2.1. Eisen voor de controleaanpak
De controle dient te voldoen aan de zogenaamde nadere voorschriften Controle- en overige
standaarden (NV COS), die daarvoor door het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants
(NIVRA) zijn vastgesteld.
Zonder de in voorgaande alinea geformuleerde voorschriften in te perken zijn voor
de controle van specifieke financiële verantwoordingen ten behoeve van de vaststelling
van bijdragen vanuit het Ministerie van EL&I met name de volgende voorgeschreven controlewerkzaamheden
van toepassing:
-
1. . De accountant stelt een risico-analyse op inzake het risico dat de specifieke financiële
verantwoording een materiële fout bevat. Deze risico-analyse wordt specifiek gemaakt
voor deze controle; niet volstaan kan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse
maakt de accountant zichtbaar welke (eventuele aanvullende) controles gericht op deze
risico’s zullen worden uitgevoerd.
-
2. . De accountant ontwikkelt op grond van de risico-analyse een controleplan waarin
zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden
die door leden van het opdrachtteam moeten worden uitgevoerd om toereikende controle-informatie
te verkrijgen om het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren.
-
3. In het controleplan worden de feitelijk gebruikte controletolerantie (in relatie tot
de financiële verantwoording) in euro’s vastgelegd. Hierbij wordt de goedkeuringstolerantie
(zie paragraaf 2.2) vertaald naar toegepaste controletolerantie, waarbij de goedkeuringstolerantie
het maximum is.
-
4. . Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen
posten, met in achtneming van de gestelde marges (zie 2.2), rechtmatig (zie definitie
2.3) zijn besteed.
-
5. De accountant controleert of de financiële verantwoording voldoet aan de daarvoor
gestelde eisen.
-
6. De accountant controleert de bij de aanvraag om subsidievaststelling verstrekte informatie
op de volgende punten:
-
a) de juiste en volledige weergave van de door andere bestuursorganen of door de Commissie
van de Europese Gemeenschappen verstrekte subsidies (en indien van toepassing bijdragen
van andere derden) ter zake van de kosten van de gesubsidieerde activiteiten.
-
b) de juistheid van de verstrekte informatie over het al dan niet in aftrek kunnen brengen
van de BTW.
-
7. De accountant kan bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden, die zijn
uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening. Een enkele verwijzing hiernaar is
onvoldoende documentatie. In het controledossier voor de specifieke verklaring dienen
deze werkzaamheden te worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies.
Het controledossier voor de specifieke verklaring moet zelfstandig bruikbaar zijn.
Dit betekent dat de relevante stukken in dat dossier zelf opgenomen moeten worden
en dat de informatie uit het jaarrekeningdossier voor dit doel gekopieerd en indien
nodig bewerkt moet worden.
-
8. De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie, waaruit blijkt dat de werkzaamheden
c.f. het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn alsmede
dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke partner. Deze documentatie
omvat in ieder geval stukken waaruit blijkt:
-
– dat de cijfermatige juistheid van de verantwoording is nagegaan
-
– dat de verantwoording aansluit met de financiële administratie
-
– welke de aard en de omvang is van verrichte deelwaarnemingen op in de verantwoording
opgevoerde kosten
-
– dat een cijferbeoordeling is uitgevoerd van de werkelijk verantwoorde kosten ten opzichte
van de begrote kosten
-
– dat de accountant heeft gecontroleerd of de Europese aanbestedingsrichtlijnen door
de instelling – indien van toepassing– zijn nageleefd.
2.2. Goedkeuringstoleranties en gewenste zekerheid
Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant
naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische
technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid
van 95 procent.
Een accountantsverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder
genoemde betrouwbaarheid, de meest waarschijnlijke fout in de financiële verantwoording
niet groter is dan één procent van het totaal financieel belang van die verantwoording.
De hierna vermelde tabel van toepassing.
|
Soort verklaring
|
Goedkeurend
|
Met beperking
|
Oordeelonthouding
|
Afkeurend
|
|
Fouten in de verantwoording
|
≤ 1%
|
> 1% en ≤ 3%
|
N.v.t.
|
> 3%
|
|
Onzekerheden in de controle
|
≤ 3%
|
> 3% en ≤ 10%
|
> 10%
|
N.v.t.
|
Genoemde percentages zijn ontleend aan het Handboek Auditing Rijksoverheid (HARo)
van het Interdepartementaal Overleg Departementale Auditdiensten (IODAD).
2.3. Definitie rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden
Van een rechtmatigheidsfout in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding
van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat een (gedeelte van een) post niet voldoet
aan de geldende wet- en regelgeving (zie ook paragraaf 1.3).
Rechtmatigheidsfouten worden in absolute zin opgevat; saldering van fouten is daarom
niet toegestaan.
Van een rechtmatigheidsonzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende controle-informatie
beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Kortom
als onzekerheid bestaat over het wel of niet voldoen aan de eisen.
Bij fouten in de verantwoording kan onderscheid gemaakt worden in incidentele en structurele
fouten.
Van een incidentele fout is sprake als het een toevallige fout betreft. Kenmerkend
voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt van de geconstateerde
fout.
Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen
van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter
(kunnen) optreden. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden
in de controles.
Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant
fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.
Omgaan met geconstateerde fouten en onzekerheden
Onderscheid moet gemaakt worden tussen materiële en niet-materiële fouten.
Materiële fouten, die niet worden gecorrigeerd, leiden tot een andere dan een goedkeurende
strekking van de accountantsverklaring (cf. tabel par. 2.2).
Voor niet-materiële fouten, die bij de accountantscontrole blijken, is het uitgangspunt
dat gevonden fouten in eerste instantie worden gecorrigeerd. Voor zover dat niet gebeurt,
worden individuele fouten boven een belang van 0,1 % van het absolute financieel belang
(dus geen saldering van uitgaven en inkomsten) van de financiële verantwoording door
de accountant in zijn bevindingen rapport gerapporteerd. Het ministerie van EL&I beoordeelt
in hoeverre deze fouten tot correcties leiden.
