Archiefbeheersregeling voor het CAK 2014

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• 1. Archief

  Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het CAK.

• 2. Archiefbescheiden

  • a) Bescheiden, ongeacht hun vorm, door het CAK ontvangen en/of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • b) Bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, waarvan rechten en/of functies op het CAK zijn overgegaan;

  • c) Reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de Archiefwet in de plaats zijn gesteld van de onder a) en b) bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd.

• 3. Archiefbestanddelen

  Archiefbescheiden die vanwege hun oorzakelijk verband als zodanig bijeen zijn opgeslagen (dossiers).

• 4. Archiefbewaarplaats

  Een bij of krachtens de Archiefwet 1995 voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats.

• 5. Authenticiteit

  Het behoud van de inhoud, structuur en verschijningsvorm van archiefbescheiden in hun oorspronkelijke gedaante, dat wil zeggen de gedaante die ze bij hun ontstaan hadden.

• 6. Beheer

  Het geheel van activiteiten gericht op het ontvangen (identificeren), inrichten (ordenen), bewaren (behouden), selecteren (verwijderen) en ter beschikking stellen (raadplegen) van archiefbescheiden.

• 7. Beheerder

  De werknemer of groep van medewerkers die belast is of zijn met het beheer.

• 8. Bestand

  Een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat.

• 9. Besturingsprogramma

  De programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem.

• 10. Conversie

  Het om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat.

• 11. Documentaire Informatievoorziening

  Het geheel van onderling op elkaar afgestemde activiteiten, zowel uitvoerend, beleidsmatig als beheersmatig, die dienen om aan de organisatie (digitale) documenten of andere informatie(-dragers) te verschaffen.

• 12. Dossier

  Het geheel van archiefbescheiden bij de behandeling van een zaak.

• 13. Dossierordening

  Het overeenkomstig een ordeningsplan inrichten van dossiers.

• 14. Duurzaamheid

  Het zodanig opslaan en bewaren van archiefbescheiden zodat na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang in kwaliteit zal zijn te constateren.

• 15. Emulatie

  Bij emulatie blijft de oorspronkelijke omgeving toegankelijk. De oorspronkelijke omgeving bestaat uit het oorspronkelijke besturingssysteem en de oorspronkelijke softwareapplicatie.

• 16. Informatiedrager

  Het medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bijvoorbeeld papier, elektromagnetische of optische media.

• 17. Migratie

  Het overzetten van gegevens naar een ander platform.

• 18. Opslagformaat

  De code waarin digitale archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

• 19. Ordeningsplan

  Een actuele en complete beschrijving waarin de taken en daarbij behorende bedrijfsprocessen van het CAK zijn opgenomen en die de basis vormt voor de logische indeling en de rangschikking van het door het CAK te vormen archief.

• 20. Overbrenging

  Het door het CAK overbrengen naar een archiefbewaarplaats van afgesloten archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar.

• 21. Overdracht

  Het in beheer overdragen van archiefbescheiden, bijvoorbeeld van het dynamisch naar het semi-statisch archief.

• 22. Platform

  Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt.

• 23. Selectielijst

  Wettelijk voorgeschreven instrument, met een geldigheid van ten hoogste 20 jaar, ten behoeve van de selectie van archieven in blijvend te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

• 24. Toepassingsprogrammatuur

  De programmatuur die bestemd is ter ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.

• 25. Toezicht

  Het vaststellen of de geldende regelgeving al dan niet wordt nageleefd. Het archief wettelijk toezicht is belegd bij de Erfgoedinspectie zoals bedoeld in artikel 25a van de Archiefwet 1995.

• 26. Vervanging

  Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers, welke bij of krachtens artikel 7 van de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld voor de originele archiefbescheiden.

• 27. Vervreemding

  Het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere rechtspersoon dan het CAK.

• 28. Zaak

  Een eindigend complex van handelingen gericht op een bepaald doel.

• 29. Zorg

  De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het naleven van de in de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting om de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te houden en te bewaren. Tevens de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden te vernietigen. Ook de overbrenging van archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 12 Archiefwet 1995 behoort tot deze verantwoordelijkheid waarbij als archiefbewaarplaats het Nationaal Archief is aangewezen.

