdienst kan in concrete gevallen vragen het zakelijke gebruik aannemelijk te maken. Dit geldt temeer als de werkgever het toestel aanbiedt via een zogenoemde cafetariaregeling.

In de praktijk komt het vaak voor dat werknemers op verschillende plaatsen arbeid voor de werkgever verrichten. Voor al die plaatsen kan voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing zijn (hierna: ARBO-verantwoordelijkheid). Bezien vanuit de werkgever is voor al de plaatsen waarvoor hij ARBO-verantwoordelijkheid draagt sprake van een werkplek. Dit brengt echter niet mee dat al die plaatsen ook steeds een werkplek zijn voor alle werknemers van de desbetreffende werkgever. Voor een werknemer is een dergelijke plaats alleen een werkplek als hij daar arbeid verricht. Een werkplek blijft overigens een werkplek zolang de relevante omstandigheden niet wijzigen. Relevante omstandigheden zijn bijvoorbeeld een overplaatsing, blijvende arbeidsongeschiktheid en het einde van de dienstbetrekking.

Een nihilwaardering is niet van toepassing als een werknemer gebruik maakt van voorzieningen op een werkplek van de werkgever zonder dat de werknemer daar hoeft te zijn om arbeid te verrichten in het kader van zijn dienstbetrekking. Deze voorzieningen behoren dan tegen de factuurwaarde of, indien die niet voorhanden is, naar de waarde in het economische verkeer tot het loon. Dit is niet anders als de werknemer eerder wel op die werkplek in het kader van de dienstbetrekking arbeid heeft verricht.

Een auto of een ander vervoermiddel kan een werkplek zijn als een werknemer daarin arbeid verricht en als de werkgever ARBO-verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel. Bij bepaalde beroepen is die ARBO-verantwoordelijkheid zonder meer aannemelijk. Dat betreft bijvoorbeeld beroepschauffeurs, machinisten, conducteurs en fietskoeriers. Bij andere beroepen kan de ARBO-verantwoordelijkheid afhankelijk zijn van een opdracht van de werkgever om het vervoermiddel te gebruiken voor de arbeid van de werknemer. Een voorbeeld hiervan is als een werkgever afspreekt dat een werknemer diens auto gebruikt voor een dienstreis.

Zolang een vervoermiddel een werkplek is kan voor eventuele voorzieningen in of aan het vervoermiddel een nihilwaardering van toepassing zijn (zie artikel 3.7, eerste lid, van de URLB 2011). Te denken is aan een speciale, ergonomische stoel.

Als een vervoermiddel een werkplek is, kan dit ook van belang zijn voor andere voorzieningen die de werknemer bij zijn arbeid gebruikt. Hierbij is te denken aan een notebook of een mobiele telefoon. Voor dergelijke voorzieningen geldt onder voorwaarden een nihilwaardering (zie artikel 3.7, eerste lid, onderdelen e en f, van de URLB 2011). Een van de voorwaarden is dat deze voorzieningen mede op de werkplek worden gebruikt. Aan deze voorwaarde kan worden voldaan bij gebruik in een vervoermiddel, als dit een werkplek is.

Een parkeerplaats of garage op het bedrijfsterrein van een werkgever kan als algemene ruimte deel uitmaken van een werkplek indien deze (ook) toegankelijk is voor werknemers. Op een dergelijke parkeervoorziening is de nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek van toepassing (zie artikel 3.7, eerste lid, onderdeel b, van de URLB 2011). Voor andere parkeerplaatsen en garages heeft de werkgever in het algemeen geen ARBO-verantwoordelijkheid, ongeacht of de werknemer die locaties aandoet in het kader van zijn dienstbetrekking. In die gevallen is geen nihilwaardering van toepassing.

Personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten op de werkplek zijn voorzieningen waarvoor een nihilwaardering van toepassing is als die voorziening daar gebruikelijk is (zie artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, van de URLB 2011). Gelet hierop gaat het dan om een locatie waarvoor voor de werkgever een doorlopende ARBO-verantwoordelijkheid geldt. Ik acht het uit een oogpunt van eenvoud en doelmatigheid niet wenselijk dat de werkgever hierbij onderscheid maakt tussen werknemers voor wie de desbetreffende locatie wel of niet een werkplek is in de zin van artikel 1.2, eerste lid, onderdeel f, van de URLB 2011. Daarom keur ik het volgende goed, voor zoveel nodig met toepassing van artikel 63 van de AWR.

Goedkeuring

Ik keur goed dat een werkgever aanneemt dat sprake is van arbeid in het kader van de dienstbetrekking als een werknemer een personeelsfeest, receptie, jubileumfeest of dergelijke bijeenkomst bijwoont en die activiteit plaatsvindt op een locatie waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet doorlopend van toepassing is. Dit heeft tot gevolg dat de waarde van deze voorzieningen voor alle deelnemende werknemers van de werkgever nihil bedraagt.

Deze goedkeuring geldt uitdrukkelijk niet voor activiteiten op een locatie waarvoor de werkgever geen ARBO-verantwoordelijkheid heeft. Deze goedkeuring geldt evenmin voor werknemers van een met de werkgever verbonden rechtspersoon als deze op een werkplek van die werkgever een dergelijke activiteit bijwonen.