Controleprotocol voor de jaarrekening politie

Hoofdstuk 5 van de Regeling financieel beheer politie regelt de verantwoording over de besteding van rijksbijdragen en overige baten door de politie. Dit controleprotocol geeft invulling aan het tweede lid van artikel 14 van deze regeling, waarmee de Minister van Veiligheid en Justitie nadere regels stelt aan de reikwijdte van de controle, de jaarrekening en de financiële onderdelen van het jaarverslag en aan de inhoud van de controleverklaring die de accountant naar aanleiding van zijn controle moet afgeven.

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren materialiteit voor de controle van de jaarrekening van de politie.

De accountant gaat bij zijn controle uit van hetgeen gebruikelijk is bij de controle van een jaarrekening. De accountant stelt vast of de jaarrekening voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Regeling financieel beheer politie.

Bij het jaarverslag toetst de accountant eveneens, voor zover hij dat kan beoordelen, of deze verenigbaar is met de jaarrekening. De accountant volgt bij het vaststellen van de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening de aanwijzingen uit Standaard 720 ‘De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot andere informatie in documenten waarin gecontroleerde financiële overzichten zijn opgenomen’.

De accountant hanteert bij de documentatie van verrichte controlewerkzaamheden, de bevindingen en de conclusie de eisen zoals opgenomen in Standaard 230 ‘Controledocumentatie’.

De Minister is bevoegd inzage te vorderen in de controledossiers van de accountant om te bepalen of hij kan steunen op de door de accountant uitgevoerde controle (artikelen 43 en 43a van de Comptabiliteitswet 2001). De Minister kan hiervoor de Auditdienst Rijk, een onderdeel van het Ministerie van Financiën, vragen een review uit te voeren om een verantwoord oordeel te vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de accountantscontrole.

De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen afwijkingen (fouten c.q. onzekerheden) voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven materialiteit. De accountant rapporteert over de uitkomst van zijn controle door middel van de controleverklaring en in een verslag van bevindingen (het controleverslag). Voor de strekking van de controleverklaring is de volgende materialiteit van toepassing:

Fouten die de 1%-tolerantiegrens of onzekerheden die de 3%- tolerantiegrens voor de goedkeuring overschrijden, zijn van invloed op de strekking van de controleverklaring.

Voor de rapportage geldt per post een tolerantie van 30% van elk van de goedkeuringstoleranties van fouten en onzekerheden. Tevens vindt een nadere uiteenzetting hiervan plaats in het verslag van bevindingen

De accountant vermeldt in het verslag van bevindingen de geconstateerde fouten per post groter dan 30% van de goedkeuringstolerantie. De goedkeuringstolerantiegrens is bepalend voor de controlewerkzaamheden, het vermelden van deze fouten is een resultante hiervan en leidt niet tot aanvullende controlewerkzaamheden.

De korpschef legt aan de Minister verantwoording af over de financiële rechtmatigheid en stelt in dat kader de financiële rechtmatigheidsverantwoording op die onderdeel uitmaakt van de bedrijfvoeringsparagraaf. De bedrijfsvoeringsparagraaf maakt onderdeel uit van de jaarrekening en maakt daarmee eveneens onderdeel uit van het controleobject van de accountant. De korpschef neemt de hierboven vastgelegde rapporterings-toleranties als percentage van de ontvangen rijksbijdragen in acht bij de opstelling van de in de bedrijfvoeringsparagraaf opgenomen rapportage over de financiële rechtmatigheid.

De bedrijfvoeringsparagraaf bestaat voor de politie uit de onderdelen financiële rechtmatigheid (inclusief getrouwe weergave), financieel- en materieel beheer en overige aspecten van de bedrijfsvoering. Alle onderdelen worden afzonderlijk identificeerbaar opgenomen in de bedrijfvoeringsparagraaf.

Voor het onderdeel rechtmatigheid geldt dat hieronder de financiële rechtmatigheid wordt verstaan, oftewel het in overeenstemming zijn met de begroting en met de regelingen zoals opgenomen in het kader financiële rechtmatigheid (zie bijlage II). Dit geldt uitsluitend voor zover deze regelingen de uitkomst van de in de jaarrekening opgenomen financiële transacties (baten, lasten en balansmutaties) beïnvloeden.

De accountant moet ten aanzien van de financiële rechtmatigheid vaststellen dat indien de in de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften vastgelegde rapporteringstoleranties wordt overschreden, het bedrag en de aard van de fouten en onzekerheden getrouw in de financiële rechtmatigheids-verantwoording worden gerapporteerd.