• 30. Zorgdrager

  Degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archieven.

• 1. Het CAK

  • a) Het Dagelijks Bestuur is de zorgdrager in de zin van artikel 1, lid d, van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden van het CAK. Hiermee is het Dagelijks Bestuur belast met de wettelijke verplichting deze archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren en tevens zorg te dragen voor de vernietiging en de overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

  • b) Artikel 1, sub a, blijft van kracht wanneer het Dagelijks Bestuur taken uitbesteedt. In dat geval dient het CAK duidelijke afspraken vast te leggen met de dienstverlenende instantie.

  • c) Het Dagelijks Bestuur stelt aanvullende regelingen en algemene voorschriften op het gebied van de documentaire activiteiten vast.

• 2. De bestuursvoorzitter van het CAK

  • a) De bestuursvoorzitter is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de zorg voor de documentaire activiteiten. Hij/zij is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van voldoende middelen voor het archiefbeheer zoals (de opleiding van) deskundig personeel, de aanwezigheid van voldoende financiële middelen en is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van voldoende, goed geoutilleerde archiefruimten en -systemen.

  • b) De bestuursvoorzitter wijst een Unitmanager en zijn/haar medewerkers aan als dagelijkse beheerders voor het verrichten van de werkzaamheden en het dagelijks toezicht op het archief.

  • c) De bestuursvoorzitter is belast met het toezicht op de toepassing van de regels en instrumenten met het oog op goed archiefbeheer.

• 3. Beheerders van het archief

  • a) De beheerders, als bedoeld in 4.1 lid 2 sub b, zijn belast met de uitvoering van het in deze beheersregeling gestelde documentaire informatievoorziening.

  • b) De beheerders, als bedoeld in artikel 4.1 lid 2 sub b, zijn belast met de voorbereiding en het onderhoud van regelingen en algemene voorschriften op het terrein van de documentaire informatievoorziening.

  • c) De beheerders, als bedoeld in artikel 4.1 lid 2 sub b, verrichten adviserende en coördinerende taken waarmee de effectiviteit en efficiëntie van de documentaire informatievoorziening zijn gediend.

• 1. De afdelingsmanager Documentaire Activiteiten is verantwoordelijk voor registratie van de bij het CAK ingekomen respectievelijk uitgaande documenten.

• 2. Van de archiefbescheiden wordt ten minste één van de kenmerken geregistreerd zoals omschreven in het document Instructie Documentregistratie.

• 3. Per organisatieonderdeel worden afspraken gemaakt over welke categorieën documenten

  Worden geregistreerd en de gegevens die daarbij worden vastgelegd. Daarbij worden de criteria van de selectielijst, conform 6.3 lid 1 van deze regeling, gehanteerd.

• 1. De afdelingsmanager Documentaire Activiteiten is verantwoordelijk voor het afdoen van archiefbescheiden binnen redelijke termijn, en in voorkomende gevallen binnen de wettelijk gestelde termijn.

• 2. De afdoeningstermijn wordt vastgelegd in het registratiesysteem.

• 3. Indien een binnengekomen stuk niet binnen de gestelde termijn kan worden beantwoord, dient de afzender daarvan in kennis te worden gesteld door middel van een behandelingsbericht. In dit behandelingsbericht wordt eventueel een nieuwe afdoeningstermijn genoemd.

• 1. Alle ontvangen archiefbescheiden worden direct na ontvangst door de beheerder gekoppeld aan een binnen het CAK beschreven werkproces.

• 2. Er wordt een nieuw dossier aangemaakt of het stuk wordt aan een bijbehorende dossier toegevoegd.

• 3. Van elk te verzenden document en elk relevant intern document is een kopie beschikbaar ter archivering.

• 4. Bij dossiervorming wordt rekening gehouden met de in de selectielijst opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, zodat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden.

• 5. Dossiervorming en archiefordening geschieden volgens een door de beheerder van het archief vast te stellen ordeningsplan. In dit ordeningsplan worden de archiefbescheiden van het CAK gekoppeld aan de werkprocessen die geformuleerd zijn in de selectielijst.

• 6. Bij de dossiervorming wordt gebruik gemaakt van standaard zaakomschrijvingen, die in het ordeningsplan zijn opgenomen.