De accountant zal de in de bedrijfsvoeringsparagraaf onvermeld gebleven fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid beschouwen als een getrouwe weergavefout die dient te worden meegewogen bij het bepalen van het soort oordeel in de af te geven controleverklaring.

De accountant neemt in de controleverklaring een paragraaf ter benadrukking van aangelegenheden op ten aanzien van de rechtmatigheid conform bijlage III.

De voorgeschreven controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over:

• – Een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen ultimo het verslagjaar en van het resultaat over het verslagjaar van de politie;

• – Een getrouw beeld van de financiële rechtmatigheid als onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarrekening

• – De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft een modeltekst1 uitgebracht die als uitgangspunt gebruikt moet worden voor de controleverklaring bij de jaarrekening van de politie. Voor de actuele versie van deze verklaring wordt verwezen naar de betreffende themapagina’s op www.nba.nl.

In de controleverklaring neemt de accountant aanvullend op dat de controle heeft plaatsgevonden met inachtneming van het controleprotocol en dat de verslaglegging, mits daaraan voldaan is, in overeenstemming is met de Regeling financieel beheer politie.

In bijlage III is een modelverklaring opgenomen.

Het verslag van bevindingen (artikel 14, lid 3 Regeling financieel beheer politie) bevat minimaal de volgende aspecten:

• • Een tabel met geconstateerde fouten en onzekerheden per post groter dan 30% van de goedkeuringstolerantie, alsmede de onderbouwing van een eventueel niet goedkeurend oordeel. In de jaarrekening dient de ontvangst en de besteding van rijksbijdragen op zichtbare wijze verantwoord te zijn. Bestedingsvoorwaarden, op basis waarvan wordt afgerekend, zijn beschreven in relevante wet- en regelgeving (zie bijlage II), in specifieke bepalingen, in toekenningbrieven, in voorgaande circulaires en/of in de jaaraanschrijving.

• • De accountant geeft aan of bij de besteding van bijdragen voldaan is aan eventuele gestelde voorwaarden. Indien de bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt de accountant daarvan melding in zijn verslag van bevindingen. Bij overschrijding van de materialiteit kan dit van invloed zijn op de strekking van de controleverklaring.

• • In de jaaraanschrijving (die in jaar T verschijnt ten behoeve van de begroting voor het jaar T+2 worden eventuele aanvullende aanwijzingen voor de jaarrekening (jaar T+1 e/o aanvullende richtlijnen voor de jaarrekeningcontrole van dat jaar opgenomen. Indien van toepassing, zal in de jaaraanschrijving aan de accountant gevraagd worden om over specifieke elementen te rapporteren.

De jaarrekening voldoet aan de volgende wet- en regelgeving:

Uiteraard zijn alleen internationale regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriële regelingen van belang die bepalingen bevatten over financieel en materieel beheer.

Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. De korpschef is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving.

De wet- en regelgeving of rechtsopvolgers, welke voor de politie van toepassing is (voor 2013 is dit een limitatieve opsomming):

• – Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals de Europese aanbestedingsrichtlijnen, als ook besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten;

• – Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen op het gebied van specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties;

• – Ministeriële regeling financieel beheer politie.

• – Van belang hierbij is de mogelijkheid van de Minister om bijdragen – bij niet voldoen aan de voorwaarden – terug te vorderen. De voorwaarden zijn te vinden in de jaaraanschrijving, voorgaande circulaires en in de toekenningsbrieven.

• – Fiscale en sociale wet- en regelgeving relevant voor de politie;

• – Cao-akkoorden politie;

• – Besluit algemene rechtspositie politie;

• – Besluit bezoldiging politie;

• – Besluit reis-,verblijf- en verhuiskosten politie;

• – Regeling landelijk sociaal statuut politie regeling teveel en te weinig gewerkte uren politie.

• – Besluit bovenwettelijke werkloosheidsuitkering politie

• – Regeling bijzondere ontslaguitkering politie

• – Besluit rechtspositie vrijwillige politie, hoofdstuk III: financiële rechtspositie

• – Besluit suppletieregeling gedeeltelijk arbeidsongeschikten sector politie

• – Regeling compensatie inkomensgevolgen WIA sector Politie

• – ABP pensioenreglement 2013

• – Besluit melden vermoeden van misstand bij Rijk en Politie, hoofdstuk 4: Financiële tegemoetkoming

Wij hebben de jaarrekening 20XX van de politie te Den Haag gecontroleerd2. Deze jaarrekening bestaat uit de balans en de gegevens ten aanzien van het vermogen per 31 december 20XX, de exploitatierekening en kasstroomoverzicht over 20XX en de financiële rechtmatigheidsverantwoording over 20XX met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

Verder vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

Plaats en datum

... (naam accountantspraktijk)

... (naam accountant)