• 7. Permanent te bewaren zaakdossiers worden vanaf de vorming van de dossiers volgens de geldende eisen duurzaam materieel verzorgd c.q. bewaard.

• 1. Van de dossiers worden ten minste de gegevens geregistreerd zoals omschreven in het document Documentregistratie.

• 2. Het ontsluiten van de inhoud van de archiefbescheiden wordt zodanig verricht dat het gebruik van de gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het CAK mogelijk is.

• 1. Het dagelijks bestuur ontwerpt selectielijsten waarin wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen en welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. De in de selectielijst vastgelegde termijnen zijn bindend.

• 2. Geldigheidsduur van de selectielijst

  Op de selectielijst is aangegeven voor welke periode de lijst geldig is. De selectielijst is echter nooit langer dan twintig jaar geldig.

• 3. Onderhoud van de selectielijst

  De beheerder van het archief controleert tweejaarlijks of de selectielijst actualisering behoeft en brengt eventuele aanpassingen aan.

• 1. Het Dagelijks Bestuur van het CAK treft zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Dit geldt voor de archiefbescheiden welke door het CAK zijn opgemaakt en voor permanente bewaring in aanmerking komen.

• 2. Afgesloten analoge archiefbestanddelen worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.

• 3. Afgesloten digitale archiefbescheiden worden bewaard conform de eisen gesteld in artikel 21 t/m 26 van de Archiefregeling.

• 4. Het dagelijks bestuur van het CAK zorgt voor archiefruimten die zo zijn ingericht dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen. De archiefruimten zijn op toereikende wijze beveiligd tegen brand, inbraak en wateroverlast.

• 5. Bij de (ver)bouw van archiefruimten wordt een technisch plan van archiefwettelijke eisen gehanteerd.

• 1. Verzoeken om informatieverstrekking over of uit de archiefbescheiden en verzoeken van derden om archiefbescheiden in te zien, worden door of namens de bestuursvoorzitter van het CAK getoetst. Dit gebeurt aan de hand van de vigerende wet- en regelgeving zoals de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Wet Bestuursrecht voorschrijft. Voor de afhandeling van WOB verzoeken zal tevens de hiervoor vastgestelde procedure worden gevolgd.

• 2. Aan de raadpleging van niet-openbare archiefbescheiden is een aantal voorwaarden verbonden. Deze zijn geformuleerd in artikel 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur. De aanvrager dient met deze voorwaarden in te stemmen door het ondertekenen van een verklaring.

• 3. De bestuursvoorzitter van het CAK geeft richtlijnen aan voor het houden van toezicht bij de inzage van archiefbescheiden door derden.

• 1. Het dagelijks bestuur van het CAK kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden. Dit kan alleen als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• 2. Permanent te bewaren archiefbescheiden mogen uitsluitend vervangen worden indien hiervoor door het dagelijks bestuur van het CAK een besluit tot vervanging is genomen als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 en met inachtneming van het bepaalde in artikel 26b van de Archiefregeling. Dit besluit houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.

• 3. Pas nadat vervanging heeft plaatsgevonden, mag tot vernietiging van de vervangen archiefbescheiden worden overgegaan.

• 1. De bestuursvoorzitter draagt zorg dat vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen geschiedt zodra de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken.

• 2. Van de vernietiging van archiefbestanddelen wordt een verklaring opgemaakt. Deze verklaring bevat ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden, alsmede geeft deze aan op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaats gevonden. De verklaring dient ondertekend te worden door de bestuursvoorzitter. De afdeling Documentaire Activiteiten bewaart een exemplaar van deze verklaring.

• 1. Het dagelijks bestuur van het CAK brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar de archiefbewaarplaats van het Nationaal Archief.

• 2. Afgesloten archiefbestanddelen die door het CAK niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen, in overleg met het Nationaal Archief, eerder worden overgebracht.

• 3. De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde archiefbescheiden kan worden opgeschort. Dit kan alleen indien hiertoe een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is verleend. In geval van opschorting van de overbrenging zijn de openbaarheidsregels van de Archiefwet van toepassing op de niet-overgebrachte archiefbescheiden.

• 4. De over te brengen archiefbescheiden worden voorzien van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.

• 5. Bij de overbrenging van archiefbestanddelen naar het Nationaal Archief kan door of namens de bestuursvoorzitter van het CAK ingevolge artikel 15 van de Archiefwet beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid.

• 6. De afdeling Documentaire Activiteiten maakt als dagelijks beheerder van het archief afspraken met het Nationaal Archief. Deze afspraken bevatten:de wijze en de frequentie van overleg tussen het Nationaal Archief en het CAK, de frequentie van overbrenging, de bestandseenheden waarin overgebracht wordt, de materiële verzorging van de archiefbescheiden die voor overbrenging in aanmerking komen en de wijze waarop de over te brengen digitale archiefbescheiden opgeslagen dienen te worden.

• 7. De overbrenging wordt vastgelegd in een door of namens de bestuursvoorzitter van het CAK ondertekende verklaring, die ten minste bevat een specificatie van de archiefbescheiden en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. De afdeling Documentaire Activiteiten bewaart een exemplaar van deze verklaring.

• 1. Ingeval van reorganisatie of opheffing van het CAK draagt de bestuursvoorzitter zorg dat archiefbescheiden betreffende nog niet afgedane zaken worden vervreemd of ter beschikking gesteld aan het bestuursorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen.

• 2. Archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van reorganisatie of opheffing zijn afgedaan, blijven tot hun overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats berusten onder het CAK.

• 3. Overdracht.

  Van een overdracht, als bedoeld in 9.4 lid 1, binnen het CAK wordt een door de bestuursvoorzitter ondertekende verklaring van overdracht gemaakt. De afdeling Documentaire Activiteiten bewaart een exemplaar van deze verklaring.

• 4. Vervreemding.

  • a) de bestuursvoorzitter van het CAK is bevoegd over te gaan tot vervreemding van archiefbescheiden die niet in een rijksarchiefbewaarplaats berusten, nadat daarvoor een machtiging is verleend door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.

  • b) Indien vervreemding voortvloeit uit een wettelijke verplichting kan hiertoe zonder machtiging worden overgegaan.

  • c) Indien de archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet zullen worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats van het Nationaal Archief, betrekt de bestuursvoorzitter van het CAK bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden deskundigen als genoemd in 6.3 lid 3 van deze beheersregeling.

  • d) Van de vervreemding van archiefbescheiden wordt een door de bestuursvoorzitter van het CAK ondertekende verklaring opgemaakt. Deze verklaring bevat tenminste een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden, alsmede geeft deze aan op grond waarvan en op welke wijze de vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt door afdeling Documentaire Activiteiten bewaard in het archief.

• 5. Ter beschikkingstelling.

  Indien bij reorganisatie of opheffing van het CAK archiefbescheiden aan een andere overheidsinstelling ter beschikking worden gesteld, wordt door de bestuursvoorzitter een ondertekende verklaring opgemaakt. Deze verklaring bevat tenminste: een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden en het tijdvak waarvoor de ter beschikkingstelling geldt. De beheerder van het archief bewaart een exemplaar van deze verklaring.

• 1. De bestuursvoorzitter van het CAK ziet erop toe dat de uitvoering van het archiefbeheer in overeenstemming is met de gestelde regels.

• 2. De manager Documentaire Activiteiten draagt zorg voor de desgewenste verstrekking van volledige en juiste informatie met betrekking tot de verzorging en staat van de archiefbescheiden. Tevens wordt zorg gedragen voor toegang tot de ruimten waarin zich archiefbescheiden bevinden, ten behoeve van archiefonderzoek namens de bestuursvoorzitter van het CAK, managers van het CAK of de (rijks)archivaris.

• 1. Analoge archiefbestanddelen die vertrouwelijke informatie bevatten worden in een afsluitbare archiefkast geplaatst. De manager Documentaire Activiteiten is verantwoordelijk voor het beheer van de sleutel.

• 2. Digitale archiefbescheiden zijn toegankelijk voor bevoegde medewerkers van het CAK middels een vastgesteld autorisatiebesluit.

• 3. Van digitale archiefbescheiden wordt dagelijks een back-up gemaakt en opgeslagen in een afsluitbare datakluis